Vakanzkosten werden nur sehr selten im Unternehmen berechnet. Dabei macht es einen großen finanziellen Unterschied, ob eine Stelle einen Monat oder sechs Monate unbesetzt bleibt. Um hier mehr Transparenz herzustellen und Personalverantwortlichen wichtige Informationen zur bestmöglichen Entscheidung zu bieten, hat das Startup Karriereweg den sog. VakaCheck entwickelt. Co-Founder Lutz Altmann beantwortet meine Fragen im Startup-Interview.
Karriereweg als Unternehmen
Hallo Lutz, magst Du Dich bitte kurz vorstellen. Wofür steht Karriereweg und welche Herausforderungen im Recruiting adressiert Ihr?
Ich bin Lutz Altmann, geschäftsführender Gesellschafter der Karriereweg GmbH und seit über 20 Jahren in der Personalberatung mit Fokus auf strategische Besetzungslösungen und Recruiting-Entscheidungen unterwegs. In dieser Zeit habe ich erlebt, wie stark Unternehmensleistung, Teamdynamik und Wettbewerbsfähigkeit von der richtigen Personalbesetzung abhängen.
Karriereweg unterstützt Unternehmen und Entscheider dabei, kritische Vakanzen wirtschaftlich einzuordnen und schneller wirksam zu besetzen – sei es über Permanent-Lösungen in der Personalberatung und unseren Placement-Ansatz oder durch Interim- und Fractional-Lösungen. Ergänzend begleiten wir Fach- und Führungskräfte im Karrierecoaching, insbesondere in Phasen beruflicher Neuorientierung.
Im Kern adressieren wir ein strukturelles Problem: Recruiting wird häufig operativ abgearbeitet, aber strategisch unterschätzt. Anforderungen sind unscharf, Prozesse langwierig und Entscheidungen verzögert – mit spürbaren Folgen für Produktivität, Kosten, Teamkultur und Geschäftsentwicklung.
„Unternehmen verlieren nicht gegen den Fachkräftemangel – sie verlieren gegen ihre eigenen Entscheidungsprozesse.“
Karriereweg bringt hier Klarheit hinein, indem wir Marktkenntnis, fundierte Eignungsdiagnostik und flexible Besetzungsmodelle verbinden, um Handlungsfähigkeit zurückzugewinnen – und damit die Grundlage schaffen, Vakanzkosten überhaupt transparent zu machen.
Was bietet VakaCheck?
Was war der konkrete Anlass, ein Tool zur Berechnung von Vakanzkosten zu entwickeln?
Der konkrete Anlass war erstaunlich banal und gleichzeitig erschreckend: In nahezu jedem Mandat wurde intensiv über Gehälter, Anforderungen oder auch Honorare diskutiert, aber kaum über die Kosten der Vakanz selbst. Dabei ist gerade die Zeit einer offenen Position wirtschaftlich hochkritisch.
„Unternehmen budgetieren Personalkosten – aber sie berechnen nicht, was eine Vakanz sie wirklich kostet.“
In der Praxis erleben wir immer wieder, dass Vakanzen monatelang unbesetzt bleiben, während Projekte stocken, Entscheidungen vertagt werden und Teams die Lücke kompensieren müssen. Das führt nicht nur zu Überlastung, sondern zu massiven Opportunitätskosten: entgangene Umsätze, Verzögerungen, Qualitätsverluste oder steigende Fluktuation. Diese Effekte tauchen in keiner klassischen Kostenstelle oder in der P&L auf – wirken aber trotzdem.
VakaCheck ist genau daraus entstanden: als pragmatisches Tool, das diese oft unsichtbaren Kosten sichtbar macht und Entscheidern eine belastbare Grundlage liefert. Kein theoretisches Modell, sondern ein Rechentool aus der Praxis – damit Besetzungsentscheidungen faktenbasiert und nicht aus dem Bauch heraus getroffen werden.
Vakanzzeit berechnen
Wie definiert und berechnet sich die Vakanzzeit bei der Jobbesetzung überhaupt?
Um Vakanzkosten zu verstehen, muss man zunächst konkret auf die Vakanzzeit schauen. In der Praxis wird diese häufig missverstanden – nämlich als Zeitraum bis zur Vertragsunterschrift. Das greift jedoch deutlich zu kurz.
„Eine Vakanz endet nicht mit der Unterschrift, sondern mit Wirkung in der Position.“
Relevant ist nicht die Time to Hire, sondern die Time to Fill. Sie beschreibt den Zeitraum, bis eine Position tatsächlich besetzt ist und wieder Leistung erbringt.
Vereinfacht lautet die Formel:
Time to Fill = Time to Hire + Kündigungsfrist (+ Einarbeitung)
Gerade bei Fach- und Führungspositionen summiert sich das schnell auf sechs Monate oder mehr. In dieser Zeit fehlt nicht nur Arbeitskraft, es entstehen auch spürbare Reibungsverluste: Projekte verzögern sich, Entscheidungen bleiben liegen und Teams kompensieren dauerhaft. Wer Vakanzzeiten realistisch bewerten will, muss deshalb immer den gesamten Zeitraum betrachten – nicht nur die aktive Recruitingphase.
Vakanzkosten errechnen
Vakanzkosten werden von Personalverantwortliche nur selten konkret berechnet. Woran liegt das aus Deiner Sicht?
Vakanzkosten werden selten berechnet, weil sie unbequem sind. Sie lassen sich nicht sauber einer Kostenstelle zuordnen, tauchen in keiner klassischen P&L auf und machen Versäumnisse sichtbar, die niemand gern verantwortet.
„Was man nicht misst, muss man auch nicht erklären.“
In der Praxis sehen wir das häufig: Eine Schlüsselposition ist sechs Monate oder länger unbesetzt. Das Team fängt die Arbeit zu Beginn noch auf, doch Projekte verzögern sich – und dennoch gilt die Vakanz intern als „kostenneutral“, weil das Personalkostenbudget ja nicht ausgeschöpft wird. Tatsächlich zahlt das Unternehmen den Preis an anderer Stelle: Überstunden, krankheitsbedingte Ausfälle, Qualitätsverluste oder sogar verlorene Geschäftschancen.
Für HR liegt genau hier der Hebel. Wer Vakanzkosten sichtbar macht, verschiebt die Diskussion weg von Bauchgefühl und Rechtfertigung hin zu Zahlen und Prioritäten. Vakanzkosten liefern HR ein wirtschaftliches Argument auf Augenhöhe mit Geschäftsführung und Fachbereichen – und schaffen die Grundlage, schneller zu entscheiden und alternative Besetzungsmodelle überhaupt ernsthaft zu prüfen.
VakaCheck als Vakanzkosten-Rechner
Welche Faktoren fließen in eine Vakanzkosten-Rechnung mit dem VakaCheck ein?
Eine belastbare Vakanzkosten-Rechnung muss mehr berücksichtigen als nur das budgetierte Bruttojahresgehalt einer Position. VakaCheck unterscheidet daher bewusst mehrere Kostenebenen, die in Summe den tatsächlichen wirtschaftlichen Schaden einer Vakanz abbilden.
„Personalkosten einer Vakanz sind budgetiert – der Schaden entsteht jedoch durch die fehlende Wirkung.“
VakaCheck betrachtet deshalb mehrere Ebenen: Erstens die budgetierten Personalkosten der Position, die während der Vakanz zwar eingeplant, aber nicht wertschöpfend eingesetzt werden. Zweitens die direkten Zusatzkosten, etwa durch Überstunden, Vertretungslösungen oder zusätzlichen Recruiting-Aufwand. Und drittens die Opportunitätskosten – oft der größte Hebel: verzögerte Projekte, entgangene Umsätze, Qualitätsverluste oder steigende Fluktuation.
Entscheidend ist dabei: Diese Kosten entstehen nicht abstrakt, sondern dort, wo die Leistung fehlt, in der Fachabteilung der vakanten Position. Ob Vertrieb, IT, Produktion oder Finance: Die wirtschaftlichen Effekte einer Vakanz schlagen direkt in der operativen Wertschöpfung auf und erzeugen ein reales Schadenspotenzial. VakaCheck macht diese Zusammenhänge sichtbar und vergleichbar und schafft damit eine belastbare Diskussionsgrundlage für HR und Fachabteilungen, um fundierte Besetzungsentscheidungen zu treffen.
Individuelle Unterschiede von Organisationen
Vakanzkosten können je nach Job, Branche, Standort und Unternehmen stark variieren. Inwiefern lassen sich diese Unterschiede dennoch sinnvoll abbilden – und wie belastbar sind die Ergebnisse?
Natürlich sind Vakanzkosten keine exakte Wissenschaft. Jede Organisation, jede Rolle und jede Wertschöpfungskette ist unterschiedlich. Der Anspruch kann daher nicht sein, auf den Euro genau zu rechnen, sondern Entscheidungsrelevanz zu schaffen.
„Es geht nicht um mathematische Präzision, sondern um wirtschaftliche Relevanz.“
VakaCheck arbeitet deshalb mit realistischen Bandbreiten und Faktoren, die an Rolle, Funktion und Umfeld angepasst werden. So wird sichtbar, ob eine Vakanz „nur“ unangenehm ist oder bereits wirtschaftlich kritisch wird. In der Praxis reicht diese Transparenz vollkommen aus, um Prioritäten zu setzen und Alternativen für die Vakanzphase, etwa Interim- oder Fractional-Modelle, sachlich zu bewerten.
Entscheidend ist: Auch ungenaue Zahlen sind besser als gar keine. Wer Vakanzkosten systematisch einordnet, erkennt früh, wann Abwarten teurer wird als Handeln. Genau darin liegt die Belastbarkeit der Ergebnisse, nicht in einer vermeintlich perfekten Zahl bei den Faktoren und den berechneten Kosten, sondern in besseren Entscheidungen.
Alternative Besetzungsmethoden
Mit VakaCheck können auch alternative Besetzungsmodelle, etwa Interim- oder Fractional-Experten, durchgerechnet werden. Wie unterstützt das HR-Verantwortliche in ihrer Entscheidungsfindung?
Viele HR-Verantwortliche kennen das Dilemma: Der Bedarf ist dringend, die ideale Festbesetzung aber nicht kurzfristig realisierbar. Genau hier hilft VakaCheck, den Blick zu erweitern und alternative Optionen vergleichbar aufzuzeigen. So kann HR eine übergreifende Partnerrolle für die Fachabteilung einnehmen, um die bestmögliche Sourcing-Lösung für die jeweilige Vakanz zu identifizieren.
„Nicht zu entscheiden ist oft teurer als sich für eine zeitlich begrenzte Lösung in der Vakanzphase zu entscheiden.“
VakaCheck stellt die Kosten einer Vakanz (dem Schadenpotenzial) den Kosten alternativer Besetzungsmodelle gegenüber, zum Beispiel Interim- oder Fractional-Lösungen. Dadurch wird sichtbar, dass temporäre Expertise nicht die teure Ausnahme, sondern häufig die wirtschaftlich sinnvollere Brücke ist. Gerade bei Schlüsselrollen lassen sich so Projekte stabilisieren, Teams entlasten und Zeit gewinnen, ohne vorschnelle oder langfristig falsche Entscheidungen zu treffen.
Für HR bedeutet das: weg von reinen Rechtfertigungsdiskussionen im Recruiting, hin zum Aufzeigen fundierter Sourcing-Szenarien. VakaCheck schafft eine belastbare Grundlage, um gemeinsam mit Fachabteilungen und Geschäftsführung faktenbasiert zu entscheiden, welches Modell in der jeweiligen Situation den größten Nutzen stiftet.
Weiterentwicklung von VakaCheck
Welche mittel- und langfristigen Ziele verfolgt Ihr mit VakaCheck?
Abschließend richtet sich der Blick nach vorn. VakaCheck verstehen wir nicht als isoliertes Tool, sondern als Ausgangspunkt für bessere Entscheidungen rund um Vakanzen. Kurzfristig geht es darum, Transparenz zu schaffen – etwa durch VakaCheck-Workshops in Unternehmen, in denen HR, Fachbereiche und Management gemeinsam die wirtschaftlichen Auswirkungen von Vakanzen analysieren und konkrete Handlungsoptionen ableiten.
„Vakanzkosten sind kein HR-Thema – sie sind ein unternehmerisches Thema.“
VakaCheck ist darüber hinaus Teil einer ganzheitlichen Vakanzberatung: von der wirtschaftlichen Einordnung über die Wahl des passenden Besetzungsmodells bis zur nachhaltigen Umsetzung mit Permanent-, Interim- oder Fractional-Lösungen durch Karriereweg. Perspektivisch entwickeln wir VakaCheck zudem als individuelles Inhouse-Tool weiter, das Unternehmen dauerhaft in ihre Entscheidungsprozesse integrieren können. Nicht als Kontrollinstrument, sondern als Unterstützung für vorausschauende, fundierte Personalentscheidungen.
Vielen Dank für Deine Antworten, Lutz. Für Karriereweg und VakaCheck wünsche ich weiterhin viel Erfolg.
Über den Interviewten
Lutz Altmann ist geschäftsführender Gesellschafter der Karriereweg GmbH und seit über 20 Jahren in der Personalberatung tätig. Er berät Unternehmen und HR-Verantwortliche bei der Auswahl passender Besetzungsmodelle – von Permanent über Interim bis Fractional.
Seit Januar 2024 treibt er bei Karriereweg den Ausbau der ganzheitlichen Personalberatung sowie die Weiterentwicklung von VakaCheck voran.
>> LinkedIn-Profil von Lutz Altmann
Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer betreibe ich diese Website und das gleichnamige 
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