Meetings sind fester Bestandteil unserer Arbeitswelt. Sie sollen Abstimmung ermöglichen, Orientierung schaffen und Entscheidungen beschleunigen. Doch inzwischen haben sie sich zu einem der größten und am wenigsten sichtbaren Produktivitätsbremsen in deutschen Unternehmen entwickelt. Während öffentlich über Standortfaktoren wie Energiepreise, überbordende Regulierung oder schleppende Digitalisierung diskutiert wird, bleibt eine interne Wachstumsbremse erstaunlich unbeachtet: die Meetingpraxis selbst.
Ansatzpunkte für eine Optimierung und Praxistipps geben die Gastautorinnen Julia Becker und Dr. Elvira Radaca.
Berechnung unproduktiver Meetingkosten
Rechnet man die Stunden, die deutsche Angestellte jährlich in Besprechungen verbringen, zusammen, kommt man auf etwa 400 Stunden pro Kopf. Das sind also gut zwei Monate Arbeitszeit. Legt man die durchschnittlichen Arbeitskosten von 43,40 Euro zugrunde, entstehen allein dadurch rund 17.360 Euro Kosten pro Mitarbeitendem.
Problematischer wird es bei der Effizienzbetrachtung: Etwa ein Drittel dieser Zeit wird als unproduktiv eingestuft. Damit verpuffen pro Person rund 5.200 Euro jährlich. Bei 100 Mitarbeitenden summiert sich das auf mehr als eine halbe Million Euro – ohne jeden Wertbeitrag.
Zu finanziellem Schaden kommt ein weiterer
Doch der finanzielle Verlust ist nur eine Seite. Überfrachtete Kalender, getaktete Tage ohne Pausen und ein permanentes „Von-Meeting-zu-Meeting-Laufen“ erzeugen Erschöpfung, Frustration und das Gefühl, die eigene Arbeit nicht mehr gestalten zu können. Genau hier wird Meetingkultur zu einem strategischen HR-Thema. Sie beeinflusst Engagement, Zufriedenheit, Bindung und Gesundheit, also die Kernindikatoren moderner Personalstrategien.
Parallel dazu hat sich durch die breite Einführung von Video- und Hybridmeetings eine neue Belastungsform etabliert: die Videoconference Fatigue. Studien zeigen, dass digitale Besprechungen über längere Zeiträume zu mentaler Erschöpfung, Leistungsabfall, reduzierter Kreativität und sogar zu höherer Burnout-Gefährdung führen. Gerade in Unternehmen mit knappen Ressourcen kann dieser Effekt schnell zu einem Wettbewerbsnachteil werden.
Dabei hätte die Digitalisierung eigentlich Entlastung bringen sollen. Tatsächlich hat sie jedoch genau das Gegenteil bewirkt. Und der nächste technologische Sprung, die Nutzung von KI, wird diesen Trend zunächst eher beschleunigen.
Warum die Meetingzahlen seit Jahren nach oben schießen
Vor der Pandemie wuchs die Meetingzeit moderat. Seit 2020 jedoch haben sich Besprechungen massiv ausgeweitet. Laut Microsoft Work Trend Index ist die Anzahl der Meetings um über 150 Prozent gestiegen. Viele Beschäftigte verbringen inzwischen mehrere Stunden täglich in Abstimmungsrunden.
Dahinter stehen drei strukturelle Entwicklungen:
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Transformation überall – und alles gleichzeitig
Unternehmen befinden sich in einem Zustand permanenter Veränderung: neue Technologien, KI-Einführung, Kostensenkungsprogramme, regulatorische Anforderungen, Reorganisationen und strategische Neuausrichtungen. Jede dieser Initiativen erzeugt zusätzliche Schnittstellen und Abstimmungsbedarfe. Auch Unternehmen, die eine Reduktion von Meetings anstreben, stellen fest: Mit steigender Komplexität wächst der Bedarf an Koordination.
Das Muster ist klar: Mehr Veränderung erzeugt mehr Projekte – und mehr Projekte erzeugen mehr Meetings.
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Remote- und Hybridarbeit senken die Zugangshürden
Vor 2020 fanden Besprechungen überwiegend vor Ort statt. Heute ist der Standard digital oder hybrid. Die Hürden für die Terminplanung sinken drastisch: Keine Raumorganisation, keine Wegezeiten, keine logistischen Einschränkungen. Der Effekt: Meetings können in hoher Frequenz angesetzt werden – und genau das passiert.
Digitale Einfachheit führt zu höherer Nutzung. Was im E-Commerce oder Social Media gilt, gilt auch für Meetings.
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Unklare Verantwortlichkeiten produzieren endlose Abstimmungsschleifen
Viele Unternehmen bewegen sich zwischen klassischen Hierarchien und agilen Arbeitsweisen. Die Folge ist eine Grauzone, in der unklar bleibt, wer Entscheidungen treffen darf, wer priorisiert und wer welche Aufgaben verantwortet. Genau in diesen Situationen entstehen Reflexmeetings, die weniger der Entscheidung dienen als der Absicherung.
Die Konsequenz: langsame Entscheidungen, Themen, die im Kreis laufen, und Projekte, die sich unnötig verzögern.
Warum KI die Meetingflut zunächst verstärken wird
Zahlreiche Unternehmen setzen große Hoffnungen darauf, dass KI die Besprechungskultur entlastet. Doch zunächst ist das Gegenteil zu erwarten.
KI steigert individuelle Produktivität – und erzeugt dadurch zusätzliche Komplexität
Indem KI Routinetätigkeiten übernimmt, steigt die individuelle Produktivität. Das führt jedoch dazu, dass Organisationen mehr parallel laufende Initiativen starten. Mehr Output erzeugt mehr Vorhaben – und damit mehr Abstimmungsrunden.
Das Ergebnis: KI beschleunigt zwar einzelne Tätigkeiten, erhöht jedoch gleichzeitig den Koordinationsbedarf.
Sinkende Aufwandsschwellen führen zu mehr Meetings, nicht zu weniger
KI automatisiert viele zeitintensive Tätigkeiten der Meetingvor- und -nachbereitung: Protokolle, Tp-Do-Listen, Zusammenfassungen, Übersetzungen
Wenn Aufwand sinkt, steigt Nutzung. Dieses ökonomische Prinzip ist gut dokumentiert – und wird durch KI verstärkt. Was früher einen natürlichen Kostenfilter hatte, lässt sich heute in Sekunden erledigen.
KI beeinflusst Interaktionen und kann Dynamiken verschlechtern
Zwei Befunde aus der aktuellen Forschung sind besonders relevant:
Überwachungseffekte: Wenn KI Gespräche analysiert, transkribiert oder bewertet, sinkt die psychologische Sicherheit. Menschen sagen weniger, riskieren weniger, denken vorsichtiger. Das ist Gift für Innovation oder schnelle und effiziente Entscheidungsfindung – gerade in Zeiten, in denen Unternehmen dringend neue Ideen brauchen.
Eingriffseffekte: KI-Agenten können Meetings strukturieren oder moderieren. Doch autonome Eingriffe werden als störend empfunden.
Fühlt sich ein Team gestört, kann sich schnell eine negative Dynamik entwickelt, die das Meeting in die Länge zieht und eine Entscheidung verhindert.
Wie Unternehmen ihre Meetingkultur für das KI-Zeitalter aufstellen können
Effiziente Besprechungen entstehen nicht durch mehr Technik, sondern durch klare Strukturen – unterstützt durch KI, nicht ersetzt.
Die Grundfrage vor jeder Einladung
Vor jeder Einladung sollte die grundlegende Frage stehen: Ist ein Meeting tatsächlich notwendig? Oder ließe sich das Anliegen ebenso gut durch eine E-Mail, ein gemeinsam bearbeitetes Dokument, eine kurze Chat-Nachricht oder ein fünfminütiges Telefonat klären?
Die Forschung zu digitalen und hybriden Arbeitsformen kommt hier zu einem klaren Ergebnis: Ein erheblicher Anteil der aktuell stattfindenden Besprechungen könnte problemlos durch asynchrone oder deutlich kürzere Kommunikationsformen ersetzt werden. Dies gilt insbesondere in Teams, die ohnehin überwiegend hybrid arbeiten.
Ein präzises Ziel pro Meeting
Bereits ein einziger eindeutig formulierter Satz in der Einladung, zum Beispiel: „Dieses Meeting hat das Ziel …“ kann enorm viel bewirken. Ein klarer Purpose reduziert Unsicherheit, verkürzt die Dauer und verhindert überflüssige Teilnahmen. Ein solcher Satz muss nicht von allen geteilt werden; es genügt, wenn er bekannt ist und Orientierung gibt.
Gleichzeitig zwingt diese kleine Übung die einladende Person dazu, sich bewusst zu fragen, was sie mit dem Termin eigentlich erreichen möchte: Ist das Meeting überhaupt nötig? Wenn ja, in welchem Kreis und für welche Dauer? Gerade dieser Reflexionsschritt verhindert viele überflüssige Besprechungen schon im Ansatz.
KI kann hierbei eine wertvolle Unterstützung sein, indem sie Zielsetzungen vorschlägt, Formulierungen schärft oder alternative Formate empfiehlt.
Rollen konsequent vergeben – und von KI unterstützen lassen
Zu einer strukturierten Besprechung gehören klare Verantwortlichkeiten: Moderation, Timekeeper, Actionkeeper und Feedbackgeber – eine Person, die die Gruppe beobachtet und am Ende Feedback gibt. Diese vier Rollen sorgen dafür, dass Meetings zielgerichtet bleiben, egal wie groß die Runde ist oder welche Hierarchien beteiligt sind.
Inzwischen können viele KI-Werkzeuge Aufgaben übernehmen, die früher ausschließlich Menschen vorbehalten waren. Sie übersetzen Gespräche live, fertigen Protokolle an, identifizieren To-dos und werten Redeanteile aus. Manche KI-Agenten sind sogar in der Lage, die Rolle eines Timekeepers oder eines neutralen Beobachters zu übernehmen und damit Struktur in die Diskussion zu bringen.
Trotzdem bleibt eine zentrale Tatsache bestehen: Ob diese Rollen wirksam werden, entscheidet weiterhin das Verhalten der Teilnehmenden. Werden Rollen gar nicht erst verteilt oder ignorieren Teams die Hinweise eines KI-Systems, bleibt der Effekt aus. Kein Tool – so leistungsfähig es auch sein mag – kann mangelnde Konsequenz oder eine schwache Meetingkultur ausgleichen.
Verlässliche Agenden und rotierende Verantwortlichkeiten
Regelmeetings benötigen eine verlässliche Struktur, um effektiv zu sein. Eine eindeutig formulierte Agenda schafft genau diesen Rahmen: Sie lenkt die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche und verhindert, dass Gespräche in Nebenthemen abdriften.
Künstliche Intelligenz kann diesen Prozess zusätzlich unterstützen, indem sie bei der Entwicklung einer solchen Standardagenda hilft, geeignete Punkte vorschlägt oder Formulierungen verbessert.
Während des Meetings kann KI außerdem mitverfolgen, ob die geplanten Themen eingehalten werden, und im Anschluss automatisch Hinweise geben, wie der Ablauf beim nächsten Termin optimiert werden könnte.
Verkürzte Zeitfenster etablieren
Besprechungen auf 25 oder 50 Minuten zu begrenzen, sorgt automatisch für zeitliche Puffer. Dadurch wird verhindert, dass Termine überziehen oder nahtlos in den nächsten hineinfließen. Zahlreiche Unternehmen setzen inzwischen auf voreingestellte Endzeiten. Die Erfahrung zeigt, dass diese kleinen Mechanismen eine große Wirkung entfalten können.
Auch bei E.ON Energie Deutschland ist dieses Prinzip fest verankert: Dort werden Regelmeetings grundsätzlich so geplant, dass sie fünf bis zehn Minuten vor der vollen Stunde enden.
Was auf den ersten Blick schlicht wirkt, fördert in der Praxis die Disziplin aller Beteiligten und schafft zugleich dringend benötigte Atempausen zwischen den Terminen.
Meetingtage bündeln
Wer Abstimmungen regelmäßig auf bestimmte Wochentage konzentriert, schafft an den übrigen Tagen längere Phasen ungestörter Arbeitszeit. Diese Bündelung funktioniert allerdings nur, wenn das gesamte Team sich auf dieselben Tage verständigt und diese Regel anschließend für alle verbindlich gilt.
Stimmen die Bereiche ihre Planung nicht aufeinander ab, legt jede Einheit andere Tage fest – und der gewünschte Effekt verpufft vollständig.
Fixe fokuszeiten festlegen
Feste Zeiten ohne Meetings senken die Belastung, erhöhen das Arbeitstempo und schaffen für Teams spürbare Entlastung. Bei E.ON ist beispielsweise der Mittwochnachmittag als meetingfreie Zeit definiert. Ein zentraler Kalenderblock der Geschäftsführung stellt sicher, dass in diesem Zeitraum keine regulären Besprechungen angesetzt werden.
Sollte dennoch ein Austausch notwendig sein, wird vorher ausdrücklich nachgefragt, ob ein Gespräch während dieser Fokusphase für die andere Person in Ordnung ist. Auf diese Weise bleibt die geschützte Arbeitszeit respektiert und gleichzeitig flexibel nutzbar.
Kosten sichtbar machen
Schon ein kurzer Hinweis wie „Dieses Meeting verursacht Kosten in Höhe von 840 Euro pro Stunde“ kann seine Wirkung entfalten. Solche klaren Zahlen schaffen ein unmittelbares Bewusstsein dafür, wie teuer ein Termin tatsächlich ist – oft deutlich wirksamer als jede formale Vorgabe.
Künstliche Intelligenz kann diese Art von Erinnerung automatisiert einblenden und darüber hinaus sogar Vorschläge machen, ob ein anderes Format – etwa ein schriftliches Update oder ein kurzer Austausch – anstelle eines Meetings sinnvoller wäre.
Podcast-Folge Klartext HR zu Meetingkultur
Hören Sie auch in die Podcast-Folge Klartext HR #150 mit den beiden Autorinnen!
Fazit: Meetingkultur ist der strategische Hebel, den Unternehmen unterschätzen
Viele Organisationen investieren massiv in Technologie, neue Arbeitswelten oder Führungskräfteentwicklung. Doch die grundlegende Einheit der Zusammenarbeit bleibt unverändert: das Meeting.
Ohne klare Strukturen, eindeutige Rollen und bewusste Entscheidungen wird KI das Meetingproblem eher verstärken als lindern. Die Chance liegt darin, eine moderne Meetingarchitektur aufzubauen, die Effizienz, Innovationskraft und Motivation freisetzt.
Die Frage ist nicht, ob Meetings bleiben.
Sondern: Wie wenige wir brauchen und wie wirkungsvoll sie sein müssen.
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