Die Rahmenbedingungen der letzten Jahre haben das Profil von CFOs stärker verändert als die zwei Jahrzehnte davor. In vielen Unternehmen ist Finance traditionell als Disziplin verstanden worden, die vor allem aufbereitete Rückblicke liefert: KPI-Reportings, Monatsabschlüsse, Budgetreviews. Doch wir sind in einer Phase, in der Kapitalkosten deutlich gestiegen sind, die Märkte volatiler reagieren und Investoren Wachstum und zugleich eine deutlich größere Kostendisziplin erwarten. Rückwärtsgewandte Prozesse reichen nicht mehr aus, sagt Gastautor Ante Spittler und erläutert dies ausführlich.
Der Druck steigt: Finance kann nicht länger retrospektiv arbeiten
Die Steuerung eines Unternehmens erfordert heute ein fast permanentes Monitoring. CFOs müssen täglich bewerten, ob Cash-Puffer ausreichen, Marketingausgaben sinnvoll eingesetzt sind oder Lieferantenkonditionen angepasst werden sollten.
Entscheidungen, die früher quartalsweise getroffen wurden, stehen jetzt teilweise wöchentlich oder sogar täglich an.
Gleichzeitig kämpfen viele Unternehmen mit Engpässen im Finanzbereich: Qualifizierte Fachkräfte sind knapp und Routinetätigkeiten bleiben oft bei sehr erfahrenen Mitarbeitenden hängen – das ist ein ineffizienter Einsatz von Kompetenz, der schnell zu Frustration führen kann.
Je mehr Zeit darauf entfällt, Excel-Listen zu pflegen oder Freigaben einzuholen, desto weniger Kapazität bleibt dann eben für Analyse, Forecasting und Unternehmenssteuerung.
Dateninterpretation statt Sammlung und Aufbereitung
Und genau an dieser Stelle zeigt sich welchen praktischen Nutzen Automatisierung hat. Eingehende Rechnungen werden unmittelbar ausgelesen, Kostenstellen automatisch erkannt, Abweichungen werden schon früh markiert.
Damit verschiebt sich der Fokus: Statt Daten zu sammeln und aufzubereiten, können Teams deutlich stärker damit beginnen, sie zu interpretieren. Die Funktion wandelt sich vom Verwalter zum aktiven Steuerungsorgan.
Echtzeitdaten verändern die Steuerung
In digitalen Geschäftsmodellen zeigt sich der Wandel aktuell besonders deutlich. E-Commerce und Tech-Unternehmen sind beispielsweise durch variable Marketingausgaben, schnell wachsende Technologie- und Infrastrukturkosten sowie stark schwankender Nachfrage.
Finanzverantwortliche werden dort zunehmend in operative Entscheidungen eingebunden. Die Rolle verschiebt sich von der retrospektiven Kostendisziplin hin zur aktiven Mitsteuerung von Wachstum, Marketing und Produktentwicklung.
CFOs werden entscheidungskräftiger
Während CFOs früher vor allem die Budgettreue über das Gesamtjahr im Blick hatten, müssen sie heute in nahezu Echtzeit beurteilen, ob Kampagnen wirtschaftlich tragen, ob ein neues Feature zusätzliche Infrastrukturkosten verursacht oder ob sich eine Verschiebung der Zahlungsziele auf die Liquidität auswirkt. Die Geschwindigkeit der Entscheidungsprozesse nimmt zu, und die Unsicherheit steigt.
Das erfordert nicht nur technisches Verständnis, sondern auch die Fähigkeit, Geschäftsmodelle granular zu analysieren und operativ zu beeinflussen.
Stärkere Verzahnung mit anderen Bereichen nötig
Diese Entwicklung führt dazu, dass Finance deutlich stärker mit anderen Bereichen verzahnt ist. Marketingteams benötigen Rückmeldungen zu effizientem Wachstum, Operations will wissen, wie Lagerbestände in die Cash-Planung passen, und Product-Teams wiederum müssen Umsatz und Kosten neuer Funktionen verstehen.
Die Finanzabteilung rückt damit immer näher an das operative Geschäft heran, weniger als Kontrolleinheit, sondern als Koordinator und Sparringspartner.
Automatisierung bildet hierfür die Grundlage, weil sie Datenqualität verbessert, Abweichungen früh sichtbar macht und die zeitliche Distanz zwischen Ereignis und finanzieller Bewertung reduziert.
Wenn Systeme Routine übernehmen
Der sichtbarste Umbruch findet dort statt, wo automatisierte Systeme heute Aufgaben übernehmen, die früher Stunden oder Tage manueller Arbeit erfordert haben. Die Verarbeitung von Belegen, das Erkennen von Produkten und Services und der jeweiligen Umsatzsteuer, das Zuweisen von Kostenstellen oder das automatische Routing von Freigaben laufen inzwischen weitgehend selbständig.
Teamstrukturen können direkt aus HR-Systemen übernommen werden, sodass Freigaben immer bei der richtigen Person landen und Abwesenheiten automatisch berücksichtigt werden. Wiederkehrende Kosten werden regelbasiert vorgeschlagen.
Prozessdesign, Ausnahmebehandlung und Datenintegrität im Fokus
Für Finance-Teams bedeutet das eine grundlegende Veränderung ihrer Rolle. Wo früher der Großteil der Arbeit darin bestand, Daten einzugeben, Fehler zu korrigieren und Abstimmungen vorzunehmen, verschiebt sich der Fokus hin zu Prozessdesign, Ausnahmebehandlung und Datenintegrität.
Mitarbeitende übernehmen nicht mehr einzelne Schritte, sondern betrachten gesamte Prozessketten von der Bestellung bis zur Zahlung. Leitende Fachkräfte können ihre Expertise stärker in Governance, Planungen und Prognosen und in die Rolle des Business-Partners einbringen.
Gleichzeitig entstehen neue berufliche Profile, etwa für Finance Operations oder für Systemverantwortliche, die Workflows konfigurieren, Regeln anpassen und kontinuierlich verbessern.
Diese Entwicklung löst auch ein strukturelles Problem: Die Finanzabteilung wird weniger anfällig für Personalknappheit. Wenn ein großer Teil der Routinen auf Autopilot läuft, steigt die Wirksamkeit jedes einzelnen Teammitglieds. Kapazitäten können dorthin fließen, wo sie den größten Wert schaffen – in die Analyse, die Planung und die strategische Beratung.
Warum Vertrauen in automatisierte Prozesse kein Selbstläufer ist
Trotz aller Effizienzgewinne stehen viele CFOs an einer Schwelle zwischen alter und neuer Arbeitswelt. Die Technologie ist gereift, doch die Bereitschaft, sie konsequent zu nutzen, variiert. Die größten Vorbehalte drehen sich heute um Datenschutz, Kontrolle und die Sorge vor komplexer Implementierung oder hohem Schulungsaufwand.
Sensible Finanzdaten gehören zu den schutzbedürftigsten Informationen im Unternehmen. Viele Verantwortliche fragen sich, wie KI-gestützte Systeme sie verarbeiten, ob Trainingsdaten sicher sind oder ob Prozesse transparent nachvollziehbar bleiben.
Ebenso häufig ist die Sorge, die Kontrolle über Buchungslogiken zu verlieren. Gerade wer lange in klassischen Prozessen gearbeitet hat, möchte verstehen, warum eine bestimmte Kontierung gewählt wurde oder wie sich ein Regelwerk zusammensetzt.
Automatisierung: Bitte nicht als Blackbox!
Der entscheidende Schritt besteht darin, Automatisierung nicht als „Blackbox“ zu implementieren. Moderne Systeme machen jeden Schritt sichtbar: vom Erkennen eines Belegs über die vorgeschlagene Kontierung bis hin zum buchhalterischen Effekt auf Cash oder Kostenstellen.
Menschliche Validierungsschritte bleiben integraler Bestandteil, sodass Qualität und Compliance weiterhin gewährleistet sind. Der Effekt zeigt sich unserer Erfahrung nach in wenigen Wochen: Teams sehen, dass nicht „Kontrolle abgegeben“ wird, sondern dass Transparenz steigt und Fehlerquoten sinken.
Der Übergang zum Business-Architekten – was CFOs wirklich voranbringt
Für viele CFOs stellt sich die Frage, wie der Wandel aktiv gestaltet werden kann. Entscheidend ist oft nicht die Größe des Projekts, sondern die Klarheit der ersten Schritte. Ein einzelner Prozess – etwa Rechnungsfreigaben, Zahlungszyklen oder Budgettracking – bietet häufig genug Hebel, um spürbare Entlastung zu schaffen und Akzeptanz im Team aufzubauen.
Voraussetzung dafür sind stabile Stammdaten, klare Kostenstellenlogiken und definierte Freigabegrenzen. Ohne diese Basis bleibt jede Automatisierung anfällig für Fehler.
Steuerung gelingt nur über Transparenz
Ebenfalls zentral ist Transparenz: Steuerung funktioniert nur dann, wenn CFOs ein vollständiges Bild über Ausgaben, Verpflichtungen und erwartete Zahlungen haben. Sobald diese Grundlage steht, entsteht automatisch eine strategischere Sicht auf Budgets, Risiken und Prioritäten.
Parallel dazu gewinnen Rollen im Team an Schärfe: Routinetätigkeiten wandern konsequent zu Systemen, während Menschen sich stärker auf Analyse und Szenarien konzentrieren. Eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, besonders mit Marketing, Procurement oder der Personalabteilung, wird damit nicht nur einfacher, sondern auch wirksamer.
Beim Blick in die Zukunft zeigt sich: Derzeit entwickeln sich regelbasierte Workflows, die Limits und Richtlinien automatisch umsetzen sowie kontinuierliche Buchhaltungsprozesse, bei denen jede Zahlung in Echtzeit erfasst und vorkontiert wird.
Innerhalb der nächsten drei Jahre werden Systeme immer mehr vorausschauend arbeiten, Abweichungen selbst erkennen und Zahlungszeitpunkte oder Freigaben aktiv vorschlagen.
Ante Spittler ist CEO und Gründer von Moss. Das Unternehmen bringt eine grundlegende Veränderung in die heutige Finanzwelt, mit einer Technologie, die Teams vor Ort dabei hilft, schneller voranzukommen.
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