Künstliche Intelligenz im Personalwesen? Für viele Verantwortliche folgt auf diese Frage eine Abwehrhaltung: Es wirkt abschreckend, wenn Interessierte nur mit einem Chatbot interagieren! Und was, wenn die KI gute Kandidat:innen wegen eines nicht genannten Begriffs aussortiert? Wie steht es um den Datenschutz? Diese Bedenken kommen nicht von ungefähr. Aber sie sind kein Grund, die zukunftsträchtige Technologie rundheraus abzulehnen. Ein Blick auf die KI-Potenziale aus heutiger Sicht, basierend auf den Erfahrungen der ersten Jahre von Andreas Grohn, Rexx Systems, in diesem Advertorial.
Mehr als nur Bewerbungsmanagement: Das bietet KI für HR
In Personalabteilungen gibt es Routineaufgaben, die sehr zeitraubend sein können. Wenn Sie diese wohlüberlegt und zu den richtigen Teilen an die KI auslagern, schaffen Sie Freiräume. Freiräume, mit denen Sie sich etwa um die Anliegen der Angestellten kümmern können.
Laut einer Befragung von Personalverantwortlichen des IW-Instituts ist das genau die gewünschte Art von Unterstützung durch die KI.
Künstliche Intelligenz analysiert Daten nach festgelegten Regeln, die eine fundierte Entscheidung ermöglichen. Dadurch ist es ihr möglich, zukünftige Entwicklungen vorherzusagen. Gleichzeitig lernt die Maschine immer weiter dazu, was die menschliche Sprache betrifft. Sie kann in den meisten Aufgabenfeldern der Personalabteilung von Nutzen sein.
Werfen wir doch mal einen Blick auf echte Anwendungsfälle in der HR-Praxis:
Alltägliche organisatorische Aufgaben
Repetitive Aufgaben wie das Erstellen der Schichtpläne, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und die Lohnfortzahlung können Sie der KI bedenkenlos anvertrauen. Bei Änderungswünschen und für Umplanungen greifen die Mitarbeitenden der Personalabteilung dann wieder selbst ein.
Identifizieren potenziell geeigneter Fachkräfte
Die Suche auf Karriereportalen wie LinkedIn, aber auch auf zahlreichen anderen sozialen Medien müssen Sie nicht händisch ausführen – das kann die KI für Sie erledigen.
Unterstützung beim Verfassen der Stellenanzeigen
Aufgabenbeschreibungen, Anforderungen, Nice-to-Haves; all das können Sie von der KI kurz zusammenfassen, ausformulieren und optimieren lassen, wenn Sie Stellenanzeigen verfassen.
Allerdings, das ist ein elementar wichtiger Punkt beim Einsatz der Technologie: Stellen Sie nicht einfach eine KI-Zusammenfassung online.
Eine Stimme aus der Praxis:
„Es gibt nichts Langweiligeres als Stellenanzeigen, die komplett von einer KI vorgeschrieben wurden. Es müssen immer noch kreative, innovative Texte sein, von Menschen für Menschen“, erklärt Borries Pop, der als Recruiter im Agaplesion Bethesda Krankenhaus Bergedorf arbeitet. Er spricht aus Erfahrung: Mit seiner eigenständig konzipierten und sehr persönlichen Recruitingkampagne belegte er beim Rexx Recruiting Award 2025 den 2. Platz.
Beantwortung der FAQ
Es gibt verschiedene Fragen, die bei Bewerbungen stets aufs Neue gestellt werden. Sie können sie als Text auf Ihre Website stellen oder einen Chatbot einrichten, der sie beantwortet und Recruiter:innen entlastet. Für Informationsbedarf, der über die FAQ hinausgeht, sollten allerdings menschliche Ansprechpersonen zur Verfügung stehen.
Achtung: Laut EU AI ACT Artikel 50 müssen Sie angeben, dass es sich um Künstliche Intelligenz handelt, mit der die Interessierten kommunizieren. Diese Verpflichtung tritt zwar erst zum 1. August 2026 in Kraft – aber: Sie sammeln sicherlich Transparenz- und Pluspunkte, wenn Sie direkt offen damit umgehen.
Vorauswahl der Bewerbungen
Die größten Chancen und Risiken der KI im Personalwesen liegen in der Vorauswahl der eingehenden Bewerbungen: Es ist eine immense Zeitersparnis möglich, wenn die KI die Unterlagen auf bestimmte Qualifikationen und Begrifflichkeiten hin scannt, einen Matching-Score ermittelt und dem Recruiter die identifizierten Skills als Tags ausweist.
Zur Wahrheit gehört allerdings auch, dass einiges in die falsche Richtung laufen kann:
- Rechtschreibfehler, Synonyme oder technische Fehler können zum Aussortieren gut geeigneter Fachkräfte führen.
- Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Vorgaben aus dem EU AI Act und aus der DSGVO berücksichtigen.
- Die Entscheidungen der KI sind nur so gut wie die Datensätze, mit denen sie trainiert wurde – es kann allzu leicht vorkommen, dass sie Vorurteile repliziert, wie eine Untersuchung aus dem Mai 2025
Individuelle Hilfe beim Onboarding
Nicht alle neuen Angestellten stehen auf einer Stufe, was Wissensstand und Erfahrungen angeht. Statt einzeln Ihre Checklisten durchzugehen und herauszufinden, wer welche Informationen oder Schulungen braucht, können Sie die KI individuell auf die jeweiligen neuen Mitarbeitenden zugeschnittene Onboarding-Pläne erstellen lassen. Die letztendliche Absprache erfolgt immer noch mit den Neulingen selbst. So gehen Sie sicher, dass der Plan keine Lücken oder Redundanzen hat.
KI kann auch mit spezifischem Unternehmenswissen angelernt werden, etwa mit Informationen zu den Öffnungszeiten der Kantine, zu Mitarbeiterparkplätzen oder sogar zu Umsatz- und Finanzkennzahlen. Durch ein Rollen- und Rechtesystem wird sichergestellt, dass bestimmte Inhalte nur den jeweils berechtigten Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.
Das entlastet nicht nur die HR-Abteilung erheblich, sondern erleichtert ebenfalls das Onboarding neuer Mitarbeitender. Es profitieren sowohl die neuen Kolleginnen und Kollegen als auch das direkte Umfeld, da Informationen schneller verfügbar sind und weniger Rückfragen entstehen.
Personalentwicklung für einzelne Mitarbeitende
Sie können die KI nutzen, um laufend die individuellen Fähigkeiten und Kenntnisstände der Angestellten mit den jeweils verfügbaren Weiterbildungsangeboten abzugleichen. Auf diese Weise haben Sie immer konkrete Möglichkeiten zur Hand, die Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten können. Ob und wann das sinnvoll ist und wer an Weiterbildungen Interesse hat, kann die KI Ihnen nicht sagen: Das finden Sie in den regelmäßigen Feedbackgesprächen heraus.
Hinweise auf die Zufriedenheit in der Belegschaft
Mittels KI ist es möglich, die Stimmung im Unternehmen zu beobachten, etwa durch anonymisierte Analysen von Kommunikationstools. Durch die Anonymisierung sind die Mitarbeitenden geschützt, aber Sie bekommen einen Hinweis, wenn etwas nicht ganz rund läuft.
Das gibt Ihnen zum Beispiel die Möglichkeit, ebenfalls anonymisierte Befragungen durchzuführen oder offen um Verbesserungsvorschläge zu bitten. So können Sie frühzeitig gegensteuern, ehe sich eine Kündigungswelle aufbaut.
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Diese zahlreichen Einsatzmöglichkeiten von KI im HR- und Recruiting-Bereich gibt es nicht erst seit gestern, wie Gründer Norbert Rautenberg von Rexx Systems im Podcast erklärt:
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KI ersetzt nicht, sondern unterstützt
Sie sehen: Es ist viel möglich. Allerdings sollten Sie Aufgaben nicht einfach komplett der KI überlassen, denn letztlich ist es ein Hilfsmittel und kein Allheilmittel. KI kann Muster erkennen, große Datenmengen unvoreingenommen analysieren, gute Prognosen erstellen und Arbeitsabläufe optimieren.
Was es (noch) nicht kann, ist unter anderem:
- zwischen den Zeilen lesen
- Missverständnisse erkennen
- Zweifel bemerken und zerstreuen
- nachhaken und vertiefen
- empathisch sein
Das bedeutet, dass KI zwar Grundlagenarbeit leisten und bei der Zeitersparnis helfen, aber niemals die menschliche Kommunikation ersetzen kann.
Zwei weitere Stimmen aus der Praxis:
Gabriela Zitsch, diesjährige Hauptgewinnerin des Rexx Recruiting Awards 2025 und Lead Employer Branding bei Exxeta , bringt es auf den Punkt: „Für mich macht gutes Recruiting vor allem Empathie, Transparenz, Kommunikation und Wertschätzung aus. All das kostet nichts, bewirkt aber so viel bei Kandidat:innen. Wer nach zwei Gesprächen eine Standard-Absage per Mail verschickt, hat den Job nicht verstanden. Denn: Over-communication is never a risk.“
Linh Grete, die Gründerin des HR Collectives ist, ergänzt dazu: „Mein Tipp: Geht euren gesamten Bewerbungsprozess selbst einmal aus Bewerbersicht durch – vom Jobposting bis zum Feedback.“
Kurz: KI kann Ihnen Teile der Arbeit abnehmen, aber der Löwenanteil – die Kommunikation und die Wertschätzung – ist und bleibt Menschensache.
KI hat ihren Wert und ihren Platz
Gerade im Bewerbungsprozess, wenn Ihr Unternehmen selbst ja auch einen guten Eindruck machen muss, ist es sehr hilfreich, wenn die Bewerber:innen überwiegend mit echten Menschen sprechen. Nach wie vor ist es so, dass ein Großteil der Interessierten KI im Bewerbungsprozess eher ablehnt:
- 80,5% der Befragten geben an, dass sie sich dadurch weniger wertgeschätzt fühlen
- 72% finden den Bewerbungsprozess dadurch unpersönlich
- 65,2% trauen den Entscheidungen nicht, die die KI trifft
Interessant zu sehen ist, dass 88,5% angeben, noch keine persönlichen Erfahrungen mit Künstlicher Intelligenz im Bewerbungsprozess gemacht zu haben. Es handelt sich also nicht um eine durch persönliche Erfahrung fundierte Ablehnung.
Offener und transparenter Einsatz von KI notwendig
Vielleicht ändern sich diese Zahlen noch, wenn KI im Personalwesen salonfähiger geworden ist und ein Gewöhnungsprozess eingesetzt hat. Grundsätzlich sollten Sie aber darauf achten, dass Sie KI zwar implementieren, aber immer nur als hilfreiches Werkzeug nutzen. Die hauptsächlichen Aufgaben, was Kommunikation und Interaktion mit den Interessierten, aber auch mit den eigenen Mitarbeitenden betrifft, obliegt immer noch den Angestellten aus der Personalabteilung.
Manche Unternehmer:innen könnten versucht sein, KI zu nutzen, ohne darauf hinzuweisen: Offensichtlich können viele Interessierte ja ohnehin nicht erkennen, ob die Künstliche Intelligenz genutzt wird oder nicht. Mit Blick auf die im nächsten Jahr verbindlich werdende Transparenzregelung aus dem EU AI Act ist davon aber abzuraten.
Nutzen Sie die Technologie lieber offen und pflegen Sie gleichzeitig eine zugewandte und wertschätzende Kommunikation. So fördern Sie Akzeptanz gegenüber KI-Tools wie z.B. unserem KI-Assistenten Rai, die Ihnen einen echten Mehrwert bieten können.
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