Ob Arbeitsschutz, Datenschutz, ESG-Vorgaben oder der kommende EU AI Act – die Liste verpflichtender Schulungen wächst stetig. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das steigende Kosten und organisatorischen Aufwand, wenn sie weiterhin auf Präsenzformate setzen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Mitarbeitenden an flexible, digitale Schulungsangebote. Die entscheidende Frage lautet daher: Wie lassen sich gesetzliche Pflichten zuverlässig erfüllen und dabei gleichzeitig erhebliche Kosten einsparen? Antworten von Andreas Bersch in seinem Gastartikel.
Präsenz vs. Digital: Wo Unternehmen wirklich sparen
Traditionelle Präsenzschulungen gelten in vielen Unternehmen noch immer als Standard. Sie sind jedoch mit erheblichen Nachteilen verbunden: hohe direkte Kosten für Trainer, Räume und Materialien, dazu Reisekosten sowie lange Abwesenheiten der Mitarbeitenden vom Arbeitsplatz. Hinzu kommen indirekte Aufwände durch Organisation, Pausen und Nachschulungen bei Abwesenheiten der Mitarbeitenden.
Digitale Schulungen mit einem LMS (Learning Management System) reduzieren diese Faktoren deutlich. Inhalte werden einmalig auf der digitalen Lernplattform erstellt oder lizenziert und können beliebig oft wiederverwendet werden, auch für wachsende Teilnehmendengruppen. Mitarbeitende können die Kurse örtlich und zeitlich völlig flexibel absolvieren und profitieren von interaktiven, personalisierbaren Schulungsinhalten.
Entscheidend für die Kostenersparnis ist die Dauer der Schulungszeit. Im Vergleich zu Präsenzschulungen sinkt die benötigte Schulungszeit im digitalen Format auf ein Drittel Dieser Zeitvorteil ergibt sich u.a. aus modernen Lernmethoden wie Microlearning, die Inhalte in kurze, leicht verdauliche Einheiten zerlegen, ebenso wie personalisierte Lernpfade. So können sich die Teilnehmenden gezielt auf das Wesentliche konzentrieren, wodurch Wiederholungen entfallen und die Effizienz steigt.
Status Quo: So schult der Mittelstand heute
Das Einsparpotenzial ist also riesig – doch wie setzen Unternehmen ihre Pflichtschulungen heute tatsächlich um? Im Durchschnitt absolvieren mittelständische Unternehmen rund 18 Pflichtschulungen pro Jahr – von Arbeitsschutz und Brandschutz über Datenschutz bis hin zu Erste-Hilfe-Kursen.
Besonders hoch ist die Zahl im produzierenden Gewerbe, wo im Schnitt 32 Kurse pro Jahr durchgeführt werden, da zusätzlich interne Unterweisungen internen Maschinen und Prozessen hinzukommen. Der öffentliche Sektor sowie Bau und Handwerk ziehen auf Platz zwei und drei nach.
Bei der Umsetzung von Pflichtschulungen mittels einer digitalen Lernplattform zeigt sich eine hybride Praxis: 62,4% der Unternehmen stellen ihre Inhalte selbst, während 37,6% auf sofort einsetzbare Standardkurse zurückgreifen.
Thematisch dominieren nach wie vor Compliance & Datenschutz, Arbeitssicherheit sowie Führung & Soft Skills. Fertige Inhalte von Content-Anbietern haben den Vorteil, dass Updates automatisch durchgeführt werden, beispielsweise im Falle von Gesetzesänderungen, und Unternehmen so rechtlich immer auf der sicheren Seite sind (reteach Benchmark-Report 2026).
Die hohe Durchschnittszahl an jährlichen Pflichtschulungen zeigt, dass die Einsparpotenziale für Unternehmen immens sind – und für zukünftige Wettbewerbsfähigkeit dringend wahrgenommen werden sollten.
Kostenkalkulation: 69% Ersparnis pro Jahr
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. Eine Beispielrechnung aus dem reteach Benchmark-Report 2026 zeigt, wie groß das Einsparpotenzial mit digitalen Pflichtschulungen tatsächlich ist:
Für eine klassische Präsenzschulung mit 200 Mitarbeitenden fallen im Schnitt rund 720 Euro jährliche Schulungskosten pro Mitarbeitendem an. In dieser Summe enthalten sind Faktoren wie Arbeitszeitverluste, ineffiziente Pausen und Organisationsaufwand.
Wird derselbe Inhalt digital vermittelt, reduzieren sich diese Aufwände drastisch. Eine digitale Schulung für 200 Mitarbeitende liegt dann bei nur 225 Euro pro Mitarbeitendem, was einer Kostenreduktion von 69% entspricht. Das bedeutet: Jeder Mitarbeitende verursacht 495 Euro weniger Kosten – Jahr für Jahr.
Noch deutlicher wird die Dimension, wenn man diese Einsparung auf ein ganzes Jahr hochrechnet: Ein mittelständisches Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden und durchschnittlich 18 Pflichtschulungen pro Jahr kann so rund 99.000 € jährlich einsparen, bei gleichzeitig höherer Flexibilität und besserer Nachweisbarkeit der Unterweisungen.
Motivation & Lernerfolg durch interaktive Formate
Zusätzlich zu den klaren Kostenvorteilen punkten digitale Schulungen auch beim Lernerfolg. Pflichtunterweisungen werden von Mitarbeitenden oft als lästig oder trocken empfunden, mit negativen Folgen für Motivation und Abschlussquoten. Digitale Formate können hier gezielt gegensteuern.
Eine besondere Rolle spielen dabei Quizze: Sie sind ein zentrales Werkzeug zur Wissensabfrage und -sicherung in modernen Lernplattformen. Branchenvergleiche zeigen, dass vor allem die Softwarebranche, Spedition und Logistik, Bildung und Forschung sowie Elektro- und Medizintechnik stark auf Quizze setzen – letztere sogar mit durchschnittlich 45,5 Quizzen pro Kurs.
Solche integrierten Wissensabfragen erhöhen nicht nur die Abschlussquoten, sondern geben Unternehmen zugleich die Sicherheit, dass vermitteltes Wissen dokumentiert, überprüft und bei Bedarf vertieft wird (reteach Benchmark-Report 2026).
Damit wird deutlich: Unternehmen gewinnen dank digitaler Pflichtschulungen einen doppelten Mehrwert – Einsparungen auf der Kostenseite und nachhaltigere Lernergebnisse auf der inhaltlichen Ebene.
Fahrplan für den digitalen Umstieg
Die Vorteile von digitalen Pflichtschulungen sind nun klar. Doch wie gelingt der Einstieg ganz konkret? Ein klarer Fahrplan hilft, den Umstieg strukturiert und effizient umzusetzen:
- Pflichten inventarisieren
Am Anfang steht die Übersicht: Welche Themen müssen im Unternehmen verpflichtend geschult werden, wie oft und für welche Zielgruppen? Eine einfache Pflichten-Matrix (Thema, Frist, Wiederholrate) schafft Transparenz. Der Benchmark zeigt: Mittelständler absolvieren im Schnitt rund 18 Unterweisungen pro Jahr, produzierende Unternehmen sogar durchschnittlich 32. - Content-Strategie festlegen
Unternehmen müssen nicht alles selbst entwickeln. Die Praxis zeigt: 62,4% der Mittelständler kombinieren eigene Inhalte mit fertigen Standardkursen. Das spart Zeit und sorgt für Flexibilität, wenn sich rechtliche Vorgaben ändern. - Formate gezielt einsetzen
Statt trockener Präsentationen setzen moderne Unternehmen auf Microlearning und kurze Erklärvideos. Animierte Inhalte erhöhen zudem die Verständlichkeit und Aufmerksamkeit deutlich (Zum Beispiel: Scribble Video). Quizze als fester Bestandteil sichern Wissen nachhaltig ab und sorgen für einen spielerischen Lernerfolg. - Rollout & Automatisierung
Eine digitale Lernplattform ermöglicht es, Kurse zielgruppengenau zu verteilen, Erinnerungen automatisch zu versenden und Zertifikate revisionssicher zu dokumentieren. Diverse Automatisierungen erleichtern den HR-/QM-Verantwortlichen das Leben, indem die wiederkehrende Organisation für jährliche Pflichtschulungen entfällt und diese Ressourcen stattdessen für andere Aufgaben genutzt werden können. - Change begleiten & Wirkung messen
Der Erfolg hängt nicht nur von der Technik ab. Unternehmen sollten Mitarbeitende aktiv mitnehmen, Lernziele klar kommunizieren und Feedback integrieren. Um die Wirkung sichtbar zu machen, bieten sich Kennzahlen an wie Abschlussquoten, Lernzeiten oder die Ergebnisse integrierter Quizze. All dies ist in einem LMS auf einen Blick ersichtlich.
Das Ergebnis
Mit einem strukturierten Fahrplan verbinden Unternehmen die 69% Kosteneinsparung aus der Kalkulation mit nachweisbarem Lernerfolg – und schaffen die Grundlage, um künftige Anforderungen wie den EU AI Act oder ESG-Reporting effizient zu erfüllen.
Ausblick: Pflicht wird Wettbewerbsvorteil
Der Mittelstand hat mit digitalen Pflichtschulungen enorme Einsparpotenziale und Effizienzgewinne vor sich. Gleichzeitig wächst der Druck von außen:
- Der EU AI Act verpflichtet Unternehmen ab 2025, Mitarbeitende im Umgang mit KI-Systemen zu schulen.
- Neue ESG-Regeln wie das CSRD/ESG-Reporting verschärfen die Anforderungen an Nachhaltigkeitsschulungen.
- Beschäftigte erwarten zunehmend personalisierte und interaktive Lernangebote, die Inhalte individuell an ihre Rolle und Vorkenntnisse anpassen.
Das macht deutlich: Digitale Pflichtschulungen sind nicht nur eine Möglichkeit, Kosten zu senken. Sie werden zur Voraussetzung, um Compliance-Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Mitarbeitende zukunftsorientiert weiterzubilden.
Der Umstieg auf digitale Schulungen ist damit längst nicht mehr nur ein Trend, sondern ein klarer Wettbewerbsfaktor.
Der reteach Benchmark Report 2026
Entdecken Sie alle Kennzahlen, Branchenvergleiche und Best Practices im reteach Benchmark-Report „Digitales Lernen im Mittelstand 2026“ .
>> Den reteach Benchmark-Report 2026 jetzt kostenlos herunterladen!
Newsletter