Technische Probleme, ständige Updates und zu wenig Schulungen sorgen für Stress am Digital Workplace

Ein moderner Digital Workplace ist heute erfolgsentscheidend für Unternehmen. Über die Hälfte (58%) der digital arbeitenden Beschäftigten in Deutschland kann diesen offenbar auch bereits problemlos im Arbeitsalltag nutzen. Allerdings geben auch 18% an, sich oft vom digitalen Arbeitsplatz überfordert zu fühlen, ein Viertel empfindet dies zumindest teilweise so. Damit scheint der Digital Workplace bei rund 42% der digital Arbeitenden nicht sein volles Potenzial entfalten zu können. Das zeigt eine aktuelle repräsentative YouGov-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC und Powell. Befragt wurden insgesamt 504 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ohne Führungsverantwortung in Deutschland. Unter den Befragten arbeiten 392 teils oder gänzlich digital, auf diese Gruppe beziehen sich die dargestellten Ergebnisse.

Dabei sagt rund die Hälfte der Befragten, dass technische Probleme und Ausfälle am meisten Stress verursachen. Dem folgen ständige Updates und Änderungen (31%) sowie ein Mangel an Schulungen und Unterstützung (25%). Für Unternehmen ist es daher essenziell, den Digital Workplace kontinuierlich zu warten, zu überwachen, weiterzuentwickeln und sicherzustellen, dass er stabil läuft. Zudem sollten sie genau überprüfen, welche Software-Updates bzw. -Änderungen sinnvoll für den Arbeitsalltag sind und anhand des Funktionsumfangs entscheiden, was Mitarbeitenden wann und wie kommuniziert wird und worin sie besonders geschult werden.

Gefragt nach gewünschten Verbesserungen, sprechen sich 37% der Befragten für bessere Schulungen und mehr Unterstützung aus. Weitere 35% wünschen sich zur Stressreduktion eine einfachere Bedienung der Tools (z. B. bei Navigation und Suche). Gerade, weil Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams schnell zu einer überbordenden und unstrukturierten Inhaltsspeicherung einladen, ist es daher umso wichtiger, am digitalen Arbeitsplatz auf eine logische und schlanke Struktur zu setzen.

Zudem gilt es für Inhalte passende Metadaten zu definieren, damit sie einfach gefunden werden. Da sich fast ein Drittel (29%) auch eine Reduzierung der genutzten Tools wünscht, sollten sich Unternehmen auf ihre wichtigsten Kerninstrumente beschränken und klare Anwendungsfälle für diese festlegen.

Zwar sagen bereits insgesamt 42% der Befragten, dass sie sich schon recht gut über Künstliche Intelligenz informiert fühlen (gut informiert: 16%, einige Informationen vorhanden: 26%). Allerdings ist auch bei 28% das Gegenteil der Fall (nie vom Arbeitgeber über KI informiert worden: 13%, nicht genug Informationen vorhanden: 15%). Bei 27% der Befragten spielt KI am Arbeitsplatz (bisher) keine Rolle. Demnach scheint es Nachholbedarf bei Arbeitgebern zu geben, wenn es darum geht, KI-Tools bereitzustellen, über die Mehrwerte von KI und Automatisierung aufzuklären und somit Arbeitserleichterungen für die Mitarbeitenden zu schaffen.

Auffällig ist: Befragte im Alter von 45 Jahren und älter (43%) wünschen sich signifikant häufiger eine einfachere Bedienung digitaler Tools als 18- bis 44-Jährige (30%). Zudem wollen 44% der älteren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine bessere Schulung und Unterstützung. Nur ein Drittel der jüngeren wünscht dies. Umso wichtiger ist es, Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen gezielt auf die Bedürfnisse verschiedener Altersgruppen abzustimmen.

In vielen Unternehmen scheint das Digital-Workplace-Potenzial noch nicht voll ausgeschöpft zu werden. Gerade in Zeiten von demografischem Wandel und Arbeitskräftemangel wird ein sicherer, intuitiv nutzbarer und auf die wichtigsten Kerninstrumente reduzierter Digital Workplace aber zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Zudem gilt es KI- und Automatisierungs-Tools bereitzustellen, damit Mitarbeitende von Routineaufgaben entlastet werden und wieder mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben.

Mitarbeitende sollen sich an ihrem Arbeitsplatz wohl und zufrieden – und nicht gestresst fühlen. Umso wichtiger ist es, die für sie relevanten digitalen Tools an einem zentralen Ort zusammenzuführen und so die Kommunikation und Zusammenarbeit für alle Mitarbeitenden zu vereinfachen. Dank KI und Automatisierung lassen sich heute zudem das Wissensmanagement und die Content-Erstellung deutlich intelligenter gestalten. So können z. B. Chatbots dabei helfen, personalisierte und relevante Antworten auf drängende Fragen der Mitarbeitenden zu geben.