Ein wirksamer Hebel in Zeiten von New Work liegt in der Verbindung agilen Arbeitens mit den Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz. Wer beides sinnvoll kombiniert – Methoden, Tools und Haltung – schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern auch ein Arbeitsumfeld, das Menschen ins Handeln bringt und Organisationen anpassungsfähiger macht. Ein praxisnaher Gastartikel von Dr.-Ing. Arne Engelbrecht, SALT AND PEPPER Gruppe.
Neue Erwartungen an die Zusammenarbeit
Unsere Arbeitswelt verändert sich rasant – durch Krisen, technologische Entwicklungen und neue Erwartungen an Zusammenarbeit. Doch bei all dem Wandel bleibt eines gleich: Der Erfolg eines Unternehmens hängt vor allem von den Menschen ab.
Wer es schafft, Teams zufrieden, motiviert und wirksam arbeiten zu lassen, gewinnt. Denn zufriedene Mitarbeitende sind nicht nur produktiver, sondern bleiben auch eher im Unternehmen.
Gleichzeitig wachsen die Herausforderungen: Zwischen Skill-Mangel auf der einen und Massenentlassungen auf der anderen Seite verlieren viele die emotionale Bindung zur Arbeit.
Die Frage ist: Wie lässt sich ein Umfeld schaffen, das Menschen stärkt und so Leistung möglich macht?
Agil denken, digital handeln
New Work ist weit mehr als die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten oder digitale Tools wie Slack oder Trello zu nutzen. Es geht um eine grundlegende Neugestaltung von Arbeit – so, dass sie sowohl wirksam als auch menschlich wird. Im Zentrum stehen Prinzipien wie Transparenz, Eigenverantwortung und kontinuierliches Lernen.
Agile Methoden wie Scrum, Kanban, Lean Office oder regelmäßige Retrospektiven bieten den Rahmen dafür. Sie helfen Teams, schneller Entscheidungen zu treffen, Prioritäten flexibel zu setzen und offen über Herausforderungen zu sprechen. Gleichzeitig fördern sie eine Kultur, in der Fehler als Lernchance verstanden werden und in der jede Stimme zählt.
Zentrale Rolle digitaler Tools
Digitale Tools spielen dabei eine zentrale Rolle – nicht als Selbstzweck, sondern als Enabler. Microsoft 365 etwa kann die Zusammenarbeit über Standorte hinweg erleichtern, Automatisierungstools wie Power Automate oder Zapier reduzieren manuelle Routinen, und KI-gestützte Assistenten wie ChatGPT unterstützen bei Analysen, Textarbeit oder im Wissensmanagement.
Richtig eingesetzt schaffen sie spürbare Entlastung im Alltag, erhöhen die Transparenz in Prozessen und geben Teams den Freiraum, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: kreative Lösungen, Kundennutzen und Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Doch Tools allein reichen nicht, um erfolgreich agil zu arbeiten. Entscheidend ist, wie sie genutzt werden – und ob Mitarbeitende in der Lage sind, sie sinnvoll einzusetzen. Das gelingt, wenn sie durch praxisnahe Formate, Trainings im Alltag oder kollegiale Lernformate wie „Tool-Days“ Schritt für Schritt an neue Arbeitsweisen herangeführt werden.
So wird aus einem Methodenkoffer ein echter Kompetenz-Booster – und Veränderung ein selbstverständlicher Teil der Arbeitskultur.
Mit Agilität und KI Großes bewirken
Agilität entfaltet ihre Wirkung nämlich nur dann, wenn sie nicht als Buzzword behandelt wird, sondern mit Substanz gefüllt ist. Sie braucht klare Strukturen, die gleichzeitig genug Spielraum lassen. Dazu gehören Rollen mit echten Verantwortlichkeiten, regelmäßige Feedbackschleifen und Prozesse, die sich flexibel an Veränderungen anpassen lassen.
Agiles Arbeiten bedeutet nicht Chaos oder ständige Umorganisation – sondern Klarheit über Ziele, Transparenz im Team und das Vertrauen darauf, dass gute Lösungen oft im Dialog entstehen. Dabei verändert sich auch Führung grundlegend: weg vom Kontrollmechanismus, hin zur unterstützenden Begleitung. Gute Führungskräfte schaffen Räume für Entwicklung, erkennen Potenziale und fördern Eigenverantwortung – ohne dabei selbst die Orientierung zu verlieren.
Künstliche Intelligenz verstärkt den Wandel
Künstliche Intelligenz übernimmt repetitive Aufgaben, erkennt Muster in komplexen Daten und bietet konkrete Handlungsempfehlungen. Ob beim Analysieren von Kundenfeedback, bei Meeting-Zusammenfassungen oder dem Priorisieren von Aufgaben – KI kann heute schon in vielen Bereichen unterstützen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sie sinnvoll zu integrieren: mit einem klaren Ziel, einem bewussten Umgang mit Daten und Mitarbeitenden, die wissen, wie sie KI gewinnbringend nutzen können. Formate wie ein „KI-Führerschein“, Prompt-Trainings oder interaktive Lernformate sorgen dafür, dass nicht nur einzelne Expert:innen profitieren, sondern ganze Teams sicher im Umgang mit KI werden.
Wenn Agilität und KI zusammenwirken, entsteht mehr als Effizienz: Teams kommunizieren offener, Prozesse laufen reibungsloser, und Mitarbeitende erleben wieder mehr Sinn in ihrer Arbeit. Statt sich von Technologie überfordert zu fühlen, erfahren sie, wie Tools sie stärken – und wie sie selbst aktiv Zukunft mitgestalten können.
Praxisbeispiel: Agile Transformation in der Versicherungsbranche
Wie eine solche agile Transformation in etablierten Unternehmensstrukturen gelingen kann, zeigt ein Praxisbericht aus der Versicherungsbranche: Im Rahmen eines umfassenden Transformationsvorhabens stellte eine große Versicherungsabteilung mit über 100 Mitarbeitenden ihre Arbeitsweise auf agile Prinzipien um. Im Zentrum stand die Erkenntnis, dass Agilität nicht standardisiert implementiert werden kann, sondern teamindividuelle Entwicklungswege erfordert.
Über einen Zeitraum von zwölf Monaten wurden 14 Teams differenziert begleitet – ausgehend von einem initialen „Agile Check“, der den Reifegrad in Bereichen wie Kultur, Führung und Prozessen analysierte. Aufbauend darauf setzten die Teams eigenständig Entwicklungsschwerpunkte und wurden durch regelmäßige Reflexions-Workshops, begleitenden Coachings sowie themenspezifische Impulsformate unterstützt.
Die Herausforderungen waren dabei vielfältig: von grundlegendem Unverständnis für agile Prinzipien über generationsbedingte Vorbehalte bis hin zu tiefgreifende Konflikte innerhalb einzelner Teams. Der strukturierte aber zugleich flexible Ansatz ermöglichte es, Führungskräfte zu agilen Leadern zu entwickeln, Retrospektiven als wirksames Kommunikationsinstrument zu etablieren und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden deutlich zu stärken. Entscheidend für den nachhaltigen Erfolg waren dabei vor allem kontinuierliche Impulse sowie die konsequente Ausrichtung der Strategie an den jeweiligen Teamdynamiken – ein Ansatz, der Agilität nicht als Ziel, sondern als Lernprozess versteht.
Mit der New Work Decoded Toolbox ins Tun kommen
Dieses Beispiel zeigt: Organisationen, die jetzt aktiv gestalten wollen, brauchen keine perfekte Strategie – sie brauchen den Mut zum ersten Schritt. Eine „New Work Decoded“-Toolbox unterstützt dabei mit praxiserprobten Methoden, verständlichen Tools und einem klaren Mindset: Agilität, digitale Werkzeuge und KI gehören zusammen – nicht als Selbstzweck, sondern als Antwort auf die Fragen von heute und morgen.
Die Toolbox bringt Menschen ins Tun. Sie hilft Teams, sich selbst besser zu organisieren. Sie entlastet Führung, ohne Autorität zu verlieren. Und sie zeigt, wie sich KI sinnvoll und wirksam im Alltag nutzen lässt.
So entsteht eine neue Arbeitsrealität:
- mit Verantwortung statt Überforderung
- mit Klarheit statt Chaos
- mit Technologie, die den Menschen stärkt
Wer jetzt die richtigen Impulse setzt, schafft mehr als Produktivität – und legt den Grundstein für eine Arbeitswelt, in der Menschen ihr Potenzial wirklich entfalten können.
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