Der Wirtschaftsstandort Deutschland ächzt unter der überbordenden Bürokratie. Allein die deutsche Lohnbuchhaltung gilt als die zweitkomplexeste der Welt. Das spüren besonders die Personalabteilungen kleiner und mittlerer Unternehmen. Denn oft sind es HR-Manager, die sich in Betrieben mit bis zu 150 Mitarbeitern um die Lohnabrechnung kümmern. Doch HR-Experten sind keine ausgebildeten Lohnabrechner, die mit allen Feinheiten des deutschen Steuerrechts vertraut sind.
HR braucht also dringend Unterstützung bei der Payroll. Zum Glück gibt es die – und zwar meist in Form von Steuerkanzleien und Lohnbüros. Nur durch die Zusammenarbeit mit externen Lohnprofis sparen Personalverantwortliche bei der Lohnabrechnungsbürokratie die Zeit, die sie benötigen, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Aber das gelingt nur dann effizient, wenn HR sich umfassend digitalisiert, zeigt Ivana Baumann, HRworks.
Warum HR oft die Payroll übernimmt – und Hilfe braucht
Gerade für kleine und mittlere Betriebe ist es selten wirtschaftlich, einen eigenen Payroll-Spezialisten einzustellen. Denn in Betrieben dieser Größe ist eine Person kaum vollständig mit der Lohnabrechnung ausgelastet. Was die Personalkosten für KMU noch weiter in die Höhe treibt: Idealerweise benötigen Firmen einen zweiten Lohnexperten, um sich vor Arbeitsausfällen durch Krankheit und Urlaub abzusichern.
Häufig sind es deshalb Personalabteilungen, die sich innerhalb von KMU neben ihrer eigentlichen Arbeit darum kümmern, die Löhne aller Mitarbeiter abzurechnen. HR-Manager kennen sich jedoch selten mit sämtlichen Besonderheiten des deutschen Steuerrechts aus: Von der betrieblichen Altersvorsorge über den privat genutzten Firmenwagen bis hin zur doppelten Haushaltsführung gibt es viele Regelungen und Gehaltsmodelle, die spezifische Kenntnisse erfordern. Komplizierte Sonderfälle sind da vorprogrammiert. Das macht es für Mitarbeiter im Personalwesen praktisch unmöglich, alle Details der Lohnabrechnung zu kennen.
Oder mit anderen Worten: Wenn kleine und mittlere Betriebe ihre Lohnbuchhaltung an ihre HR übertragen, sparen sie zwar Geld. Sie gehen aber auch das Risiko ein, Löhne und Gehälter falsch abzurechnen. Um Fehler bei der Entgeltabrechnung zu vermeiden, sind HR-Experten daher zwingend auf die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Lohnbüros angewiesen.
Digitale Lösungen als Gamechanger: So meistert der Mittelstand die Payroll-Bürokratie
Natürlich sind digitale Tools nicht in der Lage, bürokratische Vorgaben zu beseitigen. Sie erleichtern aber den Umgang mit ihnen enorm. Und das ist ein wichtiger Schritt, um HR-Abteilungen entscheidend von der Payroll-Bürokratie zu entlasten und ihnen Handlungsspielräume zurückzugeben. Die Digitalisierung der Entgeltabrechnung betrifft vor allem zwei Aspekte: zum einen die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Und zum anderen die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Lohnbüros.
Mit der passenden Software-Lösung decken Unternehmen dabei gleich beide Bereiche ab. Dafür ist HR-Software ideal. Schließlich enthalten gerade HR-Tools lohnrelevante Stamm- und Bewegungsdaten, wodurch sie ideal zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung sind. HR-Software-Lösungen erleichtern zudem die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien über Schnittstellen zu Lohnprogrammen wie beispielsweise DATEV oder ADDISON. Also zu den Programmen, mit denen Steuerberater und Lohnbüros arbeiten.
Effizient, schnell und einfach: Wie die digitale Zusammenarbeit funktioniert
Die Schnittstellen sind dabei zentral, um die Lohnbuchhaltung für KMU vollständig zu digitalisieren und so HR-Mitarbeitern viel Arbeit zu ersparen. Schließlich übermitteln sie darüber die lohnrelevanten Daten aus der HR-Software an die Lohnprogramme ihrer externen Payroll-Dienstleister. Diese führen dann die eigentliche Lohnabrechnung mit DATEV & Co. durch. Über die Schnittstellen erhalten Personalverantwortliche im Anschluss die verarbeiteten Lohninformationen und fertigen Gehaltsdokumente in ihrer HR-Software.
Indem HR auf digitale Tools zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung setzt und diese direkt mit den Lohnprogrammen ihrer Steuerberater verknüpft, beschleunigt sie den gesamten Payroll-Prozess. Statt Excel-Listen mit Lohndaten mühsam auszuwerten und zu vervollständigen, liegen die Daten bereits in der Software vor.
Und anstatt sie per Mail oder ausgedruckt per Post an den eigenen Steuerberater oder das zuständige Lohnbüro zu senden, reichen nur wenige Klicks, um sie per Schnittstelle weiterzugeben. Das spart enorm viel Zeit, vermeidet dabei aber auch Fehler, die durch das händische Übertragen von Daten entstehen.
Haftungsfrage Lohnabrechnung – wieso Steuerberater wichtig bleiben
Inzwischen drängen zunehmend Software-Lösungen mit dem Versprechen auf den Markt, Unternehmen seien dank ihrer Hilfe in der Lage, ihre Lohnbuchhaltung vollkommen selbst zu übernehmen. Was zuerst gut klingt, bringt Unternehmen abermals an den Punkt, dass sie dann wieder selbst einen speziell ausgebildeten Lohnexperten innerhalb ihrer Firma benötigen. Denn Gesetze sind interpretationsfähig, sodass Software-Lösungen nie alle Fälle und Eventualitäten abdecken.
Dadurch besteht für Firmen und Betriebe ein großes Risiko. Schließlich sind sie komplett dafür haftbar, dass sie zum Beispiel sämtliche Sozialversicherungsbeiträge korrekt und rechtzeitig abführen. Kümmern sich also HR-Experten ohne fundiertes Fachwissen nur “nebenbei” um die Lohnabrechnung, gehen Unternehmen dadurch ein hohes finanzielles Wagnis ein.
Genau aus diesem Grund ist für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene Payroll-Expertise die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Lohnbüros attraktiv: Einerseits garantieren diese mit ihrem Know-how korrekte Lohnabrechnungen. Und andererseits übernehmen sie für Firmen die Haftung, falls sie wider Erwarten doch einen Fehler gemacht haben.
Bye-bye Effizienzkiller Payroll-Bürokratie
Die deutsche Entgeltabrechnung ist kompliziert und wird es wahrscheinlich auch bleiben. Daran kann HR nichts ändern. Doch was HR dank digitaler Lösungen ändern kann: sich nicht mehr von der Payroll-Bürokratie ausbremsen zu lassen.
Wie HR-Software endlich wieder Freiräume für HR schafft
HR-Software wie HRworks vereinfacht die Entgeltabrechnung in jeder Hinsicht – von der vorbereitenden Lohnbuchhaltung bis zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Lohnprogrammen wie DATEV. Dadurch bekommen HR-Abteilungen Handlungsspielräume zurück, die sie auch dringend brauchen, um sich auf ihre Kernaufgaben wie Recruiting und Personalentwicklung zu konzentrieren.
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