Wie viel Zeit verschwenden wir wirklich mit schlechter Kommunikation? Büroangestellte verbringen im Schnitt 3,1 Stunden pro Tag damit, berufliche E-Mails zu bearbeiten – das sind fast zwei volle Arbeitstage pro Woche! Missverständnisse in E-Mails kosten nicht nur Zeit, sondern führen oft zu doppelter Arbeit. Ein Grund dafür ist der Trend zum hybriden Arbeiten. Meetings könnten hier Abhilfe schaffen – wenn sie richtig geplant werden. Doch viele Unternehmen setzen noch immer auf veraltete Buchungssysteme. Bis zu 50% der Meetings gelten als unproduktiv.
Kommunikation im Unternehmen: Meetings vs. E-Mails
Meeting oder E-Mail? Die Frage ist älter als viele Unternehmen selbst. Beide Kommunikationsmöglichkeiten gelten als ineffizient, und das aus verschiedenen Gründen. In einer Umfrage unter Beschäftigten aus verschiedenen Unternehmen gaben 44% an, dass die erhaltenen E-Mails oft missverständlich sind. Um diese Unstimmigkeiten zu klären, müssen sie sich im Anschluss trotz Nachricht nochmal mit dem Absender austauschen. Dadurch geht wertvolle Arbeitszeit verloren: Ganze 11,5 Tage verlieren Arbeitnehmende pro Jahr durch ineffektive Kommunikation.
Die Informationen aus E-Mails können häufig falsch interpretiert werden. Eine Möglichkeit für den effektiveren Austausch könnten also Meetings sein, die eine direkte Kommunikation und somit die sofortige Klärung von Fragen ermöglichen. Doch auch diese haben den Ruf, zeitaufwendig und dafür wenig gewinnbringend zu sein. Über ein Drittel der Arbeitszeit nutzen Arbeitnehmende, laut einer Studie, für Besprechungen. Knapp die Hälfte der Befragten sieht die vielen Meetings als nicht notwendig an, und weitere 53% glauben, dass der Inhalt der Besprechung auch in eine E-Mail gepasst hätte.
Konferenzen hingegen bieten großes Potenzial für ein optimiertes Arbeiten im Team: Richtig umgesetzt führen Besprechungen zu weniger Missverständnissen und schnelleren Entscheidungsprozessen. Herausfordernd ist im New Work Zeitalter eher die Zusammenführung von remote und on-premise arbeitenden Teams, sowie der Zeitaufwand des Buchungsvorgangs.
Das verleitet schnell zu asynchroner Kommunikation via Mail und Co – inklusive Informationsflut. Um hybride Meetings also wieder attraktiver und effizienter für alle Parteien zu gestalten, können neue Tools helfen, die Organisation und Planung zu vereinfachen.
KI, Technik, Software: Was braucht es wirklich für effiziente Meetings?
Deutsche Büros haben eine bittere Pille zu schlucken: Nur 15% der Besprechungsräume in Unternehmen sind mit moderner Videotechnik ausgestattet – dabei ist diese entscheidend für die Zusammenarbeit von Remote- und Vor-Ort-Mitarbeitenden. KI und Sensoren spielen ebenfalls eine Schlüsselrolle: Sie überwachen in Echtzeit die Raumauslastung und sorgen dafür, dass der passende Raum mit der richtigen Ausstattung – von Raumgröße bis Temperatur – automatisch gebucht wird. Das spart Zeit und reduziert Planungsaufwand. Sollte ein Meetingraum mal gebucht aber nicht genutzt werden, kann dieser via Software über die No-Show-Funktion wieder freigegeben werden.
Anders als E-Mails bieten Meetings die Chance, die Kommunikation innerhalb des Teams zu verbessern. Besprechungen fördern den Austausch und stärken das Vertrauen im Team. Dabei kann die richtige Ausstattung – oder sogar ein leckeres Catering – den Unterschied machen. Und mal ehrlich, wer würde einem geschäftsfördernden Beschluss bei einer Konferenz mit Apfelstrudel schon widerstehen? Schließlich geht Liebe – und vielleicht auch Erfolg – durch den Magen.
Quelle: Pressemitteilung LIZ
Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer (Personalmagazin 05/22) betreibe ich diese Website und das gleichnamige 
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