Die Experten von Hogan Assessments haben drei Schlüsselaspekte identifiziert, die Ihnen helfen können, sich zu entspannen und gleichzeitig Ihr Team wie eine gut geölte Maschine laufen zu lassen. Hier lesen Sie die Ergebnisse.
Wie eine erfolgreiche Planung der Urlaubszeit gelingt
Sommermonate sind eine Herausforderung. Die Belegschaft motiviert zu halten, kann für Arbeitgeber oftmals eine große Herausforderung darstellen und Unternehmen müssen sich unbedingt auf die Urlaubszeit ihrer Mitarbeitenden vorbereiten. Schließlich soll die Produktivität während dieser Zeit nicht zu Lasten kommen und ein reibungsloser Ablauf muss weiterhin sichergestellt werden, ohne den Urlaub in einer Tour unterbrechen zu müssen.
Die Experten von Hogan Assessments, dem globalen Marktführer für Persönlichkeitstests und Führungskräfteentwicklung, haben daher einige Schlüsselbereiche identifiziert, die zu einer erfolgreichen Urlaubsplanung beitragen – und bieten professionelle Beratung, wie sich geeignete Strategien am besten umsetzen lassen.
Tipp Nr. 1:
Planen Sie voraus! Wer ist verfügbar? Was steht an? Was wird gebraucht? Suchen Sie Antworten hierzu noch vor den Sommermonaten
Noch bevor die Urlaubsanträge eintreffen, sollte sich das Management bereits zusammensetzen und überlegen, welche Arbeitsbelastung in den Sommermonaten auf ihre Teams zukommt. Aus geschäftlicher Sicht gilt es, zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen. Wie viel Arbeit wird das Unternehmen in den Hauptreisemonaten haben? Werden ein oder zwei Wochen besonders ausgelastet sein? Dann sollte eventuell eine Urlaubssperre bzw. ein Reisestopp für diese Zeit verhängt werden (mit Ausnahmen für Reisen in Notfällen).
Es mag offensichtlich klingen, aber eine gute Kommunikation ist entscheidend, wenn man die Zeit- und Urlaubspläne zahlreicher Personen koordinieren möchte. Manager können sich ihre Arbeit deutlich einfacher machen, indem sie sich schon vorab an jedes Teammitglied wenden und nach deren Urlaubsplänen für den Sommer fragen. Auch auszufüllende Urlaubsplaner oder Kalender können dazu beitragen, Teamanfragen besser zu visualisieren und potenzielle Lücken bei der Besetzung schon vorab zu erkennen.
Durch geeignete Planung und ein proaktives Vorgehen können Unternehmen einen reibungslosen Ablauf in den Sommermonaten gewährleisten. Wenn beispielsweise bereits mehrere Mitarbeitende Urlaub für eine bestimmte Woche geplant haben, sollte man eventuell nachfragen, ob jemand seine Pläne nach hinten oder nach vorn verschieben kann. Das ist natürlich nicht immer möglich. Aber es ist oft überraschend, wie flexibel Menschen sein können, wenn man effektiv mit ihnen kommuniziert.
Tipp Nr. 2:
Nutze Sie die Zeit um Entwicklungschancen zu bieten! Nachwuchstalent können ihre erworbenen Fähigkeiten unter Beweis stellen und neue Aufgaben anpacken
Der Sommer ist auch eine Zeit der Entwicklung. Ohne Motivation lässt das Engagement der Teammitglieder oft nach. Aber es gibt hier eine perfekte Mögflichkeit sowohl Lücken zu füllen als auch das verbleibende Team engagiert zu halten. Der Urlaub eines Kollegen kann eine einmalige Gelegenheit für die berufliche Weiterentwicklung eines anderen Kollegen darstellen. Die Sommermonate sind mitunter der ideale Zeitpunkt, jungen Talenten die Möglichkeit zu geben, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und neue Fähigkeiten zu erwerben, während sie erfahrenere Arbeitskräfte vertreten.
Daher sollten Manager diese Zeit nutzen, um mit vielversprechenden Mitarbeitenden geeignete Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung zu besprechen. Eine effektive Übergabe und Training vorab sind dabei sehr wichtig, besonders wenn Teammitglieder längere Zeit im Urlaub sind.
Ein Handover bietet weniger erfahrenen Mitarbeitenden eine ausgezeichnete Entwicklungschance, da sie die Möglichkeit haben, Aufgaben von erfahreneren Kolleginnen oder Kollegen zu übernehmen. Achten Sie darauf, die Vertretungsperson nicht zu überlasten und sie angemessen zu unterstützen. Wer jemanden im Urlaub vertritt, sollte nicht gestresst sein oder mit einer doppelten Arbeitsbelastung klarkommen müssen.
Tipp Nr. 3
Vergessen Sie nicht Ihre Rückkehr und den Wiedereinstieg! Unterstützen Sie Teammitglieder nach ihrer Rückkehr aus dem Urlaub – Langsam ist sanft, sanft ist schnell!
Nach dem wundervollen Urlaub kann es schwerfallen, sich wieder an den Arbeitsalltag zu gewöhnen. Selbst unter den engagiertesten Teams können die Anforderungen dann schnell über den Kopf wachsen: Selbst wenn Nachwuchstalente erfolgreich aushelfen, ist es nicht ungewöhnlich nach der Rückkehr mit einem überfüllten Posteingang oder knappen Fristen zu kämpfen. Dies kann schnell die Entspannung des Urlaubs zunichte machen.
Wer nach dem Urlaub ins Büro zurückkehrt, erlebt oft ein Gefühl der Enttäuschung oder gar Angst, was natürlich weder der Arbeitsmoral noch der Produktivität zuträglich ist. Führungskräfte müssen daher sicherstellen, dass ihre Teammitglieder während der Sommermonate, aber insbesondere auch nach der Rückkehr aus dem Urlaub motiviert und engagiert bleiben.
Informelle Rückkehrgespräche nach einem Urlaub sind hier eine einfache Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu steigern und Teammitgliedern bei der Priorisierung ihrer Arbeitslast zu helfen. Planen Sie diese einfach für den Morgen des ersten Arbeitstags ein. Sie können dabei einen kurzen Überblick über den aktuellen Status von Projekten geben und die Mitarbeitenden über wichtige Ereignisse oder Neuigkeiten während ihrer Abwesenheit informieren. Manager können ihren Teams auch dabei helfen, eine Liste dringender Aufgaben zu erstellen. So weiß jeder Einzelne genau, was sofort erledigt werden muss und was ein wenig warten kann.
Gespräche wie diese können den Teammitgliedern verdeutlichen, dass sie Gehör finden und entsprechend unterstützt werden. Das baut Stress ab und sorgt für einen reibungslosen Übergang: vom Urlaubsmodus zurück in den Arbeitsmodus.
Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer (Personalmagazin 05/22) betreibe ich diese Website und das gleichnamige 
Newsletter