Onboarding und Offboarding automatisieren

Wie Sie 2023 Ihren Onboarding- und Offboarding-Prozess automatisieren können

Prozesse im Onboarding und Offboarding automatisieren und trotzdem personalisieren. Das sind die Wünsche vieler HR-Abteilungen. Wie Sie diesem Ziel näher kommen können, verrät Jesse Finn, Talmundo, in diesem Advertorial.

Personalisiertes, aber auch konstantes Onboarding

Das ist es, wonach heute jede Personalabteilung strebt. Und auch, obwohl das die Messlatte hoch setzt, gibt es einen leistungsstarken, oft missverstandenen Prozess, der helfen kann: die Automatisierung. Da Unternehmen auf der ganzen Welt wie nie zuvor Mitarbeitende einstellen und die Verfügbarkeit von Arbeitskräften knapp ist, kann die Zeitersparnis durch eine gute Automatisierung die Belastung reduzieren und Zeit für hochwertige Aktivitäten freisetzen.

Hauptvorteile der Automatisierung

  • Zeitersparnis
  • Fehlervermeidung
  • Sichere Datenerfassung

Unternehmen (und neue Mitarbeiter:innen!) können von intelligenten, automatisierten HR-Prozessen so viel mehr profitieren als nur reine Zeitersparnis. Das Onboarding wird zu einem sehr wirkungsvollen HR-Prozess, wenn alle Aspekte zu einer inspirierenden, ansprechenden Erfahrung zusammenkommen. Auch wenn persönliche Interaktionen, von Angesicht zu Angesicht, immer der Schlüssel bleiben werden, gibt es auch viele Möglichkeiten, wie Sie die Mitarbeiter:innenerlebnisse automatisieren können.

Lassen Sie uns loslegen!

So automatisieren Sie die Onboarding-Verwaltung

Eine einwandfreie Onboarding-Administration legt den Grundstein dafür, was ein neuer Mitarbeitender von seiner Zeit in einem neuen Unternehmen erwarten kann. Es ist die Grundlage, auf der alle anderen Aspekte des Onboardings beruhen. Und obwohl die Automatisierung der Verwaltung wie etwas erscheinen mag, das Sie hauptsächlich aus zeitsparenden Gründen tun würden, ist es viel mehr als das.

Eine gute, automatisierte Verwaltung kann für eine neue Mitarbeiterin einen großen Beitrag leisten. Untersuchungen zeigen, dass die Fähigkeit, den Job auszuführen und so schnell wie möglich zu Unternehmensaktivitäten beizutragen, bei der Definition der Gesamterfahrung eines Onboardee eine Schlüsselrolle spielt.

Ohne den richtigen Zugang, die richtigen Ressourcen und den richtigen Kontext zu laufenden Projekten wird dies unglaublich schwierig sein. Der Onboarding-Administrator kommt zur Hilfe und stellt sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen von Anfang an alles haben, was sie für ihre Arbeit benötigen.

2 Aufgaben zur Automatisierung der Verwaltung

Einfach – Vorlagen für E-Mails und der Terminplanung

Im Durchschnitt müssen Onboardees im Rahmen eines Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter:innen mehr als 54 Aufgaben erledigen. Das sind eine Menge Follow-Up- und Erinnerungs-E-Mails, die die Personalabteilung immer wieder erstellen und versenden muss. Das Arbeiten mit Vorlagen und zeitlich geplanten E-Mails ist eine einfache Möglichkeit, einen Teil des Verwaltungsaufwandes zu verringern.Mit der Mitarbeitenden-Onboarding-App von Talmundo können Sie in großem Maßstab automatisierte und personalisierte Kommunikation für Tausende von Neueinstellungen bereitstellen. Es ist so einfach, Ihre E-Mail einmal zu erstellen und unser Tool zu verwenden, um diese E-Mail in dem Moment zuzustellen, in dem Ihre Mitarbeiterin sie am dringendsten benötigt.

Fortgeschritten – Automatisierte und integrierte Formulare und Umfragen

Regelmäßiges Feedback ist eine hervorragende Möglichkeit für die Personalabteilung, die ersten Wochen und Monate im Job eines neuen Mitarbeiters im Auge zu behalten und Ihnen die Möglichkeit zu geben, den Kurs gegebenenfalls zu korrigieren.Mit der Onboarding-App von Talmundo können HR-Teams jeden Datenerfassungsprozess automatisieren. In-App-Formulare, die in Ihren HR-Kern integriert sind, bieten eine sichere und zuverlässige Möglichkeit, Verträge, Pässe und andere sensible Daten anzufordern. Und automatisierte Feedback-Umfragen stellen sicher, dass Sie jedem neuen Mitarbeiter:innen einheitlich Fragen stellen, die relevante Daten liefern.

Wie Sie das Onboarding-Erlebnis durch Automatisierung verbessern können

Während es bei der Verwaltungsarbeit darum geht, Aufgaben abzuhaken, ist „Erfahrung“ viel weicher und schwieriger zu schaffen und zu beeinflussen. Es geht oft darum, WIE Sie etwas tun, nicht nur, WAS Sie tun. Es bringt Faktoren wie menschliche Beziehungen, kulturelle Übereinstimmung, Team-Engagement und mehr ein, die eine Schlüsselrolle für den Erfolg beim Onboarding spielen. Und während sich ein Großteil der eigentlichen Erfahrung während der Einführungs- und Integrationsphase des Onboardings entfaltet, kann die Personalabteilung die Automatisierung nutzen, um die Dinge in die richtige Richtung zu lenken.

2 Aufgaben um die Erfahrungen zu Automatisieren

Einfach – Richten Sie wiederkehrende Aufgaben ein

Das Schlimmste, was beim Onboarding passieren kann, ist, dass neue Mitarbeiter:innen vergessen werden. In der Personalabteilung können Sie wiederkehrende Aufgaben nutzen, um sich über die wichtigsten Aspekte der Reise neuer Mitarbeitender zu informieren. Die Frage, wie deren Woche verläuft und ob sie alles haben, was sie brauchen, kann viel dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter:innen wertgeschätzt fühlen.

Mit der Onboarding-App von Talmundo können Sie ein Framework erstellen, das Managern, wichtigen Kontakten und anderen Stakeholdern in entscheidenden Momenten automatisch Aufgaben zuweist, um neue Teammitglieder zu erreichen und zu überprüfen, wie ihr Onboarding verläuft.

Fortgeschritten – Automatisierte Buddy-Programme

Mindestens eine Person zu haben, die sich um eine Neueinstellung kümmert, der nicht in die Berichtslinien involviert ist, kann entscheidend für die Onboarding-Erfahrung sein. Durch die Gestaltung eines einfach zu wiederholenden Buddy-Programms stellen Sie sicher, dass Sie das Rad nicht mit jedem Onboardee neu erfinden müssen.

Mit der Onboarding-App von Talmundo können Sie jeden Aspekt eines wirkungsvollen Buddy-Programms in großem Maßstab automatisieren. Wenn Sie über die Integration von Talmundo in Ihr ATS- oder HR-Kernsystem neue Mitarbeitende erstellen, wählen Sie einfach einen Buddy aus, und alle zukünftigen Mitteilungen, Aufgaben, Bildungsinhalte und Rückmeldungen zu Ihrem Buddy-Programm erledigen sich von selbst.

Offboarding-Automatisierung vollendet den Prozess

Während das Onboarding für Unternehmen auf der ganzen Welt zu einem Muss geworden ist, achten viele jetzt auch genau auf ihre Offboarding-Prozesse. Mitarbeiter:innen, die Ihr Unternehmen verlassen, sind nach wie vor wichtige Stakeholder und können bei einem guten Offboarding weiterhin starke Markenbotschafter sein. Und genau wie beim Onboarding gibt es viele Aufgaben und Prozesse, die von einer soliden Automatisierungsstrategie profitieren, die soziale, rechtliche und Business-Continuity-Aspekte abdeckt.

Aber Offboarding geschieht nicht isoliert. Das Offboarding eines Teammitglieds wirkt sich oft direkt auf das Onboarding eines neuen Mitarbeiters aus. Korrekte Dokumentation, guter Wissenstransfer und ein detaillierter Überblick über laufende Projekte sind nur drei Beispiele dafür, wie ein automatisiertes Offboarding zu einem reibungslosen Start einer neuen Einstellung beiträgt. Es gibt also mehr als einen Grund, mit der Automatisierung Ihrer Offboarding-Prozesse zu beginnen, es ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

2 Aufgaben zur Automatisierung des Offboardings

Einfach – Geplante Offboarding-Schulung

Während sich Ihre Teammanager darauf konzentrieren, die täglichen Geschäftsergebnisse zu liefern, ist ein angemessenes Offboarding wahrscheinlich etwas, in dem sie nicht sehr erfahren sind oder über die Bandbreite verfügen, um es selbst herauszufinden. Verwenden Sie geplante E-Mails, um Ihre Manager über den Offboarding-Prozess Ihres Unternehmens zu informieren. Dies kann alles umfassen, von rechtlichen Hinweisen bis hin zu „How to say goodbye“-Leitfäden.

Mit der Offboarding-App von Talmundo können Sie eine ganze Reihe von E-Mails, Inhalten und Aufgaben speziell für Manager automatisieren, um es ihnen leicht zu machen, Mitarbeiter:innenn, die das Unternehmen verlassen, ein würdiges Offboarding-Erlebnis zu bieten.

Fortgeschritten – Automatisieren Sie Offboardee-Aufgaben in großem Umfang

Blockierte Logins, verlorene Dateien, vergessene Konten – wir alle haben es schon erlebt. Ein schlechtes Offboarding kann Teams und neue (Ersatz-)Mitarbeiter:innen oft zurückwerfen, da sie laufende Projekte von Grund auf neu durchdenken müssen.

Mit Tasks by Talmundo können Sie einen Rahmen mit wesentlichen Aufgaben entwerfen, die ausscheidende Mitarbeiter:innen erledigen müssen, zugeschnitten auf Abteilung oder Standort. Automatisierte Erinnerungen für ausscheidende Teammitglieder stellen sicher, dass die Dinge erledigt werden, ohne dass ein Kontrollkästchen deaktiviert bleibt.

Automatisierung und Daten

Die Automatisierung nimmt Ihnen jetzt die Arbeit ab und schafft ein ansprechendes Erlebnis für die Neueinstellungen und ausscheidenden Mitarbeiter:innen von heute. Aber darüber hinaus liefert es auch People Analytics-Daten, die Sie getrost nutzen können, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Die Onboarding-App von Talmundo gibt der Personalabteilung aussagekräftige Einblicke in die Erledigung von Aufgaben, das Feedback der Neueinstellungen und beliebte Inhalte.

Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Prozesse für die Zukunft verbessern und die Vorteile einer verkürzten Time-to-Productivity, einer verbesserten Mitarbeiter:innenbindung und eines erhöhten Engagements nutzen.

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Wie Sie anfangen sollten

Automatisierung braucht Technik. Wenn Sie eine Automatisierungsstrategie entwerfen, die wertvolle Ressourcen spart, eine fehlerfreie Onboarding- und Offboarding-Verwaltung bietet und alles in einer inspirierenden Mitarbeiter:innenerfahrung vereint, benötigen Sie eine Softwarelösung, auf die Sie sich verlassen können, egal was passiert.

Die branchenführende Onboarding- und Offboarding-App von Talmundo basiert auf Automatisierung im Kern, sodass Sie sich auf die menschliche Seite der Personalabteilung konzentrieren können. Wenden Sie sich an eines unserer freundlichen Teams, um die gesamte Palette der Automatisierungsfunktionen aus erster Hand zu sehen.

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Jesse Finn

Jesse Finn

 

Jesse Finn is an HR onboarding expert and the Co-founder & Creative Director of NoNonsense Studio, a marketing studio with a passion for telling stories that matter.

Originally from New Zealand, Jesse is now based in Amsterdam working with a vibrant group of people-first clients, including Talmundo by Talentech, that contribute to a better future of work.

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