Mitarbeitende, die Missstände in ihrem Arbeitsumfeld melden wollen, sind oft verunsichert, denn die Hemmschwellen sind hoch. Eine digitale Lösung kann Abhilfe schaffen, allgemeine Akzeptanz vorausgesetzt. Was Unternehmen dabei beachten sollten, wenn sie eine Whistleblowing-Plattform implementieren, verrät Maurice Canisius.
Missstände im Unternehmen ansprechen
Welche Möglichkeiten haben Mitarbeitende heute, sich gegen Fehlverhalten in ihrem Arbeitsumfeld auszusprechen, bevor sie eine externe Meldung an die Behörden oder Medien entscheiden? Wenn Hinweisgebende Missstände bei ihrem Arbeitgeber aufdecken wollen, sollten klare Wege vorgezeichnet sein.
Oft ist beim Melden eines Problems jedoch genau das Gegenteil der Fall. Es kommt zu unerwarteten und schwierigen Konversationen, die Mitarbeitende mitunter stark verunsichern, anstatt sie zu ermutigen, die Sache weiterzuverfolgen. Spezielle Whistleblowing-Plattformen bieten Unternehmen die Möglichkeit, genau für diesen Fall vorzusorgen. Technologie kann dabei helfen, die oft schwierigen Gespräche anzubahnen und durchzuführen, also den gesamten Kommunikations- und Meldeprozess zu strukturieren.
Das Thema Compliance
Hierbei ist zunächst das Thema Compliance zu berücksichtigen, also die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Regulierungsvorschriften, insbesondere der EU-Hinweisgeberrichtlinie. Deren Ziel ist es, einen sicheren Weg zu schaffen und zu fördern, auf dem Menschen sich gegen Fehlverhalten in ihrem Arbeitsumfeld aussprechen können.
Die Richtlinie führte ein dreistufiges Meldesystem ein: erstens über interne (obligatorische) Meldekanäle der Unternehmen, zweitens über externe zuständige Behörden und drittens durch Offenlegung gegenüber den Medien. Der 17. Dezember 2021 war der Stichtag, bis zu dem alle EU-Mitgliedstaaten die Bestimmungen in ihre nationalen Rechts- und Verwaltungssysteme umsetzen mussten.
Mit der Richtlinie will die Kommission ein hohes Schutzniveau für Personen gewährleisten, die Verstöße gegen das EU-Recht melden. Einzelpersonen sind geschützt, wenn sie Verstöße in einem breiten Spektrum von Bereichen melden. Hierzu zählen
- das öffentliche Auftragswesen
- Finanzdienstleistungen
- Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Produktsicherheit
- Verkehrssicherheit
- Umweltschutz
- Lebensmittelsicherheit
- öffentliche Gesundheit
- Verbraucherschutz sowie der
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten.
Hinweise nach Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Als potenzielle Hinweisgeber kommen aktuelle und ehemalige Beschäftigte, Bewerbende, Praktikant:innen, Selbständige, Anteilseigner und alle Personen in Frage, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten arbeiten.
Unter Compliance-Gesichtspunkten in Zusammenhang mit Hinweisgebenden ist auch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, kurz Lieferkettengesetz, zu berücksichtigen, das am 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist. Das Gesetz regelt die unternehmerische Verantwortung für die Einhaltung von Menschenrechten in den globalen Lieferketten, insbesondere den Schutz vor Kinderarbeit, das Recht auf faire Löhne ebenso wie den Umweltschutz. Davon profitieren die Menschen in den Lieferketten, Unternehmen und auch die Konsumenten.
Hinweisgeber schützen – über Compliance hinaus
Compliance ist wichtig und unverzichtbar. Unternehmen sollten bei der Einführung einer Plattform für Hinweisgebende jedoch einen Ansatz „über reine Compliance hinaus“ verfolgen. Es geht dabei auch um die „psychische Sicherheit“ von Mitarbeitenden in Unternehmen. Bei der Implementierung einer entsprechenden Lösung muss klar sein, dass die Mitarbeitenden das wichtigste Asset im Prozess sind.
Damit ein solches Tool auch Akzeptanz findet, sollte es mehr als nur benutzerfreundlich sein. Unternehmen müssen ein vertrauensvolles Umfeld mit niedrigen Hürden und das Gefühl von Sicherheit schaffen, damit Mitarbeitende eine derartige Plattform überhaupt nutzen wollen. Die Mitarbeitenden müssen spüren, dass die Verantwortlichen ihnen vertrauen und ihre Hinweise beziehungsweise Meldungen nicht als unbedeutend abtun.
Es geht um einen menschlichen Ansatz und darum, eine spezielle Art von Benutzererfahrung zu schaffen. Vor allem müssen Unternehmen eine spezielle Kultur entwickeln, damit Mitarbeitende ein Whistleblowing-Tool nutzen.
Wie sich eine Plattform für Hinweisgeber attraktiv gestalten lässt
Die Einführung muss sich an der Kultur und der Personalabteilung des jeweiligen Unternehmens orientieren. SpeakUp lässt sich für jedes Unternehmen individuell konfigurieren, damit sie zum jeweiligen Umfeld passt. Kommunikation ist dabei das Wichtigste: Unternehmen müssen das Tool ihren Mitarbeitenden aktiv kommunizieren und sie zur Nutzung auffordern. Dass die Einführung einer derartigen Lösung mehr als ein „Nice to have“ ist, gilt es sich mit diesem Grundsatz zu verinnerlichen: „Unterschätze nie die Hemmungen von Mitarbeitern, auf Fehler und Missstände hinzuweisen“.
Der Anbieter People Intouch beispielsweise hat 30 Jahre Erfahrung in diesem Bereich und führt bei Unternehmen zunächst einen „Cultural Scan“ durch, bevor seine Lösung namens SpeakUp bei Kunden implementiert wird. Ein breit aufgestelltes Beratungsteam aus verschiedenen Kulturen, Fachbereichen und Rollen erweist sich hierbei immer wieder als hilfreich, um die Breite der potenziellen Hinweisgebenden bestmöglich zu verstehen. Dadurch gelingt es, Barrieren im Einführungs- und Nutzungsprozess der Software zu reduzieren.
Eine erfolgreiche Plattform für Whistleblowing ist mehr als nur ein Compliance-Baustein. Sie soll zur Nutzung motivieren. Erfolg ist erst dann gegeben, wenn der Softwareanbieter die Lösung so umsetzen und einbinden kann, dass die Mitarbeitenden sie auch wirklich nutzen.
Abgrenzung von einem schwierigen Begriff
Der Begriff „Whistleblowing“ ist aktuell eher negativ konnotiert. Im Kern geht es auch um etwas Anderes: Ein effektives Programm für Hinweisgebende sollte idealerweise verhindern, dass Whistleblowing überhaupt nötig ist. Ziel ist hingegen die Schaffung von Transparenz durch das Einbringen von Hinweisen, um ethisches Fehlverhalten aufdecken, korrigieren und hoffentlich so früh wie möglich verhindern zu können.
Ein durchdachtes Programm dieser Art bezieht sich auf eine Reihe von Merkmalen und politischen Entscheidungen. Diese bilden zusammen ein organisatorisches Umfeld, in dem die Mitarbeitenden bereit sind, ihre Meinung zu sagen, um ethisches Fehlverhalten so früh wie aufdecken und korrigieren zu können.
Es geht um die Verpflichtung eines Unternehmens, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden frei fühlen, offen ihre Meinung zu sagen.
Zu vermeidende Fallen
Die erste und offensichtlichste Falle, die es zu vermeiden gilt, ist die strikte Fokussierung auf Compliance. Die Erhöhung der Transparenz und die Verbesserung der Kommunikation und der Unternehmenskultur im Allgemeinen sollten stets gleichwertige Ziele sein. Unternehmen können nicht erwarten, dass knifflige juristische Terminologie, komplizierte formale Verfahren und furchterregende Begriffe wie „Whistleblower“ irgendjemanden dazu ermutigen, sich frei zu äußern.
Zweitens geht es um die Formalität beim Erstellen einer Meldung. Das vorrangige Ziel sollte sein, die Transparenz zu erhöhen, indem das Geben von Hinweisen sich als eine übliche und gut gemeinte Praxis etabliert. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden das Gefühl haben müssen, dass sie sich in einem kulturell sicheren Umfeld befinden. Dieses sollte es ihnen, falls sie sich aus irgendeinem Grund plötzlich weniger sicher fühlen, immer noch erlauben, sich frei über ihr Unbehagen zu äußern.
Dies kann direkt gegenüber ihrem Vorgesetzten beziehungsweise Verantwortlichen erfolgen oder eben durch die Nutzung des anonymen Kommunikationstools, das die Hemmschwelle senkt. Je früher sich ein potenzielles Problem besprechen und behandeln lässt, desto besser lässt sich Schaden verhindern.
Der dritte knifflige Bereich, worauf Unternehmen achten sollten, ist die zu trennende Bedeutung zwischen den Informationen in einer Meldung und der Person hinter der Meldung. Zweifellos ist die Konzentration auf die Fakten und nicht auf die Person der ultimative Schutz für Hinweisgebende. Unternehmen sollten auf langwierige, auszufüllende Fragebögen verzichten, die Hinweisgebende leicht abschrecken könnten.
Vertrauen statt Einschüchterung
Es ist ratsam, sich eine kluge Strategie auszudenken, um alle Fakten zu sammeln, ohne dabei das Gefühl der Einschüchterung zu erzeugen. Unternehmen sollten generell versuchen, die Anforderungen auf ein Minimum zu beschränken, und den Schwerpunkt darauflegen, Vertrauen aufzubauen.
So gelingt es, eine zeitgemäße Kultur der Offenheit und Transparenz zu schaffen.
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