Digital first: 4 Tipps zur nachhaltigen Optimierung Ihrer Personalverwaltung

Personalverwaltungen stehen vor vielfältigen Herausforderungen, um ihrer Rolle als organisierte, ordentliche und vertrauensvolle Abteilung gerecht zu werden. Dabei geht es insbesondere um die Fülle an täglichen Routineaufgaben, die fristgerecht abgearbeitet werden muss, während für beratende Tätigkeiten oder aktives People Management häufig die nötige Zeit fehlt. Daher ein Lösungsansatz von Maximilian Haselhoff, d.velop AG: Sperrige Personalprozesse durch schlanke Lösungen ersetzen und die gewonnene Zeit sinnvoll einsetzen.

6 tägliche Aufgaben in der Personalsachbearbeitung

Doch schauen wir zunächst auf das Aufgabenpensum einer typischen Personaladministration:

Administratives Bewerbungsmanagement

Im Onboarding- Prozess übernimmt die Personalsachbearbeitung beispielsweise die Ablage von Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen, Datenschutzerklärungen, etc.

Pflege von Personalakten

Personalstammdaten der gesamten Belegschaft müssen innerhalb der Personalakte stets auf dem aktuellen Stand und gepflegt sein. Die saubere Dokumentation der betrieblich relevanten Aktivitäten und Abwesenheiten (Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, etc.) einzelner Kolleg:innen ist hierbei unerlässlich.

Beteiligung an Personalprojekten

Mitarbeitendenzufriedenheitsumfragen, die Etablierung neuer Benefits und weitere Personalprojekte müssen sorgfältig geplant werden.

Erstellen von Bescheinigungen

Personenindividuelle Bescheinigungen müssen für Ämter (z.B. das Finanzamt) und Mitarbeitende erstellt und zur Verfügung gestellt werden.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Personalverwaltungen sind natürlich auch mit der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen betraut, wobei die Einhaltung von Abgabe- und Übermittlungsfristen essenziell ist.

Beantwortung von Anfragen

Sowohl externe Anfragen von Stakeholdern des Unternehmens als auch interne Anfragen von Mitarbeitenden in Brief-, elektronischer, telefonischer oder sonstiger Form müssen gewissenhaft und individuell beantwortet werden.

Zentrale Herausforderungen, denen Personalsachbearbeiter:innen täglich gegenüberstehen

Die Fülle an Aufgaben stellt Personalsachbearbeitende täglich vor neue Herausforderungen. Um alle To-Dos innerhalb der gewohnten Arbeitszeit unter einen Hut zu bekommen, benötigen Personalverwaltungen transparente und funktionierende Strukturen im eigenen Unternehmen.

Doch welche Herausforderungen bestehen aktuell in Personalverwaltungen?

Fristeneinhaltung ist das A und O

Zwei gängige Fristen sind jeder Personalverwaltung bekannt:

• Spätestens am Ende der dritten Woche eines laufenden Monats müssen die Lohn-, Steuer- und Sozialabgabenberechnungen abgeschlossen sein
• Bis zum fünftletzten Bankarbeitstag des Monats sollte die Meldung über voraussichtliche Sozialversicherungsbeiträge übermittelt sein

Doch wie man so schön sagt “Nach den Löhnen ist vor den Löhnen!”

Umso wichtiger ist es, die monatlich wiederkehrenden Prozesse im Unternehmen zu optimieren und gegebenenfalls zu automatisieren. So, dass eine fristgerechte Übermittlung wichtiger Informationen stets gewährleistet ist.

Medienbrüche als Kommunikationsbremse und Sicherheitslücke

Die Verwendung verschiedenster Programme bzw. Medien innerhalb eines Prozesses verlangsamt den Kommunikationsfluss im Unternehmen. Ein Medienbruch liegt immer dann vor, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für folgende Schritte weiterverarbeitet werden können, sondern das Medium während der Übertragung von Informationen gewechselt wird.

Beispielsweise erhält die Personalsachbearbeitung eine Anfrage per E-Mail. Um diese Anfrage zu bearbeiten, wird ein Dokument ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per E-Mail zurückgeschickt.

Je mehr Medienbrüche ein Vorgang beinhaltet, desto fehleranfälliger und unsicherer wird er. Gerade personalrelevante Themen sind höchst sensibel, sodass Datenschutz unerlässlich ist. Wenn Informationen und Dokumente über die verschiedensten Wege eingereicht werden, kann dies zu Übertragungsfehlern (z.B. Fehlern beim Abtippen), Mehraufwänden und Unsicherheiten (z.B. die Einsicht personenbezogener Daten von nicht damit betrauten Mitarbeitenden) führen.

Unordentliche Systemlandschaft

Der parallele Einsatz zahlreicher Programme und Systeme kann zu einem Durcheinander innerhalb und außerhalb der Personalverwaltung führen, sodass letztendlich niemand Informationen richtig zuordnen bzw. verarbeiten kann.

Excellisten zu Urlaubsanträgen, ein Ticketsystem, in welchem personalrelevante Anfragen abgewickelt werden, ein weiteres Personalstammdaten-Tool und ein Archivierungssystem für wichtige Dokumente – es ist kaum möglich, dabei einen Überblick zu behalten und doppelte Datenpflege ist häufig die Folge.

Abhängigkeiten von Prozessen und Kolleg:innen

In keinem anderen Bereich im Unternehmen gibt es so viele Berührungspunkte zu den eigenen Kolleg:innen wie in der Personalverwaltung. Über alle Phasen des Mitarbeitenden-Lebenszyklus hinweg, finden ständig zeitintensive Prozesse mit hohem administrativem Aufwand statt (Arbeitsverträge, Beförderungsanträge, Kündigungen, etc.).

Zum einen müssen smarte Systeme zur Vereinfachung dieser Prozesse reibungslos laufen. Zum anderen ist das korrekte Anwenden der Vorgehensweisen abhängig vom Menschen dahinter. Weitere Abhängigkeiten bestehen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften. Weiß die Führungsebene nicht, was ihre Mitarbeitenden den ganzen Tag treiben und wissen Mitarbeitende nicht über relevante Fristen und innerbetriebliche Vorgaben Bescheid, führt das zu chaotischen, fehleranfälligen und verlangsamten Prozessen.

Abgeleitete Ziele der Personalverwaltung

Es geht darum, Personalabläufe so reibungslos wie möglich zu gestalten, um wichtige Fristen einhalten zu können und Chaos zu vermeiden. Zusätzlich bedarf es einer ordentlichen Pflege der Personaldokumente, um stets informiert und auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Durch nachhaltig optimierte Personalprozesse mehr Zeit für eigentliche Aufgaben, wie die Beratung der Kolleg:innen in personenrelevanten Themen, zu haben, ist ein weiteres und wesentliches Ziel von Personalverwaltungen.

Doch wie gelingt es, diesen Zielen einen großen Schritt näher zu kommen?

4 nützliche Tipps, die Ihre Personalsachbearbeitung vorantreiben

Hier nun vier nützliche Tipps:

1.     Digitale Personalakten ersetzen papierbasierte Personaldokumente

Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Urlaubsanträge und viele weitere Dokumente schlummern immer noch in diversen analogen Ordnern der Personalverwaltung. Dabei gibt es viele Gründe, eine elektronische Personalakte einzuführen. Sie ist effizienter und trägt zu einer übersichtlichen Struktur innerhalb der Verwaltung bei. Dadurch wird die Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten erheblich vereinfacht. Auch individuelle Berechtigungsstrukturen können innerhalb der digitalen Personalakte erstellt werden.

Ein netter Nebeneffekt: Mitarbeitende sind positiv gestimmt sind, wenn sie nicht lange auf die Erstellung einer Bescheinigung warten müssen, nur weil Dokumente zunächst aus einem großen Stapel Papier gesucht und mit Medienbrüchen verarbeitet werden.

2.     Gehaltsabrechnungen digital versenden statt kuvertieren

Die Zahlen sprechen für sich: 52% der befragten Unternehmen einer Studie im Jahr 2022 haben ihre Gehaltsabrechnungen noch nicht vollständig digitalisiert („Scanning AS An Enabler for Digital Transformation”). Betrachtet man z.B. die Druckkosten bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr, so fallen nach unseren Berechnungen ca. 5.260 Euro jährlich dafür an.

Zunächst sorgt die rein digitalen Erstellung der Abrechnungen bereits für eine Beschleunigung und Erleichterung des Prozesses. Werden die Abrechnungen dann jedoch ausgedruckt, konfektioniert, kuvertiert und händisch verteilt bzw. postalisch verschickt, entstehen erneut Medienbrüche und der Prozess wird ineffizient.

Dafür gibt es eine Lösung! Gehaltsabrechnungen können 100% digital erfolgen. Dabei wird auch die Sicherheit durch die Möglichkeit von Zustellnachweisen, Transport- und Ablageverschlüsselungen nicht gefährdet. Sie sparen wertvolle Zeit, Kosten und müssen nicht einmal Abstriche bezüglich der Sicherheit machen. Gleichzeitig gehen Sie einen wichtigen Schritt in Richtung der digitalen Personaladministration.

3.     Digitale Unterschriften: schnell, rechtssicher & nachhaltig

Vergleicht man die Zeiten einer Vertragsunterschrift auf verschiedene Wege, so benötigt eine händische Unterschrift auf einem postalisch versendeten Vertrag ca. 5-10 Werktage, bis sie zurück bei der Zielperson ankommt. Per Mail hingegen dauert der Prozess nur etwa 1-2 Werktage. Eine digitale Signatur kann allerdings orts- und zeitunabhängig innerhalb von zwei Minuten erfolgen.

Wieso dann nicht mehrere Schritte sparen, Medienbrüche vermeiden und auf eine elektronische Signatur setzen, die die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine händische Unterschrift besitzt?

4.     Employee Self Services durch eine unternehmensinterne App

Mitarbeitende schätzen es, wenn ihre Urlaubsanträge schnell bearbeitet werden oder Sie sich für eine Krankmeldung nicht an den PC schleppen müssen. Für Prozesse dieser Art entstehen sowohl für Mitarbeitende als auch für Personalsachbearbeiter:innen wiederkehrende Routineaufgaben. Mit einer unternehmensinternen App lassen sich diese einfach automatisieren und die mobile Anwendung ermöglicht es der Belegschaft, ihre HR-Self-Services überall in Anspruch zu nehmen. Die Bearbeitungszeit verkürzt sich dadurch rasant, sodass auch hier mehr Zeit für strategische Aufgaben bleibt.

Weitere Vorteile: Die Fehlerquote sinkt durch automatisierte Prozesse und die Datenqualität und -transparenz wird verbessert.

Kurzum: Die flexible Selbstverwaltung der eigenen personalrelevanten Prozesse stellt einen Mehrwert sowohl für die Personalsachbearbeitung als auch für Mitarbeitende dar, die die App bequem von ihrem privaten Handy aus nutzen können.

Fazit: Die Optimierung der Personaladministration zahlt sich aus!

Bereits kleine Schritte in Richtung einer digitalen Zukunft haben für Unternehmen große Auswirkungen. Die Personalverwaltung wird entlastet, wenn sie durch die Automatisierung ihrer Routineaufgaben wieder mehr Zeit für neue Projekte und ein kreatives Miteinander hat. Mitarbeitende sind zufriedener, wenn Sie von schnelleren Employee Self Services innerhalb einer App profitieren und dafür nicht an einen PC gebunden sind.

Gerade die junge Generation schätzt den modernen Umgang mit HR-Prozessen. Für einige Angestellte ist die moderne und effiziente Aufstellung des Unternehmens ein ausschlaggebender Punkt für die Entscheidung, das Unternehmen zu wechseln oder dort zu bleiben.

Spätestens jetzt sollte deutlich werden, wie wichtig es für HR-Abteilungen ist, sich mit der digitalen Arbeitsplatzgestaltung auseinanderzusetzen. Denn nur so bleibt wieder mehr Zeit für kreative Ideen, spannende Projekte und Umsetzungen, die das Unternehmen wirklich weiterbringen.