Mitarbeiterbefragungen liegen im Trend. Allerdings sind die dabei verwendeten Methoden oder Tools etwas angestaubt. Anders will sich das HR-Startup Impulse AI präsentieren mit intelligenten Mitarbeiterbefragungen 4.0. Was das konkret heißt, verrät Gründer Robert Tomoski.
Was bietet Impulse AI?
Hallo Robert, magst Du Dich und Euer Startup Impulse AI bitte kurz vorstellen?
Klar, gerne. Ich habe in Mainz und Stanford Psychologie studiert. Außerdem unterrichte ich als Hochschuldozent die Fächer Arbeits- und Organisationspsychologie. Ich hatte in den letzten Jahren im Rahmen von Forschungsprojekten immer wieder Berührungspunkte zu Unternehmen. Dabei habe ich realisiert, dass beim Thema „Mitarbeiterbefragung“ die Theorie an der Uni und in der Forschung und die Praxis in den Unternehmen meilenweit auseinanderliegen. Viele der Ansätze waren zu verkopft und funktionierten im Berufsalltag schlichtweg nicht.
Deswegen habe ich gemeinsam mit drei Partnern Impulse AI gegründet. Mit Impulse AI war es unser Ziel, eine Mitarbeiterbefragung anzubieten, die einen echten Mehrwert bietet, sowohl für Mitarbeitende als auch für die Unternehmen – und zwar nicht nur in der Theorie.
Unsere Erfahrung ist, dass Mitarbeiterbefragungen oftmals sehr aufwendig in der Durchführung sind und nicht selten verstauben die Ergebnisse dann in irgendwelchen Schubladen. Der Mehrwert geht dann gegen null. Das ist sehr schade, denn Befragungen bieten große Chancen.
Unternehmen können rausfinden, was gut und was schlecht läuft. Davon profitieren im Idealfall alle. Wir haben analysiert, wo genau die Stolpersteine liegen, sowohl bei den Mitarbeitenden, die die Befragungen ausfüllen, als auch bei den Unternehmen, welche die Befragungen durchführen. Herausgekommen ist dabei unsere Mitarbeiterbefragung 4.0.
Wir sind seit ca. drei Jahren am Markt und konnten Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen von unserer Lösung überzeugen.
Mitarbeiterbefragungen 4.0
Was versteht Ihr unter „Mitarbeiterbefragungen 4.0“und worin zeigt sich das genau?
Mitarbeiterbefragungen haben sich in den letzten Jahrzehnten nicht wesentlich verändert. Klar, die meisten Befragungen sind jetzt digital, aber ansonsten ist nicht viel passiert. Wir haben weitestgehend noch dieselben „Ankreuz-Befragungen“, die wir in den 90ern hatten.
Unsere Befragung 4.0 beinhaltet zahlreiche technologische Innovationen: Interaktive Frageformate, Videoclips, auf Wunsch sogar Mini-Games. Die Auswertungen erfolgen automatisiert in Echtzeit und durch KI können in den Datenmengen „Smart Insights“ gefunden werden. Das sind komplexe, versteckte Zusammenhänge, die man bei einer händischen Datenauswertung sehr wahrscheinlich übersehen würde.
Außerdem kann man unsere Befragung über Zusatz-Module erweitern, um sofort „von den Daten zu den Taten“ zu kommen. Das heißt, man kann zum Beispiel die Befragung über unser Modul Mitarbeiter-Matching erweitern. Die KI bringt dann Mitarbeitende mit ähnlichen Interessen und Zielen zusammen. Das eignet sich auch für Lern-Tandems zwischen erfahreneren Mitarbeitenden und AnfängerInnen. Unser Modul Fortbildungs-Matching teilt dem Mitarbeitenden automatisiert geeignete Fortbildungen zu.
Generell haben wir größten Wert darauf gelegt, dass unsere Mitarbeiterbefragung 4.0 den Praxistransfer der Ergebnisse so einfach wie nur irgend möglich macht.
Mitarbeiterbefragungen – mehr Alibi als Zuhören
Manchmal habe ich den Eindruck, dass Unternehmen alibimäßig Mitarbeiterbefragungen aufsetzen, an den Ergebnissen bzw. darauf aufbauenden Maßnahmen jedoch wenig interessiert sind. Insbesondere wenn damit Aufwand verbunden ist. Welche Ansatzpunkte seht Ihr, das zu ändern?
Das sehe ich auch so. Unsere Erfahrungen zeigen, dass das oftmals daran liegt, dass Mitarbeiterbefragungen sehr aufwendig sind und parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt werden müssen. Es gibt in Unternehmen keinen Chief Survey Officer. Den muss es aber auch nicht geben. Dafür gibt es Dienstleister wie uns. Wir haben Dutzende Befragungen angeguckt und analysiert, welche manuellen Arbeitsschritte für eine gute Mitarbeiterbefragung nötig sind. Dann haben wir diese Arbeitsschritte mit Software – quasi über Reverse-Engineering – nachgebildet und automatisiert.
Ich denke, es gibt hierbei keine Zauberformel: eine ressourcenschonende Durchführung, kombiniert mit einem wissenschaftlich fundierten Praxistransfer. Dann schafft man es, aus einer „Alibi-Befragung“ eine Maßnahme zu machen, die angenommen wird.
Transfer der Ergebnisse auf die Praxis
Wie sichert Ihr nun konkret mit Eurer Lösung einen sinnstiftenden Transfer in die Praxis?
Das hängt eng mit dem zusammen, was ich eben beschrieben habe. Der Transfer in die Praxis scheitert oft daran, dass die Umsetzung von Befragungen sehr aufwendig ist. Zunächst muss ein Fragenpool definiert werden. Dann muss die Befragung ausgerollt werden. Anschließend gilt es, die komplexen Datensätze statistisch sinnvoll auszuwerten. Nach dieser Auswertung müssen Maßnahmen datengestützt abgeleitet werden. Das kann gut und gerne ein halbes Jahr dauern.
Zwischendrin gilt es, alle involvierten Parteien zu koordinieren und Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten. Ein Datenschutzkonzept muss auch entwickelt werden. Ich habe auch erlebt, dass eine Person, welche für eine Befragung zuständig ist, kurz vor der Auswertung der Befragung den Betrieb gewechselt hat.
Während sich das Unternehmen also abmüht, die Befragung sinnvoll zu Ende zu bringen, haben die Mitarbeitenden die Befragung schon abgeschrieben. Und oftmals damit auch die Hoffnung, dass sich etwas ändert.
Bei uns kommt jeder Befragungsschritt aus einer Hand. Sowohl Fragenpool als auch Auswertungen und die Handlungsempfehlungen basieren auf demselben, erprobten, wissenschaftlichen Datenmodell. Zudem stellen wir sicher, dass die gesamte Befragung, von Anfang bis Ende, wenige Wochen dauert und nicht Monate.
Gemeinsam mit den praxisnahen Zusatzmodulen gewährleisten wir einen nachhaltigen Transfer der Ergebnisse. Ich möchte noch ergänzen, dass eine humanzentrierte Vorgehensweise essenziell ist. Wir legen vom Design unserer Befragungen bis zu den Info-Materialien großen Wert darauf, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass es uns um sie geht. Wir sehen uns nicht als Dienstleister für die Unternehmensleitung. Wir sehen uns als Dienstleister für das Unternehmen als Ganzes.
Es steht und fällt mit sinnvollen Fragen
Schöne Features zum leichteren Erstellen helfen in der Praxis wenig, wenn der Mitarbeiterbefragung keine sinnvolle (wissenschaftlich fundierte) Fragestellung zugrunde liegt. Wie geht Ihr bei Impulse Ai damit um?
Das würde ich so unterschreiben. Eine gute Befragung steht und fällt mit der Qualität der Fragen. Die beste Technologie nützt nichts, wenn das Fragen-Gerüst nicht stimmt. Wir haben das Privileg, mit führenden Hochschulen und Forschungseinrichtungen zusammenzuarbeiten. Das ermöglicht uns die permanente Evaluierung unserer Fragebögen.
Tatsächlich sind wir als Impulse AI selbst aktiv bei der Erforschung psychologischer Diagnostik. Unser „Psycho-Engineering-Ansatz“ kombiniert die neusten Erkenntnisse aus der Psychologie und den Neurowissenschaften mit mathematischer Modellierung. Es geht darum, Datenmodelle zu entwickeln, die sich je nach Jobprofil, Arbeitszeitmodell, Konjunkturlage usw. anpassen. Unser wissenschaftlicher Leiter, Prof. Markus Quirin, und ich haben uns im Rahmen eins solchen Forschungsprojektes an der Stanford University kennen gelernt. All das kommt natürlich unseren KundInnen zugute.
Wenn Ihr auf standardisierte Fragebögen setzt, um diese nah an Eurem Datenmodell zu halten, wie viel Individualität ist für einzelne Unternehmen überhaupt möglich?
Wir setzen auf Standardisierung bei unseren Fragebögen. Dies ermöglicht die höchste wissenschaftliche Qualität. Zeitgleich bedeutet Standardisierung aber nicht – anders als vielleicht in der Umgangssprache – dass unsere Fragebögen „unflexibel“ oder „one-size-fits-all“ sind. Das Gegenteil ist der Fall. Unsere standardisierten Modelle verfügen über Parameter und Freiheitsgrade, die je nach Branche, Unternehmensgröße usw. dynamisch angepasst werden. So ergeben sich quasi aus standardisierten Fragebögen hochindividualisierte Fragebögen.
In einem gewissen Maße können unsere Kund:nnen auch die Fragebögen eigenständig modifizieren. Das geht allerdings – und da hast Du Recht – nur bis zu einem gewissen Grad.
Einbindung der Mitarbeitenden: Sofort-Report
Mitarbeitende erhalten über Euer Tool sofort einen Ergebnisreport mit Benchmark-Daten bzw. bereits Schulungs- oder sonstige Weiterbildungshinweise. Wie geht Ihr dabei konkret vor?
Wir haben in den letzten Jahren ein ganzheitliches Datenschutzkonzept entwickelt. Im Rahmen dieses Datenschutzkonzeptes ermittelt unsere Software für jeden Mitarbeitenden individuelle Scores. Diese Scores teilen sich in unterschiedliche Kategorien auf, z.B. Umgang mit digitalem Stress. Die Software analysiert also z.B. welche Aspekte von digitalem Stress besonders herausfordernd für einen Mitarbeitenden sind. Anschließend erfolgt ein wissenschaftlich fundiertes Matching zwischen dem Mitarbeitenden und unserer Datenbank, welche mit Inhalten gefüllt ist.
Der Matching-Algorithmus beinhaltet sowohl Regeln, welche wir aus wissenschaftlichen Theorien und Studien abgeleitet haben, als auch Regeln aus dem Training der KI. Die Mitarbeitenden erhalten schlussendlich auf ihn oder sie zugeschnittene Empfehlungen. Diese Informationen können, müssen aber nicht, mit dem Unternehmen geteilt werden. Konkret reden wir von visuell ansprechendem Handlungswissen mit zahlreichen Tipps und Tricks, aber auch konkreten Empfehlungen für Fortbildungen. Es hilft den Mitarbeitenden auch, sich auf eine wertfreie Art selbst einzuschätzen.
Unterstützung bei der Ergebnisaufbereitung und Analyse
HR-Verantwortliche sind häufig nicht sonderlich datenaffin. Welche Services bietet Ihr an, um aus den durchgeführten Mitarbeiterbefragungen tatsächlich praxisrelevante Maßnahmen abzuleiten?
Das ist auch meine Erfahrung. Große Excel-Dateien, die bei Mitarbeiterbefragungen herauskommen, bereiten HR-Verantwortlichen oftmals Kopfschmerzen. Das ist okay. In unserer komplexen Welt können nicht alle auch alles können. Wir haben unsere Befragungen deswegen von Anfang an aus der User-Perspektive gedacht. Die Einarbeitungszeit sollte gegen null gehen.
Unser Anspruch war: Wer es schafft ein iPhone zu bedienen, der soll auch sofort unsere Befragungssoftware verstehen. Bei jedem Arbeitsschritt können sich unsere KundInnen intuitive PDFs ausgeben lassen. Diese zeigen: Wo steht die Befragung? Wie sehen die Ergebnisse aus? Welche Maßnahmen kann ich jetzt ableiten?
Keine komplexen Dashboards, keine versteckte Menüführung. Alles ist nur einen Klick entfernt. Selbstverständlich bieten wir Unternehmen auch die Begleitung der Befragung – und explizit auch die Umsetzung praxisrelevanter Maßnahmen – durch unser geschultes Personal an.
Wie sich Impulse AI weiterentwickelt
Welche Weiterentwicklungen habt Ihr für Impulse AI geplant?
Wir haben gemerkt, dass unsere Zusatzmodule gut angenommen werden, vor allem das Zusatzmodul für Mitarbeiter-Matching. Wir werden diese zeitnah erweitern, voraussichtlich sogar mit Lösungen von externen Partnern. So wird sich mittelfristig um unsere Befragung drumherum eine Art „Marketplace“ entwickeln, wo man sich sofort seine Module zusammenklicken kann. So kommt man als Unternehmen noch schneller zum Praxistransfer.
Vielen Dank für Deine Antworten, Robert. Für Euer Startup Impulse AI drücke ich Euch alle Daumen!
Über den Interviewten
Robert Tomoski ist Psychologe und Startup-Unternehmer. Mit seinem Startup Impulse AI entwickelt er innovative Lösungen für den HR-Bereich, die Psychologie und KI kombinieren.
Sein Team und er greifen dabei auf ihren Forschungsbackground zurück.
Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer (Personalmagazin 05/22) betreibe ich diese Website und das gleichnamige 
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