Recruiter:innen sind längst keine Einzelkämpfer:innen mehr. „Teamwork“ lautet das Motto, um im Fachkräftemangel noch ausreichend qualifizierte Bewerber:innen zu gewinnen. Recruiting-Teams bringen also zahlreiche Vorteile mit sich. Jedoch können diese nur zum Tragen kommen, wenn diese Teams richtig zusammengestellt werden.
Für Unternehmen sollte die Frage daher nicht lauten, ob sie für ein modernes Recruiting kollaborative Einstellungsentscheidungen benötigen – sondern wie sie diese in der Praxis umsetzen. Dabei ist sowohl die Auswahl als auch die Organisation des Teams entscheidend.
Worauf es zu achten gilt und welche Vorteile durch das Team-Recruiting winken, erklärt von Recruitee in diesem Advertorial.
Was ist modernes Recruiting?
Die agile Transformation hat in deutschen Unternehmen längst um sich gegriffen. Sie ist kein kurzweiliger Trend. Vielmehr ist sie eine nachhaltige Veränderung hin zu einer neuartigen Arbeitsweise und Arbeitskultur. Diese findet auch im Recruiting statt und äußert sich beispielsweise in der wachsenden Bedeutung der Teamarbeit.
Modernes Recruiting bedeutet demnach, dass Entscheidungen wie jene für oder gegen eine sich bewerbende Person nicht mehr durch Einzelne gefällt werden. Gleichzeitig gehören Hierarchien der Vergangenheit an. Ziel ist stattdessen ein Recruiting-Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet.
Weiterhin gilt es, im modernen Recruiting die Führungskraft aktiv zu beteiligen. Sie kann und sollte den Prozess mitgestalten, um passgenaue Mitarbeitende zu finden. In Recruiting-Teams treffen also Personen mit unterschiedlichen Positionen sowie Interessen zusammen und müssen eine Gemeinschaft bilden. Sie bringen verschiedene Fähigkeiten mit, je nach Ausbildung, Berufserfahrung und Persönlichkeit. Jede dieser Fähigkeiten ist wichtig und genau deshalb gewinnt Teamwork angesichts des Fachkräftemangels zunehmend an Bedeutung.
Warum wird kollaboratives Recruiting immer wichtiger?
Dass es derzeit zu fundamentalen Veränderungen (nicht nur) im Recruiting kommt, hat mehrere Gründe. Dazu gehören die Digitalisierung sowie Globalisierung auf der einen und der „War for Talents“ auf der anderen Seite. Die Zeiten, in denen auf eine klassische Stellenanzeige zahlreiche qualifizierte Bewerbungen eingingen, sind in immer mehr Branchen vorbei. Stattdessen ist es notwendig, neue Wege zu finden, um passende Mitarbeitende zu rekrutieren – und diese langfristig im Unternehmen zu halten.
Vor allem in Berufen, die vom Fachkräftemangel stark betroffen sind, ist die Wechselbereitschaft groß. Falsche Einstellungsentscheidungen können daher zu einer hohen Fluktuation führen. Das Recruiting wird ineffizient und für die Personaler:innen zunehmend frustrierend. Das Aufgabenfeld moderner Recruiter:innen wird deshalb immer breiter. Sie sind nicht mehr allein für die Auswahl passender Kandidat:innen aus einer Vielzahl an Bewerbungen zuständig. Stattdessen brauchen sie grundlegende Kenntnisse im Marketing, in der Psychologie, aber auch in den Fachbereichen der jeweiligen Vakanz.
Genau an dieser Stelle kommt das Recruiting-Team ins Spiel: Es besteht nicht mehr nur aus HR-Mitarbeitenden, sondern auch aus Führungskräften und Mitarbeitenden verschiedener Fachbereiche. Sie bringen eine neue, vielleicht wichtigste Perspektive für Einstellungsentscheidungen mit. Beim Team-Recruiting geht es also darum, sich gegenseitig sinnvoll zu ergänzen und dadurch bessere Entscheidungen zu treffen. So werden die Herausforderungen des Fachkräftemangels gemeinsam gemeistert und der Grundstein für eine erfolgreiche sowie langfristige Einstellung neuer Mitarbeitender gelegt.
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Was ist ein Recruiting-Team?
Bleibt nur die Frage offen, was genau ein Recruiting-Team ist und wie es funktioniert – oder welche Voraussetzungen es braucht, um zu funktionieren. Es lohnt sich daher, sich einmal intensiv mit der Thematik auseinanderzusetzen. Nur so schaffen es Unternehmen jeder Art, Größe und Branche, ihr Recruiting zu modernisieren und (wieder) zum Erfolg zu führen.
Ein Recruiting-Team ist eine Gruppe an Mitarbeitenden, deren Ziel in der Besetzung vakanter Stellen liegt. Dazu gehört ein großer Aufgabenbereich, von der Talentsuche über das Führen von Vorstellungsgesprächen bis hin zum Onboarding. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die richtige Einstellungsentscheidung. Genau hier kommen die Stärken von Recruiting-Teams zum Tragen, denn beim Team-Recruiting wird diese Entscheidung kollaborativ gefällt. Was bedeutet das?
Während die endgültige Entscheidung früher durch Einzelpersonen getroffen wurde, haben im Team-Recruiting alle Teammitglieder ein Mitspracherecht. Dadurch bringen sie verschiedene Perspektiven, Erfahrungen, Kenntnisse sowie Meinungen in den Prozess ein, was zu besseren Einstellungsentscheidungen führt. Dies wiederum verringert einseitige Sichtweisen oder eine (unbewusste) Diskriminierung. Stattdessen werden jene Bewerber:innen ausgewählt, welche für die Vakanz tatsächlich die optimale Besetzung darstellen.
Warum ist ein Recruiting-Team so wichtig?
In der Praxis bringt die Teamarbeit im Recruiting greifbare Vorteile. Diese liegen einerseits in der Vermeidung einer Voreingenommenheit oder einer eindimensionalen Entscheidung, wie soeben geschildert. Stichwort: AGG. Andererseits bedeutet das Recruiting als Team
- ein höheres Verantwortungsgefühl jedes Einzelnen im Einstellungsprozess, sprich ein größeres „Commitment“ gegenüber dem Job. Es entsteht eine größere Mitarbeiterbindung durch Wertschätzung – schließlich sind auch Recruiter:innen selbst mittlerweile vom Fachkräftemangel betroffen.
- bessere Einstellungsentscheidungen, denn als Team kann realistischer eingeschätzt werden, welche Hard und Soft Skills für die Stelle relevant sind. Es kommt die Schwarmintelligenz zum Einsatz. Dadurch wird der Auswahlprozess effizienter und fairer.
- eine größere Akzeptanz neuer Mitarbeitender, da die Einstellungsentscheidung von allen mitgetragen wurde. Somit gibt es keinen Grund für Widerstand und das Onboarding verläuft problemlos(er). Hierbei kommt die sogenannte positive Selbstbestimmung zum Tragen.
- eine Zeitersparnis im Arbeitsalltag, da alle Aufgaben im Einstellungsprozess aufgeteilt werden können. Ziel ist die bereits erwähnte Arbeit auf Augenhöhe. Dadurch bleibt vor allem den Führungskräften mehr Zeit für Kernaufgaben, ohne dass das Recruiting vernachlässigt wird.
- eine längere Verweildauer der neuen Mitarbeitenden sowie auch der Recruiter:innen selbst im Unternehmen. Diese resultiert aus dem Gefühl der Wertschätzung und des „Willkommenseins“.
Team-Recruiting gewährleistet also auf beiden Seiten eine höhere Identifikation mit dem eigenen Arbeitsplatz sowie mit der Unternehmenskultur. Die Mitarbeitenden werden passgenauer ausgewählt und vom ersten Tag an in die Gemeinschaft integriert.
Kurz gesagt: Es ermöglicht eine bessere kulturelle sowie teambezogene Anpassung. Allerdings können diese Vorteile nur vollumfänglich genutzt werden, wenn das Recruiting-Team richtig zusammengestellt wurde.
Wer gehört zum Recruiting-Team der Zukunft?
Die Zusammensetzung ist also der wichtigste Erfolgsfaktor. Ziel ist, dass sich die einzelnen Teammitglieder in ihren persönlichen sowie fachlichen Kompetenzen optimal ergänzen. Ein pauschales Erfolgsrezept gibt es diesbezüglich nicht, sondern das perfekte Recruiting-Team ist abhängig von verschiedenen Faktoren: die Unternehmensgröße und -branche oder die jeweilige Vakanz sind dafür einige von vielen Puzzleteilen.
Bei Recruiting-Teams handelt es sich nicht um dauerhafte Teams, sondern ihre Besetzung findet für jede Vakanz neu statt. Die richtige Besetzung für ein kollaboratives Recruiting zu finden, ist daher der erste und zugleich einer der wichtigsten Schritte im Einstellungsprozess. Eine Aufgabe, die nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte, denn sie bestimmt maßgeblich über die Effizienz sowie den Erfolg der Entscheidung.
Die zentrale Überlegung bei der Zusammenstellung des Recruiting Teams ist: Wer bringt welchen Mehrwert mit? Jedes Teammitglied muss eine individuelle Bereicherung darstellen, sprich Kompetenzen werden komplementär ausgewählt, um Synergieeffekte zu erzielen. Redundanzen sind unerwünscht.
Typische Mitglieder im modernen Personalmanagement sind zum Beispiel:
- Hiring Manager:innen, auch Einstellungsmanager:innen genannt, welche die konkrete Stellenbesetzung initiieren. Sie übernehmen koordinative Aufgaben während des gesamten Einstellungsprozesses und fungieren als Leitung für das Recruitment Team. Gleichzeitig sind sie die Verbindungsstelle zum Personalmanagement.
- Recruiter:innen in ihrer klassischen Funktion der Talentakquise, sei es über traditionelle oder neuartige Kanäle. Sie sind die zwischengeschaltete Instanz zwischen Bewerber:innen und Hiring Manager:innen – sozusagen das Aushängeschild des Unternehmens im Bewerbungsprozess.
- Talent Sourcer:innen als Spezialist:innen für modernes Recruiting über soziale Medien, Jobbörsen und Karrierenetzwerke. Ihre Aufgabe ist es, potenzielle Bewerber:innen, welche die notwendigen Qualifikationen mitbringen, über moderne Kanäle zu finden und zu gewinnen.
- Interviewer:innen, die nach dem ersten Auswahlprozess in direkten Kontakt mit den Bewerber:innen treten und das Vorstellungsgespräch führen, sei es persönlich, telefonisch oder virtuell. Sie sind für die grundlegende Kommunikation zuständig. Hierbei kann es sich (auch) um Mitarbeitende und Führungskräfte der jeweiligen Fachbereiche handeln.
- Verwaltungsassistent:innen, welche die administrative Arbeit übernehmen, die im Rahmen von Einstellungsprozessen anfällt. Sie sind die zentrale Steuerungsinstanz, die den Überblick behält und einzelne Maßnahmen zwischen den Teammitgliedern koordiniert.
Je klarer die Aufgaben zwischen den einzelnen Teammitgliedern definiert sind, desto besser können sie Hand in Hand arbeiten.
Wie arbeitet das moderne Recruiting-Team?
Neben der richtigen Zusammenstellung gibt es noch eine Reihe weiterer Erfolgsfaktoren für das kollaborative Recruiting. Bei der Zusammenarbeit als Recruiting-Team kommt es darauf an, klare Richtlinien für die Kommunikation zu entwerfen und gemeinsame Ziele zu definieren. Falls Teammitglieder noch keine Erfahrung in Einstellungsprozessen mitbringen, sind Schulungen erforderlich, um eine hohe Qualität sowie Effizienz des Recruitments sicherzustellen.
Weitere wichtige Erfolgsfaktoren für das Team-Recruiting sind die richtigen Tools wie ein modernes Bewerbermanagementsystem. Und zuletzt müssen die Teammitglieder die richtigen persönlichen sowie fachlichen Kompetenzen mitbringen. Dazu gehören:
- Analytische Fähigkeiten
- Fähigkeit zum Geben und Umsetzen von Feedback
- Grundwissen im Umgang mit KPI und Zahlen LINK
- Know-how bezüglich Social Media, Jobportalen, Karrierenetzwerken, etc.
- Kommunikationsfähigkeit
- Marketing-Kenntnisse
- Motivation
- Recruiting-Grundwissen
- Teamfähigkeit
- Toolkompetenz
- Verantwortungsbewusstsein
Sind diese Grundvoraussetzungen gegeben, stellt das kollaborative Recruiting ohne Frage das Recruiting der Zukunft dar. Denn als funktionsübergreifendes Team aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Kenntnissen, Erfahrungen sowie Positionen können bessere Einstellungsentscheidungen getroffen werden – und die Erfolgsquoten der Gewinnung sowie die Bindung von Mitarbeitenden steigen messbar.
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