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Employee Self Service - Mitarbeiter-App zum Starten von HR-Prozessen

Warum Ihre Mitarbeitenden einen Employee Self Service lieben werden

Mitarbeitenden einen sogenannten Employee Self Service bereitzustellen, gehört zum Leistungsportfolio einer modernen Personalabteilung. Dabei werden aber nicht nur die Prozesse seitens HR optimiert. Auch die Beschäftigten des Unternehmens werden diesen Service lieben. Davon überzeugt ist Maximilian Haselhoff von d.velop.

Was hinter dem Begriff Employee Self Service steckt

Der Begriff Employee Self Service (ESS) bedeutet zu Deutsch übersetzt „Mitarbeiter-Selbstverwaltung“. Darunter ist zu verstehen, dass Mitarbeitende durch die Nutzung von Software oder webbasierter Anwendungsprogramme Prozesse eigenständig anstoßen und Daten ändern können. Die Einsatzmöglichkeiten von Employee Self Service Funktionen sind vielfältig und lassen sich in drei Bereiche unterteilen:

  1. Zum einen die personenbezogenen Funktionen, z. B. Urlaubsanträge digital erstellen und verschicken, Abwesenheitserfassungen, die Einsicht von Lohn- und Gehaltsabrechnung als auch die Stammdatenänderung wie beispielsweise Anschrift und Telefonnummer.
  2. Zum anderen die unternehmensweiten Funktionen, wie die Teilnahme an Umfragen, Senden von Feedback und Beurteilungen sowie das Telefonbuch.
  3. Letzte Hauptgruppe wäre die standortbezogenen Funktionen, worunter die Buchung von Poolfahrzeugen und Autowäschen sowie Raumreservierungen fallen.

All diese Funktionen können mittels Employee Self Service einfach, digital und eigenständig von den Mitarbeitenden genutzt werden.

Die Vorteile für die HR-Abteilung

Der Fachkräftemangel ist auch in der Personalabteilung angekommen. Es fehlen auch hier Mitarbeitende. Dies führt dazu, dass der Workload der Personaler:innen steigt und ein Vielfaches an Aufgaben in immer kürzerer Zeit zu bewältigen ist. Umso wichtiger ist es, hier frühzeitig anzusetzen und dem Zeitmangel inklusive der daraus oft resultierenden höheren Fehleranfälligkeit durch Employee Self Service Möglichkeiten entgegenzuwirken. So können überarbeiteten Personaler:innen administrative Aufgaben abgenommen und den Mitarbeitenden schnellere und einfachere Prozesse standortunabhängig ermöglicht werden.

Damit ergeben sich folgende zehn wesentliche Vorteile:

  1. Die Reduzierung von Druckkosten
  2. Senkung des Papierverbrauchs
  3. Verbesserung der Datenqualität
  4. Höhere Transparenz
  5. Entlastung der Personalabteilung
  6. Mehr Zeit für strategische Aufgaben
  7. Prozessbeschleunigung
  8. Verringerung der Fehlerquote
  9. Zufriedenere Mitarbeitende
  10. Verbesserung der Zusammenarbeit

ESS zahlt auf drei Mega-Trends ein

Employee Self Service zahlt insbesondere auf die drei Trends Nachhaltigkeit, New Work und Digitalisierung ein. Nachhaltigkeit aufgrund der Einsparung von Druckzubehör, wie Druckerpatronen und Papier. New Work bedeutet, einen modernen Arbeitsplatz anzubieten, bei dem die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden im Fokus stehen. Dieser Trend ist insbesondere mit dem Trend der Digitalisierung verknüpft. Denn, wer heute noch Stapel mit Urlaubsanträgen im Büro verwaltet oder umständliche analoge Kommunikationswege nutzt, um ein Poolfahrzeug zu reservieren, gehört sicherlich nicht zu den modernen Arbeitgebern und ist somit weniger attraktiv für junge Talente.

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Mehrwerte für die Mitarbeitenden

Neben den Vorteilen für die Personalabteilung profitieren vor allem auch die Mitarbeitenden durch die digitale Selbstverwaltung. Denn die aktive Integration in HR-Prozesse schafft viele Vorteile. Beispielsweise die verstärkte Autonomie, da Mitarbeitende durch den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff die Möglichkeit haben, jederzeit die Funktionen des Employee Self Service zu nutzen. Dies vereinfacht insbesondere den Alltag für Mitarbeitende, die Remote arbeiten oder keinen festen Arbeitsplatz besitzen (sog. Non-Desk Workers).

Denn die Prozesse können unabhängig von der Personalabteilung, im besten Fall bequem über das Privathandy, angestoßen werden. Mitarbeitende sind dadurch flexibler und können kurzfristig agieren. Die kürzeren Kommunikationswege ermöglichen reibungslose Prozesse. Dies führt wiederum dazu, dass Prozesse schneller durchlaufen werden, da sich die Bearbeitungszeit verkürzt.

Vorteile im Homeoffice

Insbesondere die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, flexibel zu sein, um schnell reagieren zu können. Unternehmen, die schon vor Corona Software oder Apps für Employee Self Service angeboten haben, konnten Mitarbeitenden den Umzug ins Homeoffice stark erleichtern. Beispielsweise können Krankschreibungen einfach von zuhause und somit kontaktlos verschickt werden, sodass die Genesung im Mittelpunkt stehen kann. Ebenso unkompliziert ist auch der Urlaubsantrag dank digitaler Prozesse.

Mitarbeiterapp für Urlaubsantrag und Krankmeldung
Quelle: d.velop

Vorteile für Non-Desk-Workers

Zunächst ist die Frage zu klären, was unter dem Begriff „Non-Desk-Workers“ zu verstehen ist. Die sogenannten Non-Desk-Workers sind Mitarbeitende, die nicht im Büro arbeiten oder im Homeoffice, sondern während der Arbeitszeit selten am Laptop oder Computer sind. Beispiele für Non-Desk-Workers sind unter anderem Handwerker:innen, Mechaniker:innen, Gebäudereiniger:innen, Arbeiter:innen in der Fertigung, Logistik, Gastronomie, Landwirtschaft sowie Praxismitarbeitende.

Besonders für Mitarbeitende ohne Arbeitsplatz ist der Mehrwert von Employee Self Services sehr hoch. Sie haben die Möglichkeit alle relevanten betriebsbezogenen Prozesse, wie beispielsweise Produktions- oder Bautagebuch, Zeiterfassung oder Übermittlung von Feedback, über das Privathandy oder Firmenhandy zu starten. Zudem ermöglicht dies die stärkere Teilhabe an der Unternehmenskultur, bricht kommunikative Silos auf und ermöglicht Transparenz und Interaktion für die gesamte Belegschaft.

Employee Self Service am Beispiel der Berufskraftfahrer:innen

Das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur betont schon 2020 den hohen „Fahrermangel im deutschen Straßengüterverkehr“. Umso wichtiger ist es, die treuen Mitarbeitenden zu halten, ihnen Mehrwerte in der Kommunikation und im Prozessmanagement zu schaffen sowie Bewerber:innen von einer modernen Unternehmenskultur zu überzeugen.

Employee Self Service stellt in diesem Bereich den „Problemlöser auf der Straße“ dar. Im Folgenden sind vier Anwendungsbeispiele von Employee Self Service Funktionen ausgelistet, mit dessen Hilfe Berufskraftfahrer:innen ein entspannterer Arbeitsalltag ermöglicht wird.

Gefahrgut-Checkliste

Um Nachwuchs-Fachkräfte, Quereinsteiger und bereits erfahrene Mitarbeitende jederzeit mit wichtigen Informationen und Updates (z.B. im Umgang mit Gefahrguttransporten) zu versorgen, kann mit Hilfe einer mobilen Bereitstellung von Gefahrgutchecklisten zu jeder Zeit und an jedem Ort die Sicherheit der eigenen Fachkräfte und die Ihrer Kunden gewährleistet werden.

Palettenbewegungen

Die Berufskraftfahrer:innen können die Palettenbewegungen just-in-time digital aufnehmen und zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen internen Kollegen:innen sowie externe Kontaktpersonen schicken. Dies kann mit Hilfe von mobilen Anwendungen und Workflows standardisiert werden.

Schadensmeldung

Mit der Abwicklung eines Transportauftrages besteht die Möglichkeit eines aufkommenden Equipment-Schadens. Die manuelle Abwicklung einer Schadensmeldung kann sich aufgrund von Lenkzeiten und einzuhaltenden Lieferfristen von Stunden bis hin zu Tagen erstrecken. Mit dem Einsatz von Employee Self Service werden alle Beteiligten in die Abwicklung einer Schadensmeldung mit einbezogen.

Unfallmeldung

Bei einer Lenkzeit von durchschnittlich 45 Stunden pro Woche, kann es beizeiten zu Unfällen kommen. Um in der ohnehin stressigen Ausnahmesituation alle notwendigen Informationen zur nachgelagerten Abwicklung des Unfalls zusammenzuführen, besteht gleichlautend zur Schadensmeldung die Möglichkeit einer digitalen Unfallmeldung.

Mitarbeiterapp Workflows gestalten
Quelle: d.velop

Nicht von jetzt auf gleich: Die Einführung von ESS benötigt Zeit

Bevor das Projekt „Employee Self Service einführen“ gestartet werden kann, müssen zunächst folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wieso ist die Einführung sinnvoll? Was ist der Nutzen?
  • Wer ist am Projekt beteiligt? (Geschäftsführung, IT, interne Kommunikation etc.)
  • Welche Ressourcen stehen uns aktuell zur Verfügung?
  • Welche Chancen und Risiken können sich aus dem Projekt entwickeln?

Sobald das Projekt gestartet und umgesetzt wird, ist es an der Zeit die Mitarbeitenden zu informieren. Denn ob Employee Self Service Software oder Apps auch tatsächlich genutzt werden, hängt in hohem Maße von der ESS-Einführungsstrategie ab.

Um den Mitarbeiter:innen die Nutzung der App von Anfang an so einfach wie möglich zu machen, können Anleitungen und Onboarding-Leitfäden zur Verfügung gestellt werden. Diese erläutern die Zugangsberechtigungen und Funktionen der Employee Self Service Lösung im Detail.

Erst, wenn die Akzeptanz der Belegschaft gewonnen wird, kann die Einführung von Employee Self Services erfolgreich sein. Bieten Sie dazu Ihrer Belegschaft Informationen an, die für alle von Interesse und Nutzen sind. Hierbei ist es wichtig, dass Sie alle Zielgruppen mit passenden Anwendungsbeispielen ansprechen. So haben Berufskraftfahrer:innen andere Anwendungsszenarien, die für sie wichtig sind, als zum Beispiel kaufmännische Mitarbeitende im Büro.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von Employee Self Services sowohl für die HR-Abteilung als auch für die Mitarbeitenden einen enormen Nutzen haben. Es erleichtert in vielerlei Hinsicht den Arbeitsalltag und führt zu flüssigen internen Prozessen.

Allen Mitarbeitenden, ob Buchhaltung, IT-Spezialist:in oder Logistiker:in, die Möglichkeit zu geben, selbstständig sowie zeit- und ortsunabhängig Prozesse ohne großen Aufwand und in kurzer Zeit anzustoßen ist ein riesiger Mehrwert in einer hybriden Arbeitswelt.

Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels, um Mitarbeitende halten zu können und sich als moderner Arbeitgeber zu positionieren.

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Maximilian Haselhoff

Maximilian Haselhoff von d.velop

 

Maximilian Haselhoff ist ein echter Mobile-First-Fan und kümmert sich bei der d.velop AG federführend um das Thema Mitarbeiter-App und digitale Post.

Als Business Development Manager und Digital-Stratege ist er stets auf der Suche nach den neusten App-Innovationen und HR-Software-Trends.

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