PERSOBLOGGER.DE - das HR Praxisportal Logo 2022-07
PERSOBLOGGER.DE - das HR Praxisportal Logo 2022-07
Wissenstransfer im Unternehmen - Praxistipps

Wissenstransfer im Unternehmen – Wissen richtig sichern

Wie sichern und übertragen Sie das wertvolle Knowhow und Wissen der Babyboomer in Ihrem Unternehmen? Fabian Dürbeck von KiwiHR zeigt in seinem Gastbeitrag zum Wissenstransfer auf, wie Sie Wissen richtig sichern. Zahlreiche konkrete Praxisbeispiele inklusive.

Nachwuchskräfte müssen Baby Boomer ersetzen

“Wissen ist Macht”. Diesen Ausspruch hat Francis Bacon 1597 geprägt. Was damals als philosophischer Ausspruch galt, ist heutzutage für viele Unternehmen essentiell wichtig, um zu überleben. Vor allem im Zuge des Renteneintritts der Babyboomer ist es umso wichtiger, Wissen im Unternehmen zu sichern.

Experten des Instituts der deutschen Wirtschaft schätzen, dass bis 2040 rund 3 Millionen Fachkräfte fehlen werden. Der Fachkräftemangel steigt also. Aber was hat das mit dem Wissenstransfer zu tun? Ganz einfach. Damit die Nachwuchskräfte überhaupt in der Lage sind, die Baby Boomer zu ersetzen, muss deren Wissen und deren Erfahrungen transferiert werden und als Hilfestellung bereitstehen.

Inhaltsverzeichnis: Wissenstransfer im Unternehmen
    Add a header to begin generating the table of contents

    Was ist Wissenstransfer?

    Der Wissenstransfer kann grundsätzlich als “die Weitergabe von Wissen zwischen zwei oder mehr Parteien” definiert werden. Jedoch ist Wissenstransfer laut Tatiana Kostova erst dann erfolgreich, wenn das Wissen auch im täglichen Arbeiten zum Einsatz kommt. Ziel des Wissenstransfers ist es also: Wissen im Unternehmen so weiterzugeben, dass dieses von anderen Mitarbeitenden verinnerlicht werden kann und zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt. Dafür muss der Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens kontrolliert stattfinden.

    Wie Antje Bendt in ihrem Buch “Wissenstransfer in multinationalen Unternehmen” beschreibt, hat der Wissenstransfer drei wichtige Aufgaben zu erfüllen:

    1. Schnelle Verbreitung des Wissens innerhalb des Unternehmens
    2. Sicherung des Wissens durch Kollektivierung
    3. Entwicklung neuen Wissens durch Austausch von vorhandenem Wissen

    Besonders die Sicherung von Wissen spielt in Unternehmen derzeit eine maßgebliche Rolle.

    Warum ist Wissenstransfer wichtig?

    Fluktuation, Renteneintritt und krankheitsbedingte Ausfälle führen dazu, dass Unternehmen Wissen kurz-, mittel- und langfristig verlieren. Dieses Wissen wird jedoch dringend benötigt, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Daher ist der Wissenstransfer überlebenswichtig für viele deutsche Unternehmen. Mangelndes Wissen gefährdet den Erfolg.

    Wissenstransfer findet in einem Unternehmen auf viele verschiedene Arten statt. Beispielsweise tauschen sich Mitarbeitende während des Mittagessens oder während der Kaffeepause aus und verbreiten so Wissen. Dieser Wissenstransfer ist jedoch leider unkontrolliert, kann fehlerhafte Informationen enthalten und kann nicht festgehalten werden. So weiß später niemand mehr, welches Wissen weitergegeben wurde und welches nicht, sowie welche Mitarbeiter über welches Wissen verfügen. Daher ist der kontrollierte Wissenstransfer, durch vom Unternehmen initiierte Maßnahmen, schnell umzusetzen. Nur so kann dieser überwacht und festgehalten werden.

    Jeder Wissenstransfer zwischen Mitarbeitenden ist wichtig, jedoch ist derzeit vor allem die Wissenssicherung bei Verlassen des Unternehmens essentiell. Aufgrund der besonderen Situation, vor der die deutsche Wirtschaft steht, müssen Maßnahmen zum Wissenstransfer zwischen Babyboomern und den nachfolgenden Generationen eingeführt werden. Diese Maßnahmen bedürfen oftmals einem langfristigen Aufbau der jeweiligen Methode, weshalb die Unternehmen schnellstmöglich damit beginnen sollten.

    Viele Unternehmen stellen sich deshalb die Frage: Welche Methoden zum Wissenstransfer gibt es?

    Wissenstransfer Methoden

    In der Theorie gibt es eine Vielzahl an Methoden, um Wissenstransfer erfolgreich durchzuführen. Exemplarisch wurden hier drei Methoden ausgewählt, die sich besonders für die Problematik des Babyboomer-Verlustes eignen.

    Mentoring

    Das Mentoring ähnelt in vielen Belangen dem Tandemlernen. Auch hierbei werden zwei Mitarbeitende unterschiedlicher Generationen zu einem Team. Der Wissenstransfer ist eines der Ziele, jedoch besteht beim Mentoring das zweite große Ziel darin, den Mentee ins Unternehmen einzuführen und einzugliedern.

    Der Mentor oder die Mentorin ist in diesem Fall immer der dienstältere Mitarbeitende, wohingegen der Mentee die jüngere Person von beiden ist. Wichtig ist, dass ein geplantes Mentoring stattfindet, sodass Ziele im Vorfeld vereinbart und im Nachgang gemessen werden können. Meist dauert dieser Prozess 6-12 Monate, sodass es als Teil des Onboardings oder als Teil des Offboardings fungieren kann. Für die Dokumentation und als Leitfaden eignen sich hierbei Checklisten, da diese die Kommunikationen nicht hemmen und trotzdem nachvollziehbar machen.

    Vor allem für Babyboomer eignet sich das Mentorenprogramm sehr gut. Diese Generation ist sehr kollegial geprägt und verfügt über ein enormes Wissen.

    Expert Debriefing

    Expert Debriefing ist eine weitere Methode, Wissen im Unternehmen zu sichern. Dabei geht es aber nicht darum, Wissen auf direktem Weg von einer Person zu einer anderen zu transferieren, sondern das Wissen auf einer Wissenslandkarte festzuhalten.

    Im Fokus liegen hier Interviews mit den ausscheidenden Mitarbeitenden. Diese Interviews werden von einer neutralen Person geführt und dokumentiert. Das Ziel besteht darin, am Ende eine Landkarte oder Mind Map zu erstellen, mit derer Hilfe, die nachfolgenden Mitarbeitenden alle wichtigen Informationen für die Aufgaben erhalten.

    Auf der Landkarte werden die verschiedenen Tätigkeiten festgehalten und weiterführende Informationen verlinkt. Deshalb gehört zu dieser Methode nicht nur die Erstellung einer Wissenslandkarte, sondern auch die Erstellung der weiterführenden Informationen. Auch Tipps und Tricks, sowie Herausforderungen sollten festgehalten werden, damit nachfolgende Mitarbeitende aus den Erfahrungen lernen können.

    Unternehmens-Wiki

    Das Unternehmens-Wiki ist wahrscheinlich den Meisten ein Begriff. Dennoch nutzen viele Unternehmen dies nicht. Weiterhin werden von ausscheidenden Mitarbeitenden Übergaben angefertigt, die sich ständig wiederholen oder im schlimmsten Fall verloren gehen. Eine zentrale Sammelstelle für alle Aufgabenbeschreibungen und Prozessabläufe bietet sich daher an, um Informationen zu speichern und diese je nach Bedarf zu aktualisieren. Dieses Wissen kann allen im Unternehmen, einzelnen Abteilungen oder nur einzelnen Personen freigegeben werden. Durch eine Feedback- oder Kommentar-Funktion kann die Informationsqualität sogar noch erhöht werden.

    Wenn das Wiki Vorlagen zur Erstellung der Beschreibung oder des Ablaufs bietet, wird es für Mitarbeitende sehr einfach, diese Einträge zu erstellen. Angereichert durch Bilder, Videos oder Podcasts entsteht so ein umfassendes Handbuch über alle Aufgaben, Prozesse und Abläufe in einem Unternehmen.

    Diese Methode hilft aber nicht nur bei ausscheidenden Mitarbeitenden, sondern auch im täglichen Geschäft. Wenn alle Abläufe und Aufgaben detailliert und verständlich erklärt sind, wird die Zeit der Nachbarschaftshilfe (Hey-Joe-Prinzip) auf nahezu Null reduziert.

    Tools, um Wissenstransfer zu erleichtern

    Der Wissenstransfer ist ein wachsender Markt für Dienstleister, weshalb es für jedes Problem und für jede Methode eine professionalisierte Software gibt. Diese spezialisierten Lösungen erleichtern den Wissenstransfer ungemein. Für viele Unternehmen im kleineren oder mittleren Segment kommt das jedoch nicht infrage, da das Budget fehlt. Es gibt daher auch andere Möglichkeiten, schon vorhandene Tools zu nutzen.

    HR-Software

    Ein Tool, welches mittlerweile in vielen Unternehmen vorhanden ist, ist die HR-Software. In dieser gibt es oftmals vorgefertigte oder individuelle Checklisten zum On-/Offboarding, welche optimal für den Wissenstransfer genutzt werden können. Alle Beteiligten behalten so den Überblick und können diese Listen als Roadmap nutzen. Außerdem können hier oftmals Mentoren und Mentees ausgewählt, Aufgaben verteilt und Zeiten geplant werden. Eine HR-Software unterstützt also maßgeblich in der Planung und Durchführung des Wissenstransfers.

    Wiki-Tools

    Viele Unternehmen verwenden heutzutage schon Tools, in denen ein Unternehmens-Wiki ohne großen Aufwand umzusetzen ist. Beispiele dafür sind Google Workspace, Notion, Confluence oder MS-Teams. Notion und Confluence sind für ihre Wiki-Funktionen bekannt. Google Workspace und MS-Teams wohl eher für andere Bereiche im Einsatz. Daher werden diese beiden Tools kurz beschrieben.

    MS-Teams

    In MS-Teams gibt es neben der Chat- und der Videocall-Funktion auch eine Registerkarte “Wiki”. In diesem Bereich kann sehr schnell und einfach ein Unternehmens-Wiki eingerichtet werden. Dort können entweder übergreifend oder in einzelne Abteilungen aufgeteilt, Dokumente erstellt, eingesehen und bearbeitet werden. Um jedoch einen einheitlichen Aufbau zu garantieren, bietet es sich an, eine Struktur für die Dokumente vorzugeben. Es können hier zusätzlich Bilder, Videos und Podcasts eingefügt und Verlinkungen erstellt werden. Zudem können die Dokumente wie in Google Drive, gemeinschaftlich bearbeitet werden.

    Google Workspace

    Ebenso ist im Google Workspace ein Wiki einfach umzusetzen. In einer dafür erstellten Ablage, zu welcher das gesamte Unternehmen oder einzelne Abteilungen Zugriff haben, können Dokumente, Videos, Bilder, Podcasts, Anleitungen und vieles mehr gespeichert werden. Auch hier bietet es sich an, eine Struktur für Dokumente vorzugeben, damit das Wiki übersichtlich und einheitlich aufgebaut ist.

    Wussten Sie schon?

    Für Videos und Podcasts benötigen Sie keine teure Software. Beides können Sie ganz einfach mit PowerPoint erstellen, bearbeiten und zuschneiden.

    Probleme beim Wissenstransfer zwischen Generationen

    Vor allem der Wissenstransfer bei ausscheidenden Babyboomern sollte gut durchdacht und vom Management oder der Personalabteilung initiiert und überwacht sein. Aber auch der allgemeine Wissenstransfer im Unternehmen sollte stets im Auge behalten werden. Andernfalls kann es zu Problemen kommen, die den Wissenstransfer behindern oder gar verhindern.

    Auf der Seite der Wissensvermittler:innen kann es beispielsweise zu fehlender Motivation, Überforderung durch schlechte Planung und Erklärung der Aufgabe oder zu Überforderung durch zu komplizierte Tools kommen. Manche Mitarbeitende fühlen sich nicht in der Lage, einen Text verständlich aufzuschreiben. Hier kann dann beispielsweise auf die Videofunktion zurückgegriffen werden.

    Auf der Seite der Wissensempfänger:innen können Probleme durch Missverständnis oder Unverständnis der Unternehmenssprache und Abkürzungen kommen. Auch hier spielt fehlende Motivation eine Rolle und auch fehlende Fähigkeiten, Sachverhalte zu verstehen. Außerdem besteht die Angst, dass Mitarbeitende nicht mehr eigenständig Lösungsansätze suchen dürfen oder die eigenen Wissenslücken aufgedeckt werden. Es muss also klar kommuniziert werden, dass das transferierte Wissen als zusätzliches Wissen gilt und eine Hilfe darstellt. Niemand läuft Gefahr, die Eigenständigkeit aufgeben zu müssen oder Strafen befürchten zu müssen.

    Fazit

    Wissenstransfer ist eines der wichtigsten Themen der nächsten Jahre. Es bestehen viele Möglichkeiten für Unternehmen, schnell und einfach Methoden aufzubauen, um diesen umzusetzen. Jedoch muss der Prozess sowie die Herausforderungen im Vorfeld gut durchdacht werden. Genutzt werden können verschiedene bestehende Methoden oder auch eigens erdachte Methoden und Maßnahmen. Wichtig ist nur, dass die Maßnahmen und die genutzten Tools der Belegschaft angepasst werden, denn das trägt zusätzlich zur positiven Employee Experience bei.

    Wenn alle Abläufe, Tools und Methoden gemeinsam erdacht und aufgesetzt sind, steht dem erfolgreichen Wissenstransfer nichts mehr im Wege. So bleiben deutsche Unternehmen trotz der schweren Zeiten auch weiterhin wettbewerbsfähig und viel wichtiger, attraktiv auf dem Stellenmarkt.

    Fabian Dürbeck

    Fabian Dürbeck, kiwiHRFabian Dürbeck ist Marketing Manager bei kiwiHR. Dort ist er für das Content-Marketing im DACH-Raum zuständig. Gemeinsam mit seinem Team verfolgt er das Ziel, HR-Arbeit für kleine und mittlere Unternehmen zu vereinfachen.

    Seit dem Studium beschäftigt er sich mit unterschiedlichen Themen aus dem HR-Bereich wie Digitalisierung, Onboarding, Employer Branding und Benefits. Dabei tauscht er sich regelmäßig mit führenden Experten aus und teilt sein Wissen gerne bei Think-Tanks, Veranstaltungen oder in Blog-Artikeln.

    In seiner Freizeit hört Fabian gerne Hörbücher, trainiert mit seiner Hündin und spaziert über die Märkte der bayrischen Hauptstadt.

    >> Weitere Infos zu kiwiHR

    Eine Antwort

    1. Danke für diesen interessanten Artikel über Wissenstransfer im Unternehmen. Dieses Thema ist wirklich wichtig und in Zeiten des Fachkräftemangels ernstzunehmen. Ich finde diesen Artikel wirklich informativ und habe ihn mit Spannung gelesen.

    Schreibe einen Kommentar

    Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

  • Anzeigen:

  • Wie Sie einem Burnout bei Mitarbeiter:innen mit Resilienz begegnen
  • Das passende HR-Event finden!
  • Jetzt unseren Newsletter abonnieren!
  • Sidbar-Banner: Klartext HR - Podcast von Stefan Scheller
  • PERSOBLOGGER Newsletter Newsletter
    ×

    Jetzt hier zum Newsletter anmelden und auf dem Laufenden bleiben!

    Pünktlich jeden Montag um 7:15 Uhr wertvolle HR-News: