Die HR-Transformation benötigt stringent digitale Prozesse im Personalmanagement. Wie aber werden diese nicht nur digitalisiert, sondern auch nachhaltig und effizient? Maximilian Haselhoff, d.velop, mit einem Plädoyer dazu in seinem Gastbeitrag.
Papierbasierte Prozesse kosten Zeit und Geld
Haben Sie das Gefühl, dass andere Unternehmen in Ihrem Sektor agiler, schneller und effizienter arbeiten? Glauben Sie, dass diese Unternehmen im Krisenfall resilienter wären und flexibler auf veränderte Gegebenheiten reagieren könnten? Fragen Sie sich, warum das so ist?
Vielleicht gehen HR-Kernprozesse bei Ihnen noch immer papierbasiert vonstatten. Wichtige Unterlagen sind oft gar nicht oder nur schwer auffindbar, schlecht sortiert oder unvollständig. Geschäftsprozesse sind umständlich, weil Sie häufig Dokumente ausdrucken oder scannen, herunterladen, speichern oder abheften müssen.
Wenn Routineaufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen, weil Technik und Infrastruktur veraltet sind, ist es höchste Zeit zu handeln. Besonders Geschäftsbriefe oder HR-Dokumente wie Gehaltsabrechnungen lassen sich schnell digitalisieren.
Warum dann nicht Zeit und Mühe sparen und lästige Aufgaben einfach automatisieren? Wer an morgen denkt und langwierige Prozesse zu digitalen, automatischen Prozessen umwandelt, bleibt am Ball der Digitalisierung und bleibt somit attraktiv für bestehende und potenzielle Mitarbeitende.
Endlich weniger Aufwand und mehr Zeit für die wirklich wichtigen HR-Aufgaben
Was haben ein Roadtrip und HR-Abteilungen gemeinsam? Ein Roadtrip soll in der Regel spannend sein. Immer andere Landschaften fliegen an den Scheiben vorüber, das Schalten auf der Landstraße übernimmt die Automatik, nur das Lenken und Bremsen obliegt Ihnen noch selbst.
So sollte es in der Personalabteilung eigentlich auch sein. Die Menschen sollten dort im Mittelpunkt stehen und für die Abwechslung sorgen. Tatsächlich aber lassen Routinetätigkeiten entlang der Strecke kaum noch Zeit für Gespräche.
Wenn Sie jedes Mal aussteigen müssten, um den Radstand zu variieren, wenn Sie um eine Kurve fahren möchten, bliebe Ihnen auch keine Zeit fürs Reden. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, damit Sie wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Job haben.
Routineaufgaben lassen sich einfach automatisieren
Viele Routineaufgaben lassen sich ganz einfach automatisieren, und zwar mit spezieller HR-Software wie einer Mitarbeiter-App mit Self-Service-Funktionen. Eine Mitarbeiter-App können Ihre Mitarbeitenden 24 Stunden an 7 Tagen in der Woche nutzen, um ihre Daten zu pflegen und gleichzeitig Prozesse selbstständig anstoßen.
Und Ihr Unternehmen profitiert davon gleich in dreierlei Hinsicht:
- Ihre Beschäftigten haben das Gefühl, etwas eigenständig und ortsunabhängig von zuhause aus regeln zu können, das sonst nur über eine schriftliche Antragstellung bei Vorgesetzten laufen würde.
- Die HR-Abteilung spart sich eine Menge Arbeit, die sie von wirklich wichtigen Aufgaben abhält, weil Ihre Belegschaft Tätigkeiten, wie das Stellen von Urlaubsanträgen und Übermitteln von Krankmeldungen etc. selbst vornimmt.
- Sie bekommen einen Echtzeit-Datenpool, den Sie mit einem Reporting-Tool oder einer Schnittstelle zum Business-Intelligence-System (BI-System) auswerten können.
Konkreter Anwendungsfall: Die digitale Zustellung von HR-Dokumenten
Verzicht auf Papier und Akten ist essenziell, um Zeit zu sparen. Noch wichtiger für die Entlastung Ihrer HR-Abteilung ist es, dass Sie fortan in allen Prozessen auf Papier verzichten. Machen Sie Schluss mit Papierbürokratie. Kaum etwas nimmt mehr Zeit in Anspruch als die Arbeit mit Akten, die nicht selten gänzlich verschwunden oder unvollständig sind. Akten sind die Bremse für den Informationsfluss schlechthin. Es gibt sie nur einmal, sie sind schwer, sperrig und benötigen viel Platz. Niemand sollte an ihnen festhalten, denn elektronisches Dokumentenmanagement ist zigmal effizienter.
Unternehmen empfangen und versenden täglich eine Vielzahl an Dokumenten. Dabei kann der Austausch von Dokumenten sowohl zwischen Mitarbeitenden als auch zwischen Partnern oder Kundeninnen und Kunden stattfinden. Somit existiert eine Vielzahl an Dokumenten, die per digitaler Zustellung verschickt werden können.
Die Anwendungsfelder im HR-Bereich, in denen ein elektronischer Briefkasten wie die d.velop postbox (Anzeige) zum Einsatz kommt, sind vielfältig:
- HR-Dokumente: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerdokumente, Urlaubsanträge, Onboardingunterlagen, Zeitarbeitsverträge
- Sales: Kaufverträge, AGB, Angebote
- Einkauf: Bestellungen, Lieferantenverträge, Lastenhefte
- Legal: NDAs, Compliance, Vertragsmanagement
- Steuern: Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bescheinigungen
- Immobilien: Kaufverträge, Urkunden, Finanzierungen
- Krankenkassen: AU-Bescheinigungen
Routinearbeiten abgeben und loslassen
Für diejenigen, die es gern unkompliziert mögen und Fans sind von „Routineaufgaben abgeben und mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben“, wird es jetzt nochmal richtig spannend. Am Beispiel der d.velop postbox zeigen wir auf, wie die Zustellung von Dokumenten per Online Post aussehen kann.
Dabei werden in Schritt 1 die Dokumente wie gewohnt in führenden Systemen erzeugt und anschließend in Schritt zwei an die d.velop postbox übertragen. Im dritten Schritt werden die Dokumente anhand eindeutiger Erkennungsmerkmale, wie beispielsweise der Personalnummer, verarbeitet und automatisch zugestellt.
Besitzt der Empfänger oder die Empfängerin einen elektronischen Briefkasten wie die d.velop postbox, so erfolgt die digitale Zustellung sofort, inklusive Nachweis der erfolgreichen Zustellung (Schritt 4). Zudem kann dort direkt digital und rechtssicher signiert werden.
Fazit: Win-Win Situation für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden
Durch die Corona-Krise hat die digitale Transformation im Mittelstand immens zugelegt. Das ist eines der Ergebnisse des „Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021“ von Telekom und dem Analystenhaus techconsult GmbH.
Damit verbunden, haben flexible Arbeitsweisen deutlich zugenommen, ebenso digitale Kollaborationsszenarien. Beides sind Kernpunkte des Arbeitsplatzes der Zukunft, den Personalabteilungen auf die Straße bringen müssen, um die Belegschaft der Zukunft zu sichern.
Werden Sie zum Vorreiter Ihres Unternehmens in Sachen digitale und papierlose Prozesse, entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden durch HR Self-Services und erreichen Sie Ihre Mitarbeitenden schnell und einfach in einer sich wandelnden Arbeitswelt.
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