Warum Recruiting-Automatisierung nicht die Lösung ist

Personalsuchende haben einen Begleiter, der sie nicht mehr verlassen wird: Den Fachkräftemangel. Das Gegenmittel: Digitale Lösungen, mit denen Recruiter schnell und effizient die richtigen Bewerbenden begeistern und reibungslos in Mitarbeitende konvertieren können. Ein landläufiges Heilsversprechen vieler Softwareanbieter lautet in diesem Zusammenhang: „Hauptsache, Sie setzen auf Recruiting-Automatisierung und all Ihre Probleme sind gelöst.“ – Von wegen! Sagt Domink Becker von mana HR im dritten Beitrag seiner Gastartikel-Serie.

Falsche Versprechen helfen nicht, dem Fachkräftemangel die Stirn zu bieten

Der Konkurrenzdruck im HR-Software Markt ist hoch. Allein in Deutschland gibt es weit über 100 Anbieter, die um die Gunst von Personalsuchenden werben und Sie von ihren Produkten begeistern wollen. Das sind ganz schön viele Wettbewerber, die auf eine eher überschaubare Zielgruppe treffen.

Wussten Sie, dass Personalsuchende gerade einmal 0,5% der deutschen Arbeitnehmenden ausmachen? Für Lösungsanbieter ist der Druck im Kessel damit ganz schön hoch: Die eigenen Produkte müssen irgendwie verkauft werden.

Was dabei immer wieder auffällt: Oft werden vor allem Tools, die auf Basis künstlicher Intelligenz arbeiten und über einen hohen Automatisierungsgrad verfügen, als die Lösung schlechthin gepriesen. Je höher der Automatisierungsgrad im Recruiting desto besser. Das ist die Botschaft, die immer und immer wieder durchs Recruiting-Dorf getrieben wird.

Wem ein maximaler Automatisierungsgrad wirklich nutzt

Doch das ist so nicht richtig. Im Zweifel füllt eine maximale Recruiting-Automatisierung zwar die Taschen des Sales-Managers, der seine HR-Software Produkte an den Mann oder die Frau bringen will. Doch ob Sie damit so effizient wie angepriesen die bestehenden Lücken in Ihrer Personaldecke füllen können? Meist ist eher das Gegenteil der Fall.

Das hat nicht unbedingt mit der Qualität der Anwendungen zu tun, sondern mit dem Mindset der Anwender. In Kundengesprächen beobachten wir immer wieder eine ganz bestimmte Reaktion bei Personalverantwortlichen, wenn es um Automatisierungen geht: Berührungsängste. Die Sorge ist groß, dass Tools mit einem zu hohen Automatisierungsgrad eine lange Einarbeitungszeit erfordern, hochkomplex sind und nur mit einem hohen Maß an digitalem Anwenderwissen zu bedienen sind.

Viele Automatisierungen sind eher einfach in der Umsetzung

In dieser Hinsicht können wir beruhigen. Viele Automatisierungen sind einfach in der Handhabung. Sie sollen ja Arbeit abnehmen, statt Arbeit machen. Nehmen wir etwa die Erstellung einer Stellenanzeige. Es ist kein Hexenwerk mehr, diese mit Hilfe eines Bewerbermanagementsystems so zu designen, dass sie nicht nur über den Laptop, sondern auch automatisch über das Smartphone in der richtigen Höhe und Breite abrufbar ist. Dafür befüllen Sie im System ein Template mit den richtigen Inhalten. Den Rest erledigt die Technik. Das ist bereits eine Automatisierung.

Oder nehmen wir CV-Parsing, mit dem sich die relevanten Daten eingesandter Lebensläufe im PDF-Format auf Knopfdruck auslesen und automatisch in eine Bewerberakte übertragen lassen. Solche Automatisierungen erfordern kein nennenswertes Anwenderwissen, machen sich aber schnell positiv im Alltag bemerkbar machen, weil sich mit ihnen viel Zeit sparen lässt.

Komplexe Systeme schrecken ab

Aber ja, es gibt auch komplexere Tools, mit denen sich Prozesse im Recruiting automatisieren lassen. In diese müssen Sie sich hineindenken. Und je mehr Sie davon in Ihrem Bewerbermanagementsystem implementieren, umso höher wird der Einarbeitungsaufwand. Im schlimmsten Fall kann das zu einer gewissen Überforderung führen. Und was passiert dann? Richtig, Mitarbeitende kehren dem Tool entnervt den Rücken zu und arbeitet wieder in Excel-Listen – ging ja früher auch.

Das stimmt zwar. Allerdings lastete früher auch kein so hoher Druck auf Personalsuchenden, in einem leer gefischten Arbeitsmarkt schnell die richtigen Talente finden zu müssen.

Wenn Sie uns fragen: Um einen gewissen Automatisierungs- und Digitalisierungsgrad kommen Sie als Recruiter nicht umhin. Aber gehen Sie die Sache möglichst durchdacht an.

Machen Sie sich eine Bucket-List

Überlegen Sie im Vorfeld sehr genau und seien Sie ganz ehrlich zu sich selbst:

• Was ist ein Must-Have? Welche Funktionen muss ein Bewerbermanagementsystem von vornherein mitbringen, damit Sie grundlegend entlastet werden?
• Was ist ein Nice-to-Have? Welches Feature muss nicht gleich angeschafft werden, könnte aber in naher Zukunft für Sie interessant werden?
• Was brauchen Sie ganz und gar nicht?

Im Ergebnis verzichten Sie auf unnötige Funktionen und erhalten ein schlankes Bewerbermanagementsystem, das genau zu Ihren Bedürfnissen passt. Stellen Sie eines Tages zusätzliche Automatisierungs-Bedarfe fest, ist es oft kein Problem, die entsprechenden Funktionen im System nachzurüsten.

Welche Recruiting-Automatisierung Sie sich gut überlegen sollten

Allerdings ist bei jedem Add-On erneut eine sehr genaue Auslese der Funktionen wichtig. Einfach, weil nicht jede Automatisierung im Recruiting Sinn macht. Manche richtet eher Schaden an als zu nutzen.

Hier mal ein paar Beispiele.

Vorschnelle automatische Absagen

Macht es wirklich Sinn, bei einem negativen Feedback aus einem Fachbereich direkt automatisch eine Absage an Bewerber und Kandidatinnen zu versenden? Sollte nicht vorher nochmal ein Recruiter oder eine Recruiterin einen Blick auf den CV werfen? Schließlich könnte die Person für andere Unternehmensbereiche oder mindestens für die Aufnahme in den eigenen Talent Pool interessant sein.