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Reboarding im Job - Praxistipps

Reboarding: Praxistipps zur strukturierten Rückkehr von Teammitgliedern in den Job

Es gibt mehr als nur den Start bei einem Unternehmen als Neuankömmling, also als das sogenannte Onboarding. Auch das Reboarding ist ein reelles Szenario, das zum Tragen kommt, wenn Beschäftigte nach längerer Auszeit zurückkehren. Die Gründe sind vielfältig und reichen von Elternzeit über Krankheit bis hin zur Rückkehr ins Büro nach einer längeren Homeoffice-Zeit oder einem Sabbatical. Je nach Situation sind unterschiedliche Dinge wichtig. Es gilt aber immer Feingefühl an den Tag zu legen und einen Plan fürs Wieder-Ankommen vorzubereiten. Wie das geht, zeigt Lara Jagdmann von d.vinci in diesem Gastbeitrag.

Was ist Reboarding?

Das Reboarding bezeichnet die organisierte Rückkehr eines Teammitglieds nach längerer Abwesenheit.

Wie auch beim Onboarding gilt, dass ein Reboarding eigentlich nicht früh genug begonnen werden kann. Sobald klar ist, dass ein Teammitglied ausfällt beziehungsweise ab einem bestimmten Datum nicht mehr dabei ist, sollte die Abwesenheit und auch schon die Rückkehr geplant werden. Die rechtzeitige Planung und vor allem das Kontakthalten während der Abwesenheit, sind ein Zeichen der Wertschätzung dem abwesenden Teammitglied gegenüber.

Nicht anwesende Kolleginnen und Kollegen haben oft Angst, den Anschluss, nicht nur arbeitstechnisch, sondern auch sozial zu verlieren und ersetzt zu werden. Diese Angst können Sie als Arbeitgeber durch offene Kommunikation nehmen. Schaffen Sie es als Arbeitgeber jedoch nicht, ein effizientes und integrierendes Reboarding zu organisieren, hat das negative Folgen: Arbeitnehmende fühlen sich isoliert, nicht mehr willkommen und nicht dazugehörig.

Warum ist Reboarding so wichtig?

Das Ziel eines Reboardings sollte sein, dass sich die Rückkehrenden wieder schnell integriert fühlen, damit sie schnellstmöglich mit den Aufgaben vertraut sind und effizient arbeiten können.

Sie fragen sich, warum ein Reboarding für Mitarbeitende so wichtig ist, wo sie doch das Unternehmen und das Team bereits kennen und nur einige Zeit nicht da waren?

Kein Unternehmen steht während der Abwesenheit eines Teammitgliedes still. Gegebenenfalls werden sogar grundlegende oder strategische Entscheidungen getroffen, neue Menschen kommen und gehen und vielleicht verändern sich Teamstrukturen und Unternehmensziele. All dies muss das rückkehrende Teammitglied erst wieder kennenlernen. Gerade wenn jemand lange weg war und während der Abwesenheit keinerlei Zugriff auf Mails, Server, Ordner und interne Daten hatte, ist der zweite erste Arbeitstag fast wie der Erste.

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Welche Gründe für ein Reboarding gibt es?

Gründe für ein Reboarding können beispielsweise sein:

Grundsätzlich gelten für alle Reboarding-Fälle ähnliche Bedingungen und Dinge, auf die Sie achten sollten. Aber je nach Situation muss das Reboarding mit unterschiedlich viel Fingerspitzengefühl angegangen werden.

Was können Sie als Arbeitgeber für ein gutes Reboarding tun?

Keine Sorge, Sie sind nicht machtlos und können viel dafür tun, dass sich ein wiedereinsteigendes Teammitglied schnell wieder wohl und willkommen fühlt.

Frühzeitig planen

Setzen Sie am besten schon sobald bekannt ist, dass ein Teammitglied einige Zeit abwesend sein wird, ein Reboarding-Gespräch an, sofern es die Situation zulässt und die Abwesenheit planbar ist. Hier können Sie darüber sprechen, wann eine Rückkehr ansteht und welche Vorstellungen das Teammitglied hat, wenn es wiederkommt. Sie können zudem besprechen, ob und in welchem Maße er oder sie auf dem Laufenden bleiben möchte, beispielsweise durch die Nutzung des Social Intranets.

Offene Kommunikation

Beim Reboarding sind genauso viele Parteien beteiligt wie beim Onboarding. Das wiedereinsteigende Teammitglied, die direkten Kolleginnen und Kollegen und auch andere Teams und Abteilungen. Sprechen Sie mit allen Beteiligten offen darüber, dass ein Reboarding angesetzt wird und dass dies nichts mit fehlenden Fähigkeiten oder „verlernten“ Skills zu tun hat. Sagen Sie offen, dass Sie nur sicherstellen möchten, dass der Restart gut gelingt.

Bereiten Sie in diesem Zuge auch das Team darauf vor, dass jemand zurückkehrt und möglicherweise in der Anfangszeit vermehrt Fragen gestellt werden. Auch können Sie, ähnlich wie beim Onboarding, über einen Buddy nachdenken. Möglicherweise hat das Teammitglied ja noch eine Vertrauensperson aus der Zeit vor der Abwesenheit im Unternehmen.

Veränderungen benennen

Verschaffen Sie sich einen Überblick, was in der Abwesenheit des Mitarbeitenden alles passiert ist und fassen Sie alle grundlegenden Änderungen zusammen. Denken Sie hierbei daran, nichts zu beschönigen. Aber gerade negative Nachrichten sollten Sie sensibel rüberzubringen, da das rückkehrende Teammitglied durch die neue Situation ohnehin verunsichert sein wird.

Struktur schaffen

Ähnlich wie beim Onboarding wird das Teammitglied auch beim Reboarding nervös, aber voller Tatendrang sein. Helfen Sie ihm oder ihr, indem Sie einen Einarbeitungsplan vorbereiten, in dem die ersten Projekte und Termine aufgelistet sind. Dieser Plan kann auch eine Übersicht zu Veränderungen enthalten.

Zeit geben

Gerade bei weitreichenden Veränderungen während der Abwesenheit des Teammitgliedes, muss es sich erstmal daran gewöhnen, dass der eigentlich bekannte Arbeitsplatz nun irgendwie anders ist. Erwarten Sie daher nicht, dass ab Tag 1 alles wieder läuft wie vorher, sondern geben Sie den betroffenen Rückkehrenden Zeit, sich an die neuen Umstände zu gewöhnen. Und auch wenn es keine großen Veränderungen gab, kann es sein, dass sich das rückkehrende Teammitglied verändert hat. Gerade wenn die Person wegen Krankheit ausgefallen ist, ist es möglich, dass vor allem der Beginn langsamer angegangen werden muss.

Rückfragen ermöglichen

Nur weil der zweite erste Arbeitstag vorbei ist, heißt das nicht, dass das zurückgekehrte Teammitglied schon wieder komplett angekommen ist. Fragen Sie regelmäßig nach, wie es läuft und signalisieren Sie, dass Ihre Tür für Feedback und Fragen offen steht.

Kontakt halten

Es kommt beim Reboarding nicht nur auf die Tage an, wenn die Kolleginnen und Kollegen zurück am Arbeitsplatz sind. Gerade die Zeit zwischen Weggang und Rückkehr ist wahnsinnig entscheidend. Halten Sie, zumindest lose und locker, den Kontakt. Schicken Sie bei Krankheit mal eine Karte mit guten Besserungswünschen und bei Familienzuwachs ein kleines Geschenk.

Signalisieren Sie, dass Sie an die betreffenden Personen denken – das nimmt Druck und zeigt Wertschätzung.

Unterstützung anbieten

Gerade wenn ein Teammitglied aufgrund von Krankheit ausfällt, kann es sinnvoll sein, wenn Sie als Arbeitgeber Unterstützung bei administrativen Aufgaben anbieten, beispielsweise bei der Organisation einer Reha. Sie können zudem darüber nachdenken, einem Teammitglied, das wegen Rückenproblemen länger ausgefallen ist, einen höhenverstellbaren Schreibtisch anzubieten.

Besonderheiten verschiedener Reboardings

Elternzeit/Mutterschutz

Fällt eine Kollegin oder ein Kollege aus, weil es Familienzuwachs gibt, ist das natürlich ein freudiger Anlass. Ebenso ist die Abwesenheit relativ gut planbar, weil ein festes Rückkehrdatum festgelegt werden kann. Unsicherheit birgt möglicherweise die Vertragsverhandlung, weil gegebenenfalls die Stundenanzahl reduziert werden soll und somit das Gehalt angepasst wird. Möglicherweise ist das Elternteil auch unsicher, weil der Familienzuwachs mehr Flexibilität im Arbeitsalltag erfordert. Seien Sie hier rücksichtsvoll und bieten Sie Unterstützung an.

Krankheit

Mit dieser Situation muss besonders sensibel umgegangen werden, weil das kranke Teammitglied zunächst mit sich selbst beschäftigt sein wird. Hier ist es besonders wichtig, als Arbeitgeber zu zeigen, dass man an die Person denkt und auf sie wartet. Eine Herausforderung kann es am Anfang sein, wenn das Teammitglied mit dem Hamburger Modell wieder einsteigt und zunächst nur auf sehr geringer Stundenbasis arbeitet.

Reboarding Praxistipps durch das d.vinci Team
Quelle: d.vinci

Rückkehr nach Homeoffice

Hat die Arbeit zum Großteil zuhause stattgefunden, kann es sinnvoll sein, zumindest ein kleines Welcome-Back-Event zu organisieren. Hier geht es weniger darum, die Einarbeitung in Aufgaben zu gewährleisten, sondern sich wieder an die gemeinsame Arbeit am Arbeitsplatz zu gewöhnen. Möglicherweise gibt es auch Kolleginnen oder Kollegen, die komplett im Homeoffice gestartet sind und noch nie im Büro waren. Auf diese Situation sollten Sie besonders eingehen.

Rückkehr nach Kurzarbeit/Teilzeit

Hat jemand in den vergangenen Monaten viel weniger Stunden als üblich gearbeitet, bietet sich ein Einarbeitungsplan an, um Struktur zu bieten und Überforderung zu vermeiden.

Stellenwechsel

Dies ist kein klassisches Reboarding, weil die betreffende Person ja im Unternehmen bleibt. Allerdings sollte am neuen Einsatzort ebenfalls eine Eingliederung stattfinden. Hier ist zusätzlich zu überlegen, ob das wechselnde Teammitglied eine Weiterbildung benötigt. Gerade die soziale Komponente darf hierbei nicht zu kurz kommen, da das Teammitglied ja die neuen Teammitglieder noch nicht kennt. Gemeinsame Mittagspausen können ein guter Anfang sein.

Sabbatical

Waren Mitarbeitende freiwillig mehrere Monate weg um eine Auszeit zu nehmen, ist vor allem eine arbeitstechnische Wiedereingliederung notwendig. Die Personen werden während der Abwesenheit keinerlei Zugriff auf E-Mails oder Laptop gehabt haben und somit keinen Bezug zum Arbeitsalltag mehr haben. Der soziale Kontakt ist möglicherweise jedoch durch private Chatgruppen erhalten geblieben.

Reboarding nicht unterschätzen

Bedenken Sie, dass das fehlende Teammitglied während der Abwesenheit Zeit hat, sich Gedanken zu machen, ob es zu Ihnen als Arbeitgeber zurückkehren will. Gegebenenfalls wird ihm oder ihr während der Abwesenheit klar, dass noch andere berufliche Ziele erstrebenswert sind.

Reboarding Praxistipps: d.vinci Team
Quelle: d.vinci

Nehmen Sie das Reboarding daher nicht auf die leichte Schulter, sondern versuchen Sie erstrecht einen guten Eindruck zu hinterlassen und der Person das Gefühl zu geben, dass sie gewollt und willkommen ist. Denn auch eine Neubesetzung, die aufgrund eines missglückten Reboardings erfolgen muss, bindet Ressourcen und kostet viel Geld.

Zudem ist der damit einhergehende Schaden nicht zu unterschätzen: Ein Teammitglied, dass das Unternehmen wegen Unzufriedenheit verlässt, obwohl es schon lange da war, wird mit der restlichen Belegschaft darüber sprechen, was auch zu Unmut bei den zurückbleibenden Beschäftigten führen kann.

Nehmen Sie das Reboarding genauso ernst wie das Onboarding, denn wiederkehrende Teammitglieder erleben einen „neuen ersten Arbeitstag“.

 

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Lara Jagdmann

Lara Jagdmann von d.vinci als Autorin auf PERSOBLOGGER.DE

 

Lara Jagdmann ist seit 2018 bei d.vinci und kümmert sich um Content und den monatlichen Newsletter. Ihr Herz schlägt für Marketing und Recruiting.

d.vinci entwickelt Software-Lösungen, um die Digitalisierung von HR-Prozessen voranzutreiben. Das d.vinci Bewerbermanagement und Onboarding unterstützt Teams dabei, durch effiziente Prozesse mehr Konzentrationskapazität für das menschliche Miteinander zu schaffen und so nachhaltige Wertschätzung und Bindung zu erzeugen.

Als Familienunternehmen legt d.vinci auch intern viel Wert auf gutes Miteinander: Verlässliche und vertrauensvolle Beziehungen machen das Team aus – seit über 30 Jahren.

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