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Titelbild: Den Fachbereich im Recruiting aktiv einbeziehen

Der Fachbereich als erfolgskritischer Partner im Recruiting 

Neue Jobs und zunehmende Spezialisierungen in vielen Fachbereichen machen uns das Recruiting geeigneter Kandidaten schwerer. Das Weltwirtschaftsforum prognostiziert, dass 65% der Berufe, die wir 2025 ausüben werden, 2015 noch nicht existierten. Das verändert die Art und Weise wie Stellenbeschreibungen definiert werden, um die passenden Kandidaten zu gewinnen. Warum der Fachbereich dabei aus Sicht von Gastautor Michael Benz unbedingt mit ins Boot muss, erfahren Sie hier.


Neue Herausforderungen für HR

Auf der Suche nach geeigneten Talenten stoßen Sie immer häufiger auf bislang unbekannte Hürden, die Sie nur gemeinsam mit dem Fachbereich meistern können. Denn die Ansprüche an eine moderne Personalarbeit wandeln sich stark. Drei Herausforderungen sind dabei zentral, wobei manche davon auch alte Bekannte sind.

Unbekannte Anforderungsprofile

War es für Sie gestern noch die „klassische“ Vertriebsstelle im technischen Innendienst, ist es heute vielleicht der Spezialist für Technical Sales 4.0 (m/w/d). Dessen Anforderungsprofil hat sich aufgrund neuer Aufgaben, Produkte und Technologien vom Produkt- zum Servicevertrieb gewandelt. Allzu oft kann es daher vorkommen, dass das eine Anforderungsprofil für eine Vakanz nicht (mehr) existiert. Sind gänzlich neue Technologien oder beispielsweise Programmiersprachen Bestandteil der Position, fällt zusätzlich schwer, das Anforderungsprofil der jeweiligen Stellenbeschreibung realitätsnah und detailliert zu formulieren.

HR ist aber nicht allein mit diesem Problem – auch der Kandidat kann mit diesen Jobtiteln und ungenauen Beschreibungen in der Stellenanzeige nicht viel anfangen. Denn er kennt mit hoher Wahrscheinlichkeit die dahinterstehenden Prozesse und Aufgaben nicht. So sieht er vielleicht von einer Bewerbung ab und Sie haben einen potenziell passenden Kandidaten verloren. Bei der Entscheidung für oder gegen einen neuen Arbeitgeber gilt leider nicht „im Zweifel für den Angeklagten.”

Eignungsdiagnostik

Normalerweise screenen wir die Bewerbungen gekonnt nach den notwendigen Voraussetzungen und Qualifikationen für die Stelle. Doch den Person-Job-Fit bei Vakanzen zu bestimmen, bei denen kein konkretes Anforderungsprofil vorhanden ist, erschwert eine zuverlässige Vorselektion nach A-, B- und C-Kandidaten. Abschlüsse und andere Qualifikationen lassen teilweise noch Fragen offen, ob der Bewerber für die Vakanz geeignet ist oder nicht und auch gegenüber den Arbeitszeugnissen existieren erhebliche Vorbehalte. Wie auch, wenn keine Vergleichskriterien existieren und Sie selbstverständlich kein tiefgründiges Fachwissen sämtlicher Fachbereiche haben. Für die Beurteilung der Bewerber braucht es deshalb den fachlichen Blick der jeweiligen Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachbereich.

Infografik: StepStone Studie Jobsuche im Fokus
Quelle: Stepstone-Studie Jobsuche im Fokus – Alle Ergebnisse hier zum Download

Team-Fit

Ob der Bewerber zum Team passt, können wir auch hier nicht eindeutig entscheiden. Zwar kennen Sie das Team des Fachbereichs. Deren Bewerbungsunterlagen lagen immerhin auch mal auf Ihren (virtuellen) Schreibtischen. Doch die Kompetenzen des Teams ändern sich stetig und immer schneller. Damit verändern sich auch die vielfältigen Aufgaben im Fachbereich. Dieser weiß daher am ehesten, welche fachlichen Kompetenzen die bestehenden Teammitglieder ideal ergänzen. Je technischer die einzelnen Fachbereiche sind, desto schwieriger ist es.

Folgen für unsere Personalarbeit

Diese Herausforderungen haben reale Konsequenzen für Ihre Personalarbeit und Ihren Fachbereich.

Streuverluste bei der Stellenanzeige

Je unspezifischer oder generalistischer Sie eine Stellenanzeige formulieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich dadurch nicht die passenden Kandidaten angesprochen fühlen. Sie erreichen zwar im ersten Schritt eine größere Zielgruppe, aber müssen im Gegenzug eine höhere Zahl an Bewerbungen sichten und feststellen, dass Sie einen Großteil davon ablehnen müssen, weil die Kandidaten nicht passen. Auf den ersten Blick wurden vielleicht Kosten eingespart, in einer Vollkostenbetrachtung verursacht Ihnen dieses Vorgehen allerdings einen deutlichen zeitlichen und finanziellen Mehraufwand.

Schlechter Team-Fit

Jedes neue Teammitglied sollte nicht nur die kognitiven oder sozialen Fähigkeiten für die jeweilige Stelle mitbringen, sondern vor allem auch eine fachliche Verstärkung sein. Bleibt der Fachbereich außen vor (oder beteiligt dieser sich nicht von sich aus) erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass der Kandidat den fachlichen Anforderungen der Vakanz nicht gewachsen ist.

Das kann zur Folge haben, dass Sie ihn oder sie nicht einstellen oder Ihr Neuzugang gar wieder schnell kündigt. Im schlimmsten Fall sind Sie gezwungen, die Vakanz neuerlich auszuschreiben.

Doch dieser Punkt gilt nicht nur für Sie als Arbeitgeber. Ob die Erwartungshaltungen des Kandidaten aus seiner Sicht erfüllt werden, wird diesem meist erst deutlich, wenn ein paar Tage oder sogar Wochen im neuen Job vergangen sind. Kommt es zu einem „bösen Erwachen“, folgt rasch die Kündigung. Aus Arbeitgeber-Sicht kann dies selbstverständlich genauso passieren. Ein Ereignis, die zu einer hohen Fluktuation im Unternehmen führt.

Drei Punkte für eine gute Zusammenarbeit zwischen HR und Fachbereich

Der Best Case: Idealerweise skizziert Ihnen der Fachbereich so genau wie möglich, welche Anforderungen er an die Kandidaten stellt und welche Aufgaben sie in dieser Position erwarten. Mit diesen exakten Angaben können Sie dann das tun, was HR am besten kann – dem Fachbereich die bestmöglichen Kandidaten präsentieren.

Bei der Selektion und dem Kennenlernen der Kandidaten interagieren Sie dann wieder mit dem Fachbereich. Den besten Outcome erzielen Sie, wenn Ihre HR-Expertise und das Know-How des Fachbereichs zusammentreffen. Um dies zu erreichen, brauchen Sie drei Eckpfeiler für gutes Teamwork.

Gegenseitiger Wissenstransfer

Der erste entscheidende Punkt für eine gute Zusammenarbeit mit Ihrem Fachbereich ist Transparenz. Denn wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut, sind Probleme vorprogrammiert. Sie beide können nur dann effizient arbeiten, wenn die jeweiligen Aufgaben und Anforderungen klar beschrieben sowie kommuniziert werden. Das heißt, der Fachbereich muss möglichst konkrete Aufgaben formulieren, damit Sie wissen, was aus Recruiting-Sicht zu tun ist. Achten Sie darauf, dass alle Beteiligten immer auf dem gleichen Wissensstand sind, um Missverständnisse und doppelte Arbeit zu vermeiden.

Ressourcen

Ein weiterer wichtiger Faktor sind Ihre verfügbaren Ressourcen sowie die des Fachbereichs. Das bedeutet, der Fachbereich braucht Kapazitäten, um die Anforderungen und künftigen Herausforderungen klar zu definieren sowie mit dem Team zu besprechen. Nur so kann eine reale Aufgabenstellung für die Kandidaten formuliert werden, die Sie für das Recruiting nutzen können. Diese Zeit muss sich der Fachbereich nehmen können und von HR Unterstützung erfahren. Der Fachbereich macht nicht jeden Tag „HR-Arbeit”.

Dies sicherzustellen ist klare Aufgabe der Führungsebene.

Geschwindigkeit

Der dritte Aspekt heißt Geschwindigkeit. Ihre Kooperation mit dem Fachbereich darf nicht durch ein überfülltes Mail-Postfach gefährdet werden. Unbeantwortete Nachrichten von oder über Kandidaten, auf die Sie oder der Fachbereich aufgrund von Hektik im Tagesgeschäft nicht schnell reagieren oder die, im schlimmsten Fall, gar untergehen, demotivieren alle Parteien.

Denn natürlich erwartet auch der Kandidat nach dem Abschicken seiner Bewerbung eine zeitnahe Rückmeldung von Ihnen. Reagieren Sie nicht zügig, brechen laut einer Statista-Befragung unfassbare 42,5% der Kandidaten den Bewerbungsprozess ab. Da Sie nicht wissen können, wann lange auch „zu lange” bedeutet, sollte Ihre Kandidaten-Pipeline immer Vorfahrt haben.

Manchmal reicht schon ein neues Tool, um eine schnelle und transparente Kommunikation zu ermöglichen.

Und wie sieht es mit den No-Gos aus?

Silodenken

Es klingt logisch, dennoch möchte ich es noch einmal betonen: Eine gute Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn sowohl Ihr Fachbereich als auch Sie diese Zusammenarbeit wirklich möchten. Für Sie beide ist nichts gewonnen, wenn die Kooperation nur auf dem Papier existiert. Das Ziehen an einem Strang muss wesentlicher Bestandteil Ihres Mindsets sein. Denn nur wenn Sie und der Fachbereich sich in die Aufgaben des jeweils anderen hineinversetzen, wird es Ihnen gelingen, langfristig die passenden Mitarbeiter zu finden.

Intransparenz

Sie sind auf die Beschreibung der tatsächlichen Aufgabenstellung und die damit verbundenen Kompetenzen aus dem Fachbereich angewiesen, um passende Kandidaten für die offene Stelle zu finden. Jede Unklarheit stellt Sie erneut vor die Herausforderung im Recruiting, dass Sie kein genaues Bild haben, nach wem Sie suchen sollen.

Service-Gedanken

Problematisch wird die Zusammenarbeit mit dem Fachbereich dann, wenn dieser der Auffassung ist, dass Sie eine Art Service-Dienst für ihn sind. Bei allem Verständnis über den einen oder anderen Frust im Fachbereich, wenn dieser auch „Personalarbeit” machen muss, sollte etwas klar sein:

Ihre Arbeit im Recruiting wird am ehesten erfolgreich, wenn Ihnen der Fachbereich hilft, ein detailliertes Profil für die Vakanz zu erstellen.

Fachbereich + HR = unverzichtbare Vorteile für das Recruiting

Schlussendlich kann ich aus meiner täglichen Arbeit sagen, dass Kandidaten immer dann besonders glücklich mit dem Bewerbungsprozess sind, wenn der Fachbereich eng mit HR zusammenarbeitet und möglichst genaue Vorgaben macht. Daher sollte er immer mit an Bord sein.

Die zu Beginn genannten Konsequenzen, wie die unspezifische Kandidatenansprache, schlechter Person-Job- und -Team-Fit sowie hohe Fluktuation sind schlagende Argumente dafür.

HR und der Fachbereich brauchen einander wie Yin und Yang. Ist dem Kandidaten die reale Aufgabe der Jobposition klar, werden auch die richtigen Spezialistinnen und Spezialisten erreicht. Das hat zur Folge, dass die Gesamtzahl der Bewerbungen zurückgeht, aber dafür die Qualität steigt. Dadurch haben Sie mehr A-/B-Kandidaten zur Auswahl, eine höhere Trefferquote und schnellere Vertragsabschlüsse.

Diese Punkte helfen nicht nur die Time-to-Hire und Cost-per-Hire zu senken, sondern verschaffen Ihnen auch mehr Zeit für das wichtigste Ihres Arbeitsbereichs: die (potenziellen) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Michael Benz

Portrait Gastautor Michael Benz zum Thema Fachbereich ins Recruiting einbinden

 

Michael Benz hat seine eigene Biografie als Motivation für die Gründung von whyapply genommen. Als studierter Islamwissenschaftler und Ethnologe war er nach seinem Studium für die Fraunhofer- Gesellschaft in den Bereichen Employer Branding und Business Development tätig. Als Quereinsteiger kennt er die Tücken standardisierter Bewerbungsprozesse.

Aus seiner beruflichen Erfahrung heraus gründete er 2017 das HR-Tech Startup whyapply. Gemeinsam mit seinem Team arbeitet er daran, dass bei Bewerbungen die Tätigkeit hinter einer Vakanz und die tatsächlichen Ideen und Potenziale der Bewerberinnen und Bewerber im Vordergrund stehen. Sein Ziel für seine Kunden ist ein direkter und ehrlicher Zugang zu Kandidaten und eine klare Kommunikation von Content.

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