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Mitarbeiter-App

Wie eine Mitarbeiter-App HR in der digitalen Transformation unterstützt – Praxisbeispiel DATEV eG

Dass die digitale Transformation besondere Herausforderungen an eine zukunftsorientierte Personalabteilung stellt, habe ich bereits in meinem Beitrag Digitale Transformation von HR ausführlich beschrieben. Manchmal hilft der Einsatz moderner Kommunikationsmittel wie einer Mitarbeiter-App, um den nötigen Kulturwandel zu begleiten oder diesem gar wesentliche Impulse zu verleihen. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt die DATEV eG.

Professionalisierte Unternehmenskommunikation

Der Begriff Unternehmenskommunikation wird nicht einheitlich verwendet. Zum einen meint er die Gesamtheit der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens unabhängig von Sender und Empfänger der Botschaften. Quasi als Synonym für „die Kommunikation im Unternehmen“. Zum anderen haben sich in größeren Unternehmen gleichnamige Abteilungen etabliert, die dieser ansonsten unkoordiniert stattfindenden Kommunikation einen professionellen Rahmen geben.

Die Aufgabe der Unternehmenskommunikation liegt dabei nicht nur in der einseitigen Verbreitung von Botschaften des Arbeitgebers an die Mitarbeiter. Vielmehr geht es um den Aufbau einer offenen und hierarchiefreien Kommunikationskultur sowie der dafür notwendigen Infrastruktur. Damit ergeben sich wesentliche Schnittmengen zu Aufgaben des HR-Bereichs mit Blick auf die Unternehmenskultur und das Arbeitgeber-Image.

Social Intranet – internes Social Media light

Selbstverständlich findet weiterhin eine zentrale Kommunikation statt. Wissenswerte Informationen werden in Zusammenarbeit zwischen den informierenden Fachbereichen und der Unternehmenskommunikation abgestimmt und zielgruppenspezifisch aufbereitet.

Das klassische Intranet wurde jedoch geöffnet für eine zweiseitige – letztlich sogar n-seitige Kommunikation. Mitarbeiter (m/w/d) haben die Möglichkeit, Beiträge zu liken und zu kommentieren. Über Sharepoint-Blogs produzieren die Mitarbeiter zudem selbst Inhalte. Mittels eines persönlichen Profils (MySite) sind sie für Kolleginnen und Kollegen nach selbstdefinierten Themenbereichen auffindbar.

Über eine interne Newsfeed-Funktion können sowohl Themen nach Hashtags als auch Personen abonniert werden. Deren Inhalte werden fortan live und ungefiltert in den Newsfeed der Abonnenten eingespielt. Die Geburtsstunde eines Social Intranet.

Von der Mitarbeiterzeitschrift zum Digital Magazin

Diese Entwicklung hatte gravierende Auswirkungen auf die klassische Mitarbeiterzeitschrift, die viele Jahre gedruckt und via Hauspost intern verteilt wurde. Denn deren Inhalte konnten fortan mit den sekunden-aktuellen Echtzeit-News im Social Intranet nicht mehr mithalten. Ein Umbau in ein digitales Mitarbeitermagazin mit wechselnden thematischen Schwerpunkten war die logische Folge.

Ortsunabhängige Informationsaufnahme

Ein weiteres Wesensmerkmal der digitalen Transformation ist die Informationsaufnahme und Kommunikation unabhängig vom Aufenthaltsort innerhalb eines Bürogebäudes. Wenn es dabei um interne Informationen geht, bedarf es jedoch eines entsprechenden Zugangsschutzes. Dort wo Privatpersonen recht sorglos Informationen in Whatsapp-Gruppen oder ähnlich austauschen, verbietet sich der Einsatz solcher Messenger im beruflichen Umfeld häufig aufgrund der strengen Datenschutz-Regularien.

Die Lösung hierfür bietet eine spezielle Mitarbeiter-App. In Anlehnung an den Namen der Mitarbeiterzeitschrift „Grünfink“ lautet diese bei DATEV „Mobilfink“.

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Mitarbeiter-App „Mobilfink“ für´s Smartphone

Die Mobilfink-App wird über den DATEV-eigenen App-Store installiert und liegt damit außerhalb der Zugänglichkeit Dritter. Kleiner in-Kauf-zu-nehmender Nachteil: Bei einem Smartphone-Wechsel wird die App nicht im automatischen Backup gesichert und muss neu installiert werden.

Inhalte mit Mehrwert

Die Nutzung einer solchen App steht und fällt mit den Inhalten. Aktuell finden sich folgende Hauptfunktionen in der Mobilfink-App:

  • Ausgewählte Unternehmensnews aus dem Intranet
  • Exklusive Mobilfink-News
  • Grünfink Digitalmagazin
  • Schnappschüsse aus dem Unternehmen
  • Social Media Newsroom
  • Zugang zu weiteren DATEV-Publikationen
  • Zugang zur digitalen Entgeltabrechnung Arbeitnehmer online
  • Kleinanzeigen

Kuratierte Unternehmensnews

In einem mobilen Newsfeed erhalten die Mobilfink-Nutzer kuratierte Unternehmensnews wie im Intranet. Diese Funktion kommt dem Wunsch vieler Mitarbeiter entgegen, die während der Arbeitszeit auf ihrer individuellen Intranet-Startseite Inhalte entdecken, diese aber nicht sofort lesen können. Über die mobile Bereitstellung entkoppelt sich diese Möglichkeit vom Zugang zu einem geschäftlichen Endgerät. Dadurch steigt die Flexibilität deutlich an.

Gleiches gilt natürlich für die Inhalte der digitalen Mitarbeiterzeitschrift.

Grünfink digital - Mitarbeitermagazin der DATEV eG
Grünfink – digitales Mitarbeitermagazin der DATEV eG

Unternehmenskultur erleben – Schnappschüsse a la Instagram

Eine in meinen Augen herausragende Rolle hat der Funktionsbereich „Schnappschüsse“. Dort haben Mitarbeiter die Möglichkeit, mit dem Smartphone aufgenommene Bilder anderen in einem Fotostream bereit zu stellen. Im Grunde ist das wie ein DATEV-eigenes kleines Instagram. Darin können Bilder geliked und kommentiert werden. Somit entsteht eine dezentrale Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.

Dabei sind einige Besonderheiten zu beachten, denn in den DATEV-Gebäuden herrscht ein sogenanntes Fotografierverbot mit Erlaubnisvorbehalt (fieser Begriff, ich weiß). Das bedeutet, dass das Fotografieren mit privaten Smartphones grundsätzlich verboten ist, aber Einzelfallgenehmigungen relativ leicht verfügbar sind. Dieser Erlaubnisvorbehalt sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich vor dem Posten von Inhalten zuerst über die Wirkung einer Veröffentlichung bewusst werden.

Das Schöne an den Postings im Mobilfink: Die Veröffentlichung geschieht in einem nicht-öffentlichen Raum mit besonderem Schutz. Insofern ist dies ein wunderbares Übungsfeld mit Blick auf mögliche Postings auf externen Social Media Plattformen.

Und so habe ich schon häufig über eben jenen Foto-Stream authentische Einblicke in Veranstaltungen und Aktionen erhalten, an denen Kolleginnen und Kollegen beteiligt waren.

Screenshot Global Day of Code Retreat
Screenshot Mobilfink: Global Day of Code Retreat

Social Media Newsroom

Ein Unternehmen mit annähernd 7.500 Mitarbeitern auf eine offene und transparente Kommunikation auszurichten, ist eine echte Herausforderung. Daher ermöglicht die Mitarbeiter-App auch den vereinfachten Zugang zu Inhalten der DATEV auf externen Social Media Plattformen im Social Media Newsroom.

Hier sind per Klick folgende DATEV-Feeds zugänglich:

  • Facebook
  • Facebook-Karriere
  • Instagram
  • Twitter
  • DATEV-Blog
  • Karriereblog
  • DATEV Community (Kunden) sowie Trialog Facebook (Kundenmagazin)

Im Stil eines Social Media Hubs stehen die Inhalte damit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung. Häufig sogar ohne dass diese selbst einen eigenen Account auf der jeweiligen Plattform besitzen müssen, beispielsweise bei Twitter. Dadurch ist jeder interessierte Mitarbeiter in die Kommunikation eingebunden und kann sich informieren.

Screenshot Mitarbeiter-App Mobilfink der DATEV eG

Digitale Entgeltabrechnung – Arbeitnehmer online

Als weiteren Mehrwert der Mitarbeiter-App steht ein direkter Zugang zum DATEV-eigenen digitalen Entgeltabrechnungs-Portal namens Arbeitnehmer online zur Verfügung. Hierüber haben DATEV-Mitarbeiter und theoretisch Millionen andere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit einer Lohn- und Gehaltsabrechnung über DATEV die Möglichkeit, in einem geschützten Bereich online auf ihre gesamte Entgelt-Historie zuzugreifen.

Denn selbstverständlich gilt auch hier: Weg vom gedruckten Gehaltszettel, hin zum digitalen Portal. Dadurch wird die Transformation besonders deutlich sichtbar.

Kleinanzeigen

Schließlich sei der Vollständigkeit halber auch der Bereich Kleinanzeigen genannt. Hier posten Mitarbeiter klassische digitale Kleinanzeigen in einen Newsfeed mit ebenfalls vorhandenen Social Features.

Was die Mitarbeiter-App mit der digitalen Transformation zu tun hat

Auch wenn es eigentlich bereits deutlich angeklungen sein dürfte, was die Einführung und Nutzung der DATEV Mitarbeiter-App mit der digitalen Transformation zu tun hat, noch einmal explizit:

Im Rahmen der digitalen Transformation wandelt sich auch die Kommunikation. Sie wird dezentral, ortsunabhängig, n:n (lies: „n zu n“) und transparent. Die Nutzung von Social Media ähnlichen Funktionen ermöglicht eine Beteiligung jedes Einzelnen an der Kommunikation – egal ob aktiv produzierend oder vorwiegend passiv konsumierend. Darüber hinaus bedeutet moderne Kommunikation einen Paradigmenwechsel. Weg vom allgegenwärtigen Push (Stichwort: E-Mail-Flut) hin zum Pull. Allerdings müssen die Informationen leicht zugänglich und zielgruppenspezifisch professionell aufgebaut sein, damit das Verarbeiten leicht fällt.

Eine Mitarbeiter-App bietet hierfür einen geeigneten Rahmen. Bisher konnten bereits rund 2.000 Mitarbeiter für die Nutzung des Mobilfinks begeistert werden. Das ist deswegen erstaunlich gut, weil die App noch relativ neu ist.

Unternehmenskommunikation bestimmt Unternehmenskultur

Unternehmenskommunikation hatte schon immer einen erheblichen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Hier zeigte sich, wie das Unternehmen tatsächlich tickt. Was wird wie offen kommuniziert und über welche Medien? Welche modernen Möglichkeiten des Zugangs zu dieser Kommunikation werden geboten? Und welche Beteiligungsmöglichkeiten gibt es für die Einzelnen?

Kommunikation spielt eine bedeutende Rolle bei der Transformation der Unternehmenskultur in Richtung Zukunft. Bei vielen Unternehmen ist insbesondere das Thema Kommunikation zu einer ewig-währenden Baustelle geworden. Arbeitgeberbewertungsportale wie kununu oder glassdoor sind voll von kritischen Äußerungen, wenn es um die Kommunikation im und durch Unternehmen geht.

Durch den Einsatz einer Mitarbeiter-App (zusammen mit weiteren Maßnahmen im Unternehmen) kann ein deutlicher Impuls zur Transformation der Unternehmenskommunikation und damit der Unternehmenskultur einhergehen. Und damit auch ein deutlicher Impact auf die Wahrnehmung als Arbeitgeber erzielt werden. Stichwort: Employer Branding.

Fazit zum Thema Mitarbeiter-App

Ich würde die Maßnahmen zur Steigerung der Transparenz und Öffnung der Unternehmenskommunikation für jedermann als einen sehr mutigen, wenngleich notwendigen und daher absolut wichtigen Schritt bezeichnen. Mitarbeiter in Unternehmen, die sich in einem Kulturwandel in Richtung Arbeit 4.0 befinden, werden zunehmend Teil dieser Kommunikation. Das Loslassen und Vertrauen auf die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter muss dabei stetig vorangehen – eine Mitarbeiter-App wie der Mobilfink bietet einen optimalen Übungsraum dafür.

Beim Stichwort „optimal“: Selbstverständlich sind viele Funktionen in der App bisher noch rudimentär. Allerdings ist das in diesem Fall eher ein Zeichen von Agilität. Nämlich einfach einen ersten Schritt gehen, Feedback von Mitarbeitern einholen (ist übrigens ein eigener Hauptmenüpunkt in der App) und dann schrittweise weiterentwickeln. Demnächst sollen bereits die häufig genutzten Einzel-Apps Speiseplan und DATEV Shuttle-Bus-Fahrplan integriert und der Mehrwert weiter erhöht werden.

Im Ergebnis bin ich persönlich sehr stolz, dass sich mein Arbeitgeber auf diese spannende Reise eingelassen hat.

 

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Stefan Scheller

Abbinder: Persoblogger Stefan Scheller

 

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2 Antworten

  1. Danke für diesen interessanten Beitrag, Stefan! Bin erst jetzt darauf gestoßen. Den Spagat hinzubekommen zwischen einer gesteuerten zentralen Kommunikation und einer offenen mehrseitigen Kommunikation auf derselben Plattform, stelle ich mir sehr anspruchsvoll vor – von Datenschutzerfordernissen mal ganz abgesehen. Es gibt ja sicher trotzdem weiterhin eine zentrale Redaktion, die die Inhalte im Blick behält (Diskriminierung, Rassismus etc.)? Du schreibst, innerhalb kurzer Zeit haben sich 2000 von 7500 MA für eine Nutzung begeistern lassen. Interessant wären nun natürlich die Erfahrungen nach gut zwei Jahren. Konnte sich die App etablieren?

    1. Hallo Kathrin,

      danke für Deinen Kommentar. Ja, die App hat sich weiter etabliert. Trotzdem gehen die Überlegungen dahin, die komplette Intranet-Kommunikation mobilfähig zu machen und somit Kanäle mittelfristig zusammenzuführen. Das ist aber noch Zukunftsmusik.

      Was das „im Blick behalten“ angeht, so darf man sich heute keine zu großen Illusionen machen. Denn Kommunikation im Unternehmen trifft auf immer mehr Kommunikation auch außerhalb des Unternehmens, aber trotzdem ist es Kommunikation über das Unternehmen. Intern und extern waren und sind die beschriebenen Themen „Diskriminierung oder gar Rassismus“ allerdings nie ein relevantes Thema gewesen. Vielmehr ist der Umgang sehr wertschätzend.

      Im Grunde ermutigen wir unsere Beschäftigten, sich aktiv an Kommunikation plattformunabhängig zu beteiligen, um sich selbst thematisch zu positionieren und vor allem mit und von anderen zu lernen. Insofern liegt der Fokus nicht auf Überwachung, sondern auf „Enabling“. Hier sind u.a. sogenannte Social Media Guidelines hilfreich.

      Viele Grüße soweit und danke für Dein Interesse

      Stefan

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