Digitales Mitarbeiterfeedbacksystem als Stimmungsbarometer zur Messung der Arbeitszufriedenheit

Feedbacksysteme begegnen uns nahezu täglich im Supermarkt, dem Bekleidungshaus oder der Apotheke. Zwischenzeitlich haben wir uns ihren Anblick der klickbaren Smileys in grün, orange und rot an den Ein- und Ausgängen von Geschäften gewöhnt. Als digitales Mitarbeiterfeedbacksystem halten diese Befragungsmechanismen nun Einzug in den Arbeitsalltag. Ein thematischer Überblick.

Mitarbeiterzufriedenheit hat einen hohen Stellenwert

Nicht erst seit den jährlichen Mahnrufen von Studien zur Mitarbeiterzufriedenheit in deutschen Unternehmen, machen sich Employer Branding-Verantwortliche Gedanken, wie es um die Zufriedenheit und Arbeitsmoral der eigenen Mitarbeiter bestellt ist.

Bisheriges Mittel der Wahl waren klassische Mitarbeiterbefragungen, zum Beispiel via Online-Fragebogen. Dazu mussten Mitarbeiter meist im jährlichen Turnus Fragebögen ausfüllen. Auf der Basis der Ergebnisse gab es Workshops zu möglichen Verbesserungsmaßnahmen. Hin und wieder entstanden daraus sogar größere Optimierungsprojekte.

Klassische Mitarbeiterbefragungen bieten kaum Steuerungspotential

Der große Nachteil dieses Vorgehens liegt auf der Hand: Eine jährliche Messung bietet wenig unterjähriges Steuerungspotential. Probleme oder Arbeitshindernisse haben sich über einen solch langen Zeitraum längst verfestigt. Unzufriedenheiten werden gar langfristig verschleppt. Mit gravierenden Auswirkungen auf die Arbeitsmoral. Und damit auf die im Rahmen des Employer Brandings so wichtige Unternehmenskultur.

Ein zweites Problem klassischer Mitarbeiterbefragungen: Sehr große und offensichtliche Missstände werden bei jährlichen Befragungen an die Oberfläche kommen. Kleinere und mittlere hingegen eher selten. Denn dazu müssten sich Mitarbeiter diese bis zur nächsten turnusmäßigen Mitarbeiterbefragung merken. Eine Unzufriedenheit besteht, aber die Gründe dafür verschwinden im Zeitverlauf aus dem Bewusstsein.

Latente Unzufriedenheiten via Stimmungsbarometer ergründen

Gerade um diese latenten Unzufriedenheiten zu erkennen und ihnen mit Maßnahmen entgegen zu wirken, können digitale Mitarbeiterfeedbacksysteme hilfreich sein. Dies wird erreicht durch eine wesentlich häufigere, dafür aber inhaltlich verkürzte Messung mittels spezieller Software.

Was ist ein digitales Mitarbeiterfeedbacksystem?

Ein digitales Mitarbeiterfeedbacksystem ist eine Software, die regelmäßig und in kurzen Abständen von zumeist einer Woche -im Sinne eines Stimmungsbarometers- bei Mitarbeitern Informationen über die Arbeitszufriedenheit im Unternehmen sammelt, auswertet und visualisiert, um auf Basis der Ergebnisse Optimierungsmaßnahmen einzuleiten.

Digitale Mitarbeiterfeedbacksysteme sind allerdings noch eher selten bei Unternehmen im Einsatz.

Mitarbeiterfeedback wird nur selten systematisch eingeholt

Häufig fehlt es an validen und vor allem aktuellen Daten zur Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen. Mitarbeiterfeedback wird noch zu selten systematisch eingeholt und ausgewertet. Das ist insofern erstaunlich, als Unternehmen bereits eine Vielzahl an KPI zur Messung ihres Erfolgs beispielsweise in ihrem Kerngeschäft einsetzen. Ganze Controlling-Bereiche beschäftigen sich tagtäglich mit allerlei Messgrößen.

In Punkto Mitarbeiterzufriedenheit verlassen sich die Verantwortlichen in den Personalabteilungen im Zeitraum zwischen klassischen Mitarbeiterbefragungen stattdessen vorwiegend auf ihr Bauchgefühl oder den Flurfunk sowie die sehr subjektiven Fähigkeiten der Führungskräfte.

Offenes kritisches Feedback an Führungskräfte ist eher selten

Die Machtverteilung in Unternehmen ist meist klar geregelt. Das heißt: Führungskräfte bewerten ihre Mitarbeiter hinsichtlich Arbeitsleistung und Entwicklungsmöglichkeiten. Sie dokumentieren Stärken und Schwächen und entscheiden über Gehaltsentwicklung und Bonuszahlungen. Umgekehrt haben Mitarbeiter vergleichsweise wenig Einflussmöglichkeiten in Richtung ihrer Führungskräfte.

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verrichten „Dienst nach Vorschrift“, weil sie sich nicht trauen, offenes kritisches Feedback an ihre Führungskraft zu richten. Und selbst wenn sie dies tun, ändert dies häufig nur wenig an der Situation selbst. Dies liegt bereits daran, dass solche Missstände nicht systematisch transparent werden und der Druck in Richtung Verbesserung der Situation ausbleibt.

Führungskräfte wiederum sind häufig überfordert, im arbeitsreichen Alltag, die Stimmungen der Mitarbeiter und des Teams in Summe einzufangen und diese in Ruhe zu bewerten. Ein digitales Stimmungsbarometer kann hier helfen.

Der Vorteil digitaler Mitarbeiterfeedbacksysteme

Genau an dieser Stelle setzen digitale Mitarbeiterfeedbacksysteme an. Es erfolgt eine Erhebung der Zufriedenheit von Mitarbeitern via wöchentlicher Abfrage. Dabei werden wesentliche für die Arbeitszufriedenheit bedeutsamen Bereiche systematisch abgefragt.

Je nachdem, welche Faktoren der Arbeitszufriedenheit dem Unternehmen wichtig sind, können dies zum Beispiel sein:

• Kommunikation
• Führung
• Zusammenarbeit im Team
• Arbeitsatmosphäre
• Eigene Motivation
• Aufgaben- / Rollenklarheit
• Zufriedenheit mit Prozessen
• Gefühlte Work-Life-Balance

Ein Teil der am Markt verfügbaren Systeme nutzt lernende Algorithmen. Damit können im Einzelfall vertiefende Fragen gestellt und individuelle Problembereiche intensiver beleuchtet werden. Die Befragung wird somit für den Mitarbeiter insgesamt stimmiger.

Aufgrund der wöchentlichen Datenerhebung entstehen zudem Zeitreihen. Diese ermöglichen die transparente Darstellung von unterjährigen Entwicklungen in einzelnen Bereichen.

Zusätzliche Feedbackmöglichkeiten und Diskussionsboard

Über die vorgegebenen Themenbereiche hinaus, bieten digitale Mitarbeiterfeedbacksysteme häufig Möglichkeiten zur Übermittlung von freiem Feedback. Zusätzlich können Mitarbeiter auf virtuellen Boards untereinander anonym diskutieren.

Mitarbeiterfeedback – Ergebnisdarstellung via Cockpit

Einer der größten Vorteile eines digitalen Mitarbeiterfeedbacksystems ist nicht nur die systematische Datenerhebung, sondern die automatisierte Ergebnisdarstellung in einem Cockpit.

Themenbereiche, bei denen durch die Software ein Handlungsbedarf ersichtlich wird, werden farblich gekennzeichnet. Prozentuale Auswertungen zeigen grafisch den Grad der Ausprägung bezogen auf den Optimalzustand (100%).

Eine vergleichende Darstellung der Ergebnisse unterschiedlicher Teams und Abteilungen ermöglicht es, den Handlungsfokus in Richtung Maßnahmen noch konkreter zu justieren.

Mitarbeiterzufriedenheit als KPI im Employer Branding verankern

Mit Hilfe einer systematischen Datenerhebung durch ein digitales Mitarbeiterfeedbacksystem, lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit in den Status eines KPI (key performance indicator) erheben. Auch einzelne Teilbereich sind einem dauerhaften Monitoring zugänglich.

Bei kununu engage ist darüber hinaus auch ein Benchmarking mit anderen Unternehmen der gleichen Branche möglich.

Ab wann lohnt sich der Einsatz eines digitalen Mitarbeiterfeedbacksystems?

Ich durfte letzte Woche als Speaker auf einem Personalforum vor rund 100 HR´lern einen Vortrag halten. Dabei ging ich auch auf die mit Blick auf Google for Jobs meines Erachtens immer größere Bedeutung von Stellungnahmen auf kununu ein. Im Nachgang wurde von einem Teilnehmer die Frage gestellt, ab wann denn ein Feedback auf kununu überhaupt relevant sei?

Meine provokante Rückfrage: „Wenn ich Ihnen als Person jetzt Feedback gebe, würden Sie mich dann abweisen mit dem Hinweis, dass dies ja nur eine Einzelmeinung sei und daher nicht relevant?“. Was ich damit sagen oder besser bewirken wollte: Es ist eine grundlegende Haltungsfrage, wie wichtig ich als Person oder Unternehmen ein Feedback nehme. Relevanz ist in diesem Fall ein recht subjektives Kriterium.

Meine ganz persönliche Haltung ist klar: Jedes Feedback ist relevant und wichtig. Was nicht gleichermaßen bedeutet, dass jedes Feedback zu einer Anpassung des eigenen Handelns führen muss.

Etablierung einer Mitarbeiterfeedback-Kultur

Egal wie herausragend ein digitales Mitarbeiterfeedbacksystem gestaltet ist, es ist und bleibt nur ein Tool. Die im Unternehmen vorherrschende Feedback-Kultur bestimmt darüber, wie erfolgreich der Einsatz am Ende sein wird. Insofern macht es wenig Sinn, ein solches System ohne ein klares Ziel zur Entwicklung einer offenen Mitarbeiterfeedback-Kultur im Unternehmen zu etablieren.

Daten zu erheben ist gut. Sinnvoll und zielführend mit den Ergebnissen umzugehen, ist besser. Die Unternehmenskultur zielgerichtet weiter zu entwickeln und eine offene und ehrliche Feedback-Kultur zu etablieren, lohnt sich aber. Denn die Mitarbeiterzufriedenheit hat einen maximalen Impact auf das interne Employer Branding. Und dieses interne Arbeitgeberimage wird im Zeitalter von Arbeitgeberbewertungsplattformen wie kununu oder glassdoor schnell auch extern sichtbar.

Insbesondere die Führungskräfte müssen zudem den offenen und konstruktiven Umgang mit transparentem Feedback lernen. Dies ist vermutlich nicht ohne tatkräftige Unterstützung seitens des Personalbereichs zu schaffen. Dort übrigens sollte die Feedback-Kultur daher bestenfalls bereits vorgelebt werden.

Anreizsystem

Grundsätzlich müsste es für die Nutzung eines digitalen Mitarbeiterfeedbacksystems Anreiz genug sein, überhaupt regelmäßig und systematisch Feedback geben zu können. Erfahrungen mit Befragungen haben jedoch gezeigt, dass sich eine regelmäßige und sehr häufig wiederkehrende Befragung dennoch abnutzen kann. Klassischerweise werden Befragungen dann leichtfertig inhaltlich gekürzt oder die Befragungsintervalle ausgeweitet. Dies zerstört jedoch die Konsistenz und möglicherweise längerfristig aufgebaute Zeitreihen.

Ein Teil der Systeme am Markt bietet deswegen für diesen Zweck ein internes Anreizsystem. Dabei können durch die Nutzung Punkte erspielt werden, die beispielsweise ein zuvor ausgewähltes soziales Projekt finanziell fördern.

Datenerhebung, Datenspeicherung und Konkurrenzsysteme

Einen weiteren Punkt sollten Sie bei der Einführung eines digitalen Mitarbeiterfeedbacksystems im Auge behalten. Die virtuellen Stimmungsbarometer basieren auf dem massiven Erheben von Daten der Mitarbeiter. Damit unterliegen sie dem Anwendungsbereich der Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Mit Blick auf die sich anbahnenden Probleme im Grenzbereich zwischen der europäischen Regelung und dem amerikanischen Cloud Act, hilft nur ein genauerer Blick auf die vom System vorgenommene Datenspeicherung. Das gilt in gleichem Maße für möglicherweise lokal in der Smartphone-App gespeicherten Daten.

Das aber nur ergänzungshalber, um Ihnen in diesem Beitrag einen Rundumblick auf das Thema digitales Mitarbeiterfeedbacksystem zu geben.

Fazit zum Einsatz eines digitalen Mitarbeiterfeedbacksystems

Eine systematische Erhebung und Auswertung von Daten geben dem Feedback der Mitarbeiter Gewicht. Durch die im Ergebnis-Cockpit dargestellten transparenten Ergebnisse der fortlaufenden Mitarbeiterbefragungen können Handlungsbedarfe deutlich einfacher als heute identifiziert werden.

Gleichzeitig geben einige Systeme bereits Handlungsanweisungen oder Hinweise, wie identifizierte Probleme angegangen werden könnten. Algorithmen zeigen auf, was die Auslöser der Chancen/Probleme sind, welche Organisationseinheiten betroffen sind und welche Ursachen laut Befragung ausschlaggebend sind. Diese Kausalkette steckt in meinen Augen noch etwas in den Kinderschuhen. Die dahinterstehende Komplexität vollends in den Griff zu bekommen, dürfte herausfordernd sein. Trotzdem liefern solche Systeme zumindest erste Hinweise, in welche Richtung weiter zu forschen ist.

Ein Teil der Systeme auf dem Markt ermöglicht darüber hinaus einen anonymen Chat mit Mitarbeitern auf Basis deren Feedbacks. Der weitere Ausbau der Mitarbeiterfeedbacksysteme eröffnet zukünftig sicher weitere spannende Möglichkeiten.

Dennoch bedarf es über den reinen Einsatz von Software und Apps hinaus, einer grundlegenden Betrachtung der unternehmenseigenen Feedback-Kultur. Dies ist jedoch mit Blick auf das interne und externe Employer Branding ein durchaus lohnender Invest.

Rechtlicher Hinweis

Die im Beitrag genannten Anbieter und Systeme dienen lediglich als verdeutlichende Beispiele aus einer Vielzahl von unterschiedlichsten Marktteilnehmern. Der Beitrag ist rein redaktionell gedacht und soll die Leser zu digitalen Mitarbeiterfeedbacksystemen allgemein informieren. Sollten Sie dennoch in einem abweichenden Rechtsverständnis diesen Beitrag als „Werbung“ einstufen, so sei er hiermit als solche gekennzeichnet.

 

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