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Wer entscheidet über eine Einstellung nach dem Bewerbungsgespräch – die Personalabteilung oder der Fachbereich?

Eigentlich müsste ich die Frage sofort präzisieren, denn wie dies im Unternehmen gehandhabt wird, ist höchst unterschiedlich. Auch ist dies eine Frage der Größe des Unternehmens. In diesem Beitrag möchte ich beleuchten, wie das optimale Zusammenspiel zwischen Personalabteilung und Fachabteilung nach dem Bewerbungsgespräch aussehen sollte und warum.

Der erste Blick auf die Bewerbungsunterlagen

Klassischerweise sind es Recruiter, die den ersten Blick auf eingegangene Bewerbungsunterlagen werfen. Sie bewerten die Bewerbung anhand der vorliegenden Dokumente wie Lebenslauf (CV), Anschreiben und Zeugnisse und vergleichen das für sie daraus ersichtliche Bewerberprofil mit dem Anforderungsprofil aus dem Fachbereich. Inwieweit das Anforderungsprofil dort tatsächlich trennscharfe Kriterien aufweist, darf natürlich dabei zurecht hinterfragt werden.

Auch ob die aus den rein vergangenheitsorientierten Unterlagen entstehenden Profile wirklich haltbare Zukunftsprognosen über die weitere Entwicklung des Bewerbers ermöglichen. Sie kennen die daran bestehenden Zweifel längst. Dennoch führt in größeren Unternehmen zuerst einmal kein Weg am Recruiter vorbei.

A-, B- und C-Ratings für Bewerbungen

Die Recruiter stufen die Bewerbungen in Kategorien ein, meist auf Basis eines typischen ABC-Ratings. Dabei sind die A-Kandidaten diejenigen, die sofort an den Fachbereich präsentiert werden. Bewerbungen von B-Kandidaten werden noch zurückgehalten. Erst wenn keine weiteren A-Bewerbungen eingehen oder die A-Kandidaten im Folgeprozesse aussortiert wurden, rücken die B-Kandidaten nach. Bewerbungen von C-Kandidaten werden für eine zeitnahe Absage markiert. Auf ihre Unterlagen erfolgt im Regelfall kein erneuter Rückgriff.

Die Situation im Bewerbungsgespräch

Gehen wir mal davon aus, dass es nach möglichen Vorab-Telefoninterviews durch die Recruiter zu einer Vor-Ort-Einladung zu einem Bewerbungsgespräch kommt. Selbstverständlich wären heute alle digitalen Mischformen wie Skype-Interviews, Google Hangouts oder auch zeitversetzte Videointerviews ebenso möglich.

In 80% aller Fälle nehmen an Bewerbungsgesprächen Vertreter des Personalbereichs und des Fachbereichs gleichermaßen teil. Dabei ist es wichtig, deren Rollenverteilung genau festzulegen.

Wer übernimmt welchen Part im Bewerbungsgespräch?

In der Theorie ist das Zusammenspiel zwischen den beiden Unternehmensvertretern klar umrissen. Während die Personaler insbesondere die Passung zum Unternehmen (cultural fit oder person-organisation-fit) im Blick haben sollten, wird der Fachbereich die fachliche Passung (person-job-fit) und die Integrationsfähigkeit in die konkrete Gruppe, zum Beispiel das Team oder die Abteilung (person-group-fit) überprüfen.

Soweit die Theorie. Aber wie sieht die Realität aus?

Bewerber begegnen oft schlecht ausgebildeten Personalern

Ist die Passung zum Unternehmen auf Basis des cultural fit überhaupt ausdefiniert, verbalisiert, visualisiert und systematisch in den Recruitingprozess integriert? Sind die Personaler entsprechend rhetorisch, psychologisch oder systemisch ausgebildet? Stehen Ihnen die notwendigen Tools zur Verfügung? Werden Interviewergebnisse systematisch und standardisiert für eine objektive Vergleichbarkeit sowie für den weiteren Auswahlprozess dokumentiert?

Bewerber treffen ebenso oft auf nicht ausgebildete Fachbereiche

Auch auf Fachbereichsseite bewegen sich theoretischer Anspruch und Realität häufig auf unterschiedlicher Flughöhe. Wie werden bei Ihnen Fachbereiche auf das Führen von Bewerbungsgesprächen vorbereitet? Kennen die Fachbereiche die Arbeitgebermarkenwerte, können sie das Unternehmen ganzheitlich präsentieren beziehungsweise bei Fragen des Bewerbers Themen in einen ganzheitlichen Unternehmenszusammenhang setzen? Verstehen es die Fachbereichsvertreter ihre sehr spezielle Welt der unternehmenseigenen Abkürzungen und internen Bezeichnungen hinter sich zu lassen, um verständlich mit dem Bewerber fachlich zu diskutieren?

Fachbereiche benötigen möglicherweise nicht die gleiche Gesprächsausbildung wie Personaler, allerdings wäre dies sicher kein Schaden für eine positive Candidate Experience.

Management und Mitarbeiter sind gleichermaßen wichtig

Um die Provokation auf die Spitze zu treiben: Haben die am Bewerbungsgespräch beteiligten Fachbereiche tatsächlich die notwendigen fachlichen Detailkenntnisse, um bei Bewerberfragen kompetent zu reagieren? Gerade das mittlere oder höhere Management kann aufgrund seiner Funktion und Aufgaben etwas mehr Distanz zum tatsächlichen Tagesgeschäft der Mitarbeiter aufweisen als dem Bewerbungsgespräch gut tut. Umgekehrt kann es Mitarbeitern des Fachbereichs schwer fallen, die strategische Ausrichtung des Bereichs darzustellen und hierzu Fragen zu beantworten.

OK, dies alles lässt sich lösen, zum Beispiel durch stufenweise Einbindung von Mitarbeitern und Management. Es bleibt aber noch immer die zu anfangs gestellt Frage unbeantwortet, wer denn nun nach Abschluss des Bewerbungsgesprächs entscheidet?

Personalabteilung und Fachbereich diskutieren nach dem Bewerbungsgespräch über Bewerber -wer entscheidet?
Personalabteilung und Fachbereich diskutieren nach dem Bewerbungsgespräch über Bewerber -wer entscheidet?

Wer entscheidet über die Einstellung oder Absage des Bewerbers?

Am Ende jeder Runde im Bewerbungsprozess muss eine Entscheidung über das Weiterkommen oder Ausscheiden des Bewerbers getroffen werden. Sind sich alle Beteiligten einig, so ist das der Idealfall. Aber was passiert denn, wenn Personalbereich und Fachbereich unterschiedlicher Ansicht sind?

Insbesondere: Wer trifft und verantwortet die finale Entscheidung?

Wenn Personalabteilung und Fachbereich unterschiedlicher Meinung sind

Kann dem Fachbereich eine Einstellung aufgezwungen werden?

Nehmen wir einen Beispielsfall an, bei dem die Personaler den Kandidaten aus ihrer Sicht für geeignet halten und gerne einstellen würden. Würde sich in diesem Fall der Personalbereich durchsetzen und eine Einstellung gegen den Willen des Fachbereichs vornehmen, so wäre das keine wirklich gute Idee. Denn welche Möglichkeiten hätte ein Bewerber in der neuen Umgebung, wenn er dort nicht willkommen ist.

Zugegeben, dieser Fall erscheint eher realitätsfremd. Dennoch musste er für eine ganzheitliche Betrachtung angesprochen werden.

Kann der Fachbereich eine Einstellung vom Personalbereich erzwingen?

Viel wahrscheinlicher ist der umgekehrte Fall, in dem der Fachbereich eine Einstellung befürwortet, der Personalbereich aber starke Bedenken hat. Dessen Bedenken beziehen sich vermutlich weniger auf die fachliche Eignung als auf die Passung des Bewerbers zum Unternehmen beziehungsweise gründen auf möglichen Bedenken in Bezug auf die Person des Bewerbers.

Sollte der Bewerber in diesem Fall trotzdem eingestellt werden?

Was für eine finale Entscheidung des Fachbereichs spricht

Personalabteilungen sehen sich oft als reiner Dienstleister für ihre internen Kunden. Stellenbesetzungsaufträge werden entgegengenommen und prozessual abgearbeitet. Dabei stehen die Wünsche und die Zufriedenheit des internen Kunden Fachbereichs an oberster Stelle. Insofern läge es nahe, dem Kunden das zu geben, was er möchte. Somit könnte der Fachbereich gegen den Willen der Personalabteilung faktisch eine Einstellung erzwingen.

Die finale Entscheidung über eine Einstellung nach dem Bewerbungsgespräch obliegt HR
Die finale Entscheidung über eine Einstellung obliegt HR

Was für die finale Entscheidung der Personalabteilung spricht

Auch wenn ich vermute, dass in den meisten Unternehmen tatsächlich der Fachbereich das letzte Wort spricht, halte ich persönlich das nicht für richtig! Ich erkläre Ihnen gerne warum:

Der Fachbereich sieht die Stellenbesetzung meist als drängendes Problem an, insbesondere wenn es um eine spontan notwendige gewordene (Nach)Besetzung geht. Der Fachbereichsverantwortliche möchte möglichst schnell eine geeignete Person einstellen, um die Arbeit mit voller Kraft wieder aufnehmen zu können. Auch lässt er sich dabei von dem Druck aus den eigenen Reihe leiten (Mehrbelastung der anderen Kolleginnen und Kollegen) und hat oft eine Reihe direkter Eigeninteressen.

HR muss den unternehmerischen Weitblick im Spiel halten

Ob der eingestellte Kandidat unter veränderten Umständen zukünftig auch an anderer Stelle im Unternehmen eingesetzt werden könnte, ist für den Fachbereichsverantwortlichen von nachrangigem Interesse. Diesen unternehmerischen Weitblick allerdings muss die Personalabteilung aufbringen, wenn sie in diesem Prozess überhaupt langfristig eine Daseinsberechtigung haben will. Kandidaten, die ein Unternehmen aufgrund von kurzsichtigen Entscheidungen von Fachbereichsvertretern jahrelang mangels anderweitiger Einsetzbarkeit „durchschleppen“ muss, gibt es zuhauf.

Auch werden die Fachbereiche sowieso HR am Ende damit beauftragen, für eine entsprechende Versetzung und Umqualifizierung oder Freisetzung (Kündigung) zu sorgen. Warum sollte HR also nicht von vorn herein in diesem Fall die oberste Entscheidungshoheit haben?

Fazit

Sind sich die am Einstellungsprozess Beteiligten uneinig, so sollte HR die finale Entscheidung über die Einstellung oder Nicht-Einstellung verantworten. Im erstgenannten Fall müsste HR einen geeigneten Kandidaten, den ein Fachbereich ablehnt, an anderer Stelle ins Unternehmen holen. Umgekehrt dürfte sich HR nicht zum Werkzeug kurzfristiger Fachbereichsinteressen machen lassen, sondern müsste das langfristige unternehmerische Gesamtinteresse im Blick behalten.

Sie merken bereits den Konjunktiv im letzten Absatz, oder? Denn in wie weit einerseits HR diese Kompetenz unternehmensintern überhaupt zugestanden wird und andererseits der Personalbereich auf diesem sehr hohen Niveau Einstellungsmanagement betreibt, darf natürlich gerne hier diskutiert werden…


Dieser Beitrag wurde von einer Jury ausgezeichnet:

stellenonline präsentiert - Die top Artikel zum Thema Bewerbungsprozess 2017


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Stefan Scheller

Abbinder: Persoblogger Stefan Scheller

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12 Antworten

  1. Hallo ich habe einen Anruf von der Leitenden personalerin bekommen und sie meinte sie wolle mich nur kurz informieren das, dass Gespräch aus ihrer Sicht sehr gut war es aber noch dauert weil es erst noch durch verschiedene Gremien genehmigt werden muss. Ich aber in der ganz ganz engen Auswahl bin und das ich sehr gut auf die Stelle passen würde und sie sich freuen würde wenn es klappt das ich den Job dann auch annehmen würde. Es könne jetzt trotzdem noch dauern da es ein großer Betrieb ist (Uni) und es erst noch wie gesagt durch die Gremien durch muss. Ist das durch die Blume schon eine Zusage? Oder könnte sie auch mehrere anrufen die in der ganz engen Auswahl sind???? Wie seht ihr das?? Vielen Dank für die Antworten

    1. Hallo Björn,
      das war bislang allenfalls eine Absichtserklärung. Definitive Einstellungszusagen von Personalern gibt es nur selten. In den allermeisten Fällen ist diese unter Vorbehalt der Zustimmung des Betriebsrats (BR). Ähnliches gilt für die Gremien in öffentlichen Einrichtungen. Hintergrund: Betriebsräte beispielsweise haben unter engen gesetzlichen Voraussetzungen eine Möglichkeit Einstellungen zu widersprechen. Das kann u.a. dann der Fall sein, wenn dadurch interne Mitarbeiter, die sich ebenfalls beworben haben und aus Sicht des Betriebsrats mindestens gleich qualifiziert sind, benachteiligt würden. Hier käme der BR dann seiner Schutzpflicht gegenüber den Mitarbeitern nach.
      Insofern ist noch etwas Daumen-drücken angesagt.
      Dies tue ich hiermit!
      Ein schönes Wochenende noch.
      Viele Grüße
      Persoblogger Stefan

  2. Vielen Dank für einen interessanten Beitrag zur Bewerbung. Gut zu wissen, dass HR die finale Entscheidung über die Einstellung oder Nicht-Einstellung verantworten sollte. Ich bin gerade in der letzten Bewerbungsphase, daher finde ich diese Information sehr hilfreich.

  3. Ich danke Ihnen für den interessanten Beitrag. Ich finde diesen Artikel sehr wichtig und werde diesen gerne weiter empfehlen.
    Mit besten Grüßen,
    Sebastian von az-partner

  4. Sehr geehrter Herr Scheller,
    in den mehr als 20 Jahren, in denen ich Personalverantwortung im Marketing/Vertrieb hatte, war die jeweilige HR-Abteilung eine wichtige „Dienstleisterin“ im Rahmen des gesamten Personalprozesses. Am Ende jedoch entschied die Fachabteilung, welche/r Bewerber/in eingestellt wurde, wobei auch in diesem Prozessschritt die Personalabteilung ihre Expertise einbrachte. Betrachtet man, wer täglich mit der/dem neuen Mitarbeiter/in administrativ und führungstechnisch umgehen muss, kann die Personalabteilung nicht der finale Entscheider sein. Die Anteile bei der finalen Entscheidung liegen zu 60-65% bei der Fachabteilung und zu 35 – 40% bei Personalabteilung. Diese Vorgehensweise wurde jüngst auch bei der Einstellung eines techn. Betriebsleiters in einem Reparaturserviceunternehmen so bestätigt.
    Beste Grüße
    Dr. Lorenz H. Becker
    Mainz

    1. Vielen Dank Herr Dr. Becker für Ihre Ergänzung aus der Praxis. Mit einem Anteil von 40% zugunsten der Personalabteilung lässt sich doch schon mal ganz gut arbeiten Der Weg zu 50% ist bereitet. Herzliche Grüße und weiterhin viel Erfolg bei Ihren Reruitierungen.

  5. Hallo Herr Scheller,

    danke für diesen Einblick, den ich auch aus der Sicht eines (potentiellen) Bewerbers sehr interessant finde. Beim Lesen hat mich die vielleicht etwas dreiste Frage beschäftigt, wie der Bewerber selbst denn diese komplizierten Entscheidungsprozesse unterstützen kann. Schließlich geht es ja um ihn. Aber solch eine Frage ist wohl „politisch inkorrekt“.

    Danke auch für die Ergänzung der Kommentatorin: Ein echter Dialog. Wirklich miteinander reden. Das ist in stark durchstrukturierten Unternehmen wohl nicht einfach, aber die Entwicklung sollte in der Informations- und Wissensgesellschaft schon in diese Richtung gehen. Zumindest höre ich das immer, wenn es um die Frage geht, wie wir denn mit VUCA umgehen könnten.

    Auch der Gedanke der Beratung auf Augenhöhe gefällt mir. Ich bin selbst beratend tätig, und zwar in einer Beratungsform, deren zentraler Wesenszug die gleiche Augenhöhe ist. Das bedeutet, daß der Berater weder Weisungs- noch Vetorecht hat und es ertragen muß, wenn der Klient seinen Rat abschlägt – sonst wäre es nicht wirklich Beratung auf Augenhöhe.

    Doch so etwas läßt sich wohl nicht so einfach in gegebenen Unternehmensstrukturen abbilden, ist in diesen Strukturen vielleicht auch gar ncht sinnvoll. Aber wenn die Gestaltung der Unternehmenskultur Aufgabe der Personalabteilung wird, geht es ja ohnehin um viel mehr als „nur“ um Entscheidungen für oder gegen Bewerber … vielleicht gar um die Schaffung einer neuen Unternehmensstruktur?

    Viele Grüße
    Reimar L.

    1. Hallo Reimar,

      herzlichen Dank für Ihre wertvollen Ergänzungen. Die Frage ist in der Tat spannend und aus meiner Sicht gar nicht politisch inkorrekt (selbst wenn, wäre mein Blog ein Medium, auf dem auch solche Meinungen geäußert werden können, wenn sie die Diskussion sachlich anreichern).

      Der Bewerber kann diesen Entscheidungsprozess eigentlich nur dadurch „unterstützen“, indem er sich authentisch zeigt und umgekehrt das Unternehmen sorgfältig prüft, ob er dort wirklich arbeiten möchte und dorthin passt. Aus meiner Sicht haben beide Seiten hier eine Verantwortung – das meint aber auch die Pflicht, dass die Vertreter des Unternehmens offen und ehrlich mit Themen umgehen, die eben nicht so perfekt laufen, wie das in Hochglanz-Imagefilmen gerne suggeriert wird. Dann wird es fair.

      In wie weit die internen Entscheidungsprozesse tatsächlich „kompliziert“ sein müssen, wie sie schreiben, weiß ich nicht. Bestenfalls sind sie es gerade nicht, weil alle Verantwortlichkeiten und Prozesse definiert und zur Zufriedenheit aller Beteiligten auch professionell gelebt werden. „Perfektion“ wird man dort, wo Menschen arbeiten eh nicht finden, daher sollte das nicht der Anspruch an die Beteiligten sein.

      Es ist sehr spannend, dass Augenhöhe recht unterschiedlich definiert wird. In dem von mir verwendeten Sinne ist Augenhöhe stark verwandt mit „gleichberechtigt“. Dass eben nicht einer ansagt und der andere macht. Oder, dass die Rollen sinnvoll verteilt sind. Umgekehrt bedeutet für mich ein Veto-Recht von HR nicht, dass dadurch diese Augenhöhe verloren geht. Denn auch ein Controller kann mit einem budgetorientierten Veto in diesen Prozess eingreifen, ohne dass deswegen gleich die Augenhöhe verloren geht. Das liegt an der Rolle. Und HR sollte in meinen Augen die Rolle haben, die gesamtunternehmerischen Ziele im Auge zu behalten, unabhängig von Fachbereichsgrenzen und –zielen.

      Letztlich glaube ich aber, dass wir trotz unterschiedlichem Wording im Kern einer Meinung sind: Dort, wo man sich respektvoll auf einen sinnvollen Prozess einigt, wird es besser funktionieren (und harmonieren), als dort, wo es um Macht- und Einflussdenke geht.

      Was die Aufgaben des Personalbereichs in Richtung Schaffung einer (neuen) Unternehmenskultur angeht, haben sie vollkommen Recht! HR muss hierfür die optimalen Rahmenbedingungen schaffen. Und zwar durchgängig von der Personalsuche, über das Onboarding, Karrieremodelle, Vergütungssysteme, Ziele, Kompetenzausbau und Personalentwicklung, Mitarbeiterbindungsmaßnahmen sowie allgemeine Zufriedenheits- und produktivitätssteigernde Maßnahmen (inklusive Arbeitsplatzgesundheit und innerbetrieblicher Mitbestimmung). Eine Menge „Holz“, auch wenn ich sicher och einige Themen vergessen habe.

      Fazit: Mein Anspruch und die Erwartungshaltung an eine zeitgemäße HR-Arbeit sind sehr hoch. Aber Personalarbeit steht auch im „Spannungsfeld“ zwischen Business und Mensch und ist daher von zentraler Bedeutung.

      Herzliche Grüße,
      Stefan Scheller

  6. Hallo Stefan,

    danke für diesen Artikel. Das ist eine sehr spannende Fragestellung, die sich wahrscheinlich auch auf andere Personalfragen übertragen lässt. Ich bin da eher skeptisch, was die Bemächtigung von HR mit solchen Entscheidungsbefugnissen angeht. Hiermit ist die Gefahr verbunden, in die Rolle des ewigen Sündenbocks zu geraten, da HR den Fachbereichen eine unternehmerische Verantwortung abnimmt, die eigentlich nicht delegierbar ist. Die Antwort kann aus meiner Sicht nur ein echter Dialog zwischen HR und Fachabteilung sein, in dem HR sich als beratender Partner etabliert. Nicht mehr und nicht weniger.

    Auf dein Beispiel übertragen: Das Szenario, einen abgelehnten, aber aus HR-Sicht interessanten Bewerber für andere Stellen im Unternehmen zu berücksichtigen, finde ich absolut sinnvoll. Das ist aber auch ohne eigentliche Entscheidungsmacht von HR möglich – und findet hoffentlich in allen guten Personalabteilungen statt! Im Falle eines Einstellungswunschs seitens der Fachabteilung, der von HR überstimmt wird, stelle ich mir die weitere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und HR wenig konstruktiv und von Prozessreiterei geprägt vor. Und ist das nicht genau die Rolle, aus der sich so viele HRler verzweifelt hinauszukämpfen versuchen?

    Viele Grüße
    Anne

    1. Hallo Anne,

      ja, die Fragestellung ist sehr spannend. Auch freue ich mich, dass Du anderer Meinung bist als ich, denn so wird das Thema noch spannender. Es wäre ja auch ein gutes Blind-HR-Battle (www.blind-hr-battle.de) geworden, allerdings war mir mein eigenes Statement hier wichtig.

      Nur weil HR in die Rolle des ewigen Sündenbocks geraten könnte bzw. ist, bedeutet das für mich nicht, dass HR deswegen nicht tun sollte, was richtig, sprich unternehmerisch sinnvoll ist. Wir können natürlich gerne darüber reden, ob HR dieser Herausforderung in vielen Unternehmen tatsächlich gewachsen ist. Dennoch sollte es meiner Meinung nach so sein – andernfalls wird HR immer am Ende der internen Dienstleister-Nahrungskette verhungern und von den Folgen der Digitalisierung komplett „gefressen“. HR als Berater ist gut – aber eben nur auf Augenhöhe, und das bedeutet auch ein vollwertiges Vetorecht.

      Ob aus einer Meinungsverschiedenheit eine Prozessreiterei wird, hängt davon ab, wie sich Fachbereich und HR vereinbaren. Wenn dies auf Augenhöhe passiert, sind die Prozesse doch von vornherein klar. Muss sich HR hingegen diese Augenhöhe erst erkämpfen, dann kann es in der Tat schwierig werden, da gebe ich Dir Recht.

      HR hat eine zunehmend wichtige Bedeutung im Kontext von Arbeit 4.0 – aber in einer anderen Rolle. Der Aufbau des dafür nötigen Selbstverständnisses ist die Grundlage erfolgreiche HR-Arbeit in der Zukunft.

      Viele Grüße,
      Stefan

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